10 Mẹo theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nhân mới bắt đầu hành trình kinh doanh với hy vọng gặt hái được lợi nhuận và cổ tức xứng đáng vào đúng thời điểm. Một trong những yếu tố chính giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động là vốn. Việc đầu tư vào doanh nghiệp của chính mình đòi hỏi bạn phải huy động vốn từ người khác hoặc tự bỏ tiền túi để tài trợ cho các hoạt động kinh doanh.

Dòng tiền vào và ra là quy trình hàng ngày trong bất kỳ doanh nghiệp nào khi các khoản tiền lớn được chi tiêu cũng như kiếm được. Các dự báo được đưa ra và quyết định được thực hiện, một số nhanh chóng, số khác được cân nhắc kỹ lưỡng. Nhưng cuối cùng, điều quan trọng nhất vẫn là tạo ra lợi nhuận. Đó chính là lý do tại sao việc theo dõi chi phí lại quan trọng.

Theo dõi chi phí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ vì nó giúp họ có cái nhìn rõ ràng về doanh thu kiếm được so với số tiền đã chi tiêu. Điều này giúp các doanh nhân vạch ra hướng đi trong tương lai với sự rõ ràng và tự tin hơn nhiều.

Dưới đây là một số mẹo mà các doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng để theo dõi chi phí của mình một cách hiệu quả.

1. Tận dụng tự động hóa

Đã đến lúc ngừng dựa vào máy tính cầm tay để làm kế toán cho doanh nghiệp của bạn. Có rất nhiều chương trình kế toán sẵn có để theo dõi và quản lý chi phí một cách dễ hiểu. Hầu hết chúng đều không có lỗi và mang lại kết quả nhanh chóng. Khi chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, hãy đảm bảo chọn một chương trình uy tín và phổ biến trong giới kế toán.

Ngoài ra, nó cũng phải tương thích với hệ thống và yêu cầu của bạn. Việc có phần mềm như vậy sẽ giúp kế toán viên của bạn dễ dàng nhập thông tin kinh doanh, đặc biệt là khi cần khai thuế. MS Excel cũng cung cấp các mẫu cho phép bạn theo dõi chi phí kinh doanh.

2. Tách biệt chi phí cá nhân và chuyên môn

Việc tách biệt chi phí chuyên môn và cá nhân sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều phiền toái vì trộn lẫn chúng có thể dẫn đến các nghĩa vụ thuế lớn và các vấn đề kế toán trong tương lai. Ngoài chi phí, bạn cũng cần tách biệt hàng tồn kho và nợ. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi chúng dễ dàng hơn.

Sự cám dỗ trộn lẫn tài chính gia đình và công ty thường xảy ra khi một trong hai bên gặp khó khăn. Tốt nhất là nên có các tài khoản riêng biệt cho từng mục ngay từ đầu và có ít nhất 6 tháng tiền tiết kiệm cho cả hai trước khi bắt đầu kinh doanh để đảm bảo an toàn. Điều này rất quan trọng vì việc thu lợi nhuận thường mất nhiều thời gian hơn chúng ta dự tính.

Hơn nữa, nếu bạn muốn phát triển và mở rộng doanh nghiệp, bạn có thể sẽ phải vay vốn, điều này đòi hỏi bạn cần có điểm tín dụng tốt. Do đó, việc tránh các tình huống có thể khiến bạn rơi vào cảnh nợ nần khó trả là rất quan trọng.

3. Các vấn đề về tiền mặt nhỏ

Chỉ định một người đáng tin cậy trong công ty để xử lý tiền mặt nhỏ. Điều này sẽ giúp theo dõi sự di chuyển của tiền dễ dàng hơn và giảm bớt sự nhầm lẫn cũng như sai sót. Mặc dù việc xử lý tiền mặt nhỏ không liên quan đến số tiền lớn, nhưng các chi phí này cộng dồn lại rất nhanh và có thể trở thành một khoản tiền lớn. Hãy đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về việc tiền mặt nhỏ có thể được sử dụng cho mục đích gì và loại bỏ các chi tiêu không cần thiết.

4. Đừng trì hoãn

Bạn nên ghi lại các chi phí ngay khi chúng phát sinh để tránh việc hóa đơn bị tồn đọng. Sự trì hoãn trong vấn đề này có thể khiến bạn mất dấu dữ liệu tài chính. Việc ghi chép dữ liệu thường xuyên giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ của bạn luôn được cập nhật.

5. Lưu giữ hóa đơn

Tại thời điểm kiểm toán doanh nghiệp, bạn có thể được yêu cầu xuất trình một số hóa đơn nhất định để chứng minh các chi phí được khấu trừ thuế. Bạn nên lưu giữ hóa đơn và ghi chú mục đích của khoản chi phí trên mỗi hóa đơn đó.

Nếu bạn thấy khó khăn trong việc lưu trữ bản cứng của từng hóa đơn, hãy số hóa chúng bằng máy quét hoặc điện thoại thông minh và lưu trữ điện tử trên máy tính hoặc tải lên đám mây.

6. Sử dụng thẻ tín dụng

Việc sở hữu một thẻ tín dụng dành riêng cho mục đích kinh doanh là rất hợp lý. Thực hiện các chi phí kinh doanh bằng thẻ tín dụng này sẽ giúp bạn sắp xếp chi phí và theo dõi chúng một cách có hệ thống, ví dụ: hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Điều này cũng thuận tiện hơn so với việc mang theo tiền mặt vì hầu hết các nhà bán lẻ hiện nay đều chấp nhận thẻ tín dụng cho cả các giao dịch nhỏ.

7. Theo dõi sát sao

Tận dụng tối đa phần mềm kế toán của bạn và theo dõi chi phí hàng tuần/hàng tháng bằng cách tạo các báo cáo tài chính và tự mình xem xét các giao dịch và doanh thu.

Dựa trên cơ sở này, bạn cũng có thể dự báo xu hướng và xây dựng ngân sách hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Việc theo dõi chi phí sẽ giúp bạn dễ dàng xác định xem chúng có phù hợp với ngân sách đã phân bổ hay không.

8. Tham khảo ý kiến cố vấn thuế

Tính toán thuế luôn là một vấn đề phức tạp, ngay cả đối với những doanh nhân thành đạt nhất. Việc sử dụng dịch vụ của một cố vấn thuế có chứng chỉ sẽ giúp ích cho bạn trong vấn đề này. Cho dù là phân tích tình hình thuế của năm tài chính hiện tại, dự báo các khoản thanh toán cho năm tới hay chọn kế hoạch thanh toán dài hạn, một cố vấn thuế có thể là đồng minh tốt nhất của bạn.

Họ đặc biệt hữu ích trong việc đề xuất các chương trình tiết kiệm thuế và các khoản khấu trừ vì họ biết nhiều cấu trúc có thể lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Khi gặp cố vấn thuế, hãy mang theo tất cả hồ sơ tài chính, báo cáo và các biểu mẫu liên quan, đồng thời chuẩn bị thảo luận về các chi tiết phức tạp cũng như các kế hoạch tương lai.

9. Duy trì ngân sách

Tôi biết điều này có lẽ đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần với bạn, nhưng nó đủ quan trọng để cần phải lặp lại. Duy trì ngân sách là yếu tố then chốt để theo dõi tiền bạc của bạn. Hãy xem xét chi tiết các chi phí hàng tuần và xem doanh thu của bạn so với chúng như thế nào.

Tùy thuộc vào tình hình, đôi khi bạn có thể phải điều chỉnh ngân sách. Đừng ngần ngại làm điều đó, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn phân bổ đủ ngân quỹ cho tất cả các bộ phận chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, hãy dành ra các khoản quỹ dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp.

10. Nắm vững kế toán cơ bản

Để thành công trong kinh doanh, điều bắt buộc là bạn phải thông thạo các công cụ kế toán cơ bản và tích cực tham gia vào việc quản lý tiền bạc của doanh nghiệp, ngay cả khi bạn đã thuê một chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm để làm việc đó. Vì tiền bạc rất quan trọng trong thế giới kinh doanh, việc biết các khía cạnh tài chính của việc điều hành một dự án kinh doanh cũng quan trọng như việc biết về sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang bán.

Hãy dành thời gian để nghiên cứu hoặc ôn lại các chủ đề như sổ sách kế toán và kế toán để hiểu về các khoản đầu tư của bạn. Theo dõi sự di chuyển của tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Đây được gọi là dòng tiền. Tiền mặt đề cập đến số tiền của bạn trong ngân hàng mà bạn cần để trả lương cho nhân viên, nhà cung cấp và chủ nợ.

Hiểu sự khác biệt giữa dòng tiền dương và âm vì cả hai đều cho thấy sức khỏe tài chính của công ty bạn. Dòng tiền dương là điều đáng mong đợi vì nó có nghĩa là tiền vào nhiều hơn tiền ra. Ngược lại, dòng tiền âm cho thấy tiền ra nhiều hơn tiền vào, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề.

Theo dõi dòng tiền sẽ giúp bạn quản lý tiền bạc bằng cách xác định xem liệu quá nhiều tài sản của công ty có bị đọng trong hàng tồn kho hay không, liệu bạn có cần thu hồi số tiền người khác nợ bạn hay không, hoặc liệu có phải dòng tiền vào doanh nghiệp không đủ hay không.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần nghiên cứu bảng cân đối kế toán của công ty mình. Bảng cân đối kế toán trình bày một bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của công ty bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Nó liệt kê tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp để xác định giá trị ròng. Nó cũng trình bày một bức tranh rõ ràng hơn về những gì doanh nghiệp của bạn sở hữu và nợ tại bất kỳ thời điểm nào.

Kết luận

Bắt đầu kinh doanh có thể rất thú vị, nhưng thách thức thực sự nằm ở việc biến nó thành một thành công và duy trì đà phát triển. Cùng với nhiều thăng trầm sẽ có một vài nốt trầm. Bạn cần làm cho kiến thức và công nghệ phục vụ lợi ích của mình để đối phó với những nốt trầm đó. Ngoài ra, các mẹo trên sẽ giúp bạn chuẩn bị và vượt qua những cơn bão bằng cách giữ chi phí thấp và doanh thu cao.

Nguồn ảnh: (1, 2, 3, 4, 5, 6)