7 điều tuyệt vời bạn có thể làm với phần mềm thanh toán trực tuyến

Nếu bạn nghĩ phần mềm thanh toán trực tuyến chỉ là loại phần mềm tính toán thông thường, thì bạn đã nhầm. Phần mềm thanh toán dành cho doanh nghiệp không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý hóa đơn mà còn hỗ trợ bạn trong việc lập hóa đơn và kế toán. Phần mềm thanh toán trực tuyến còn làm được nhiều việc hơn là chỉ tạo mẫu hóa đơn và cung cấp các kênh thanh toán. Dưới đây là bảy điều tuyệt vời bạn có thể thực hiện với phần mềm thanh toán trực tuyến:

1. Tự động hóa việc lập hóa đơn cho các khoản thanh toán định kỳ
Không giống như bất kỳ hệ thống thanh toán nào khác, phần mềm thanh toán dành cho doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cơ bản nhất trong quản lý tài chính—lập hóa đơn—và tự động hóa nó. Nếu doanh nghiệp của bạn tạo hóa đơn hàng ngày và quy trình này được quản lý thủ công, bạn nên cân nhắc chuyển sang sử dụng phần mềm thanh toán trực tuyến vì nó có thể hợp lý hóa quy trình, giúp công việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Bằng cách sử dụng phần mềm, bạn có thể thiết lập hóa đơn tự động cho tất cả các hóa đơn định kỳ của mình. Phần mềm thanh toán trực tuyến sẽ tự động nhập thông tin cần thiết vào một mẫu hóa đơn đã thiết lập và gửi cho khách hàng của bạn.

    Đọc thêm: Khía cạnh quan trọng của mọi phần mềm thanh toán

2. Nhận phê duyệt báo giá và tạo hóa đơn
Phần mềm thanh toán trực tuyến dành cho doanh nghiệp cho phép người dùng tạo hóa đơn kèm báo giá. Mặc dù trông giống như hóa đơn, nhưng các biên lai này được sử dụng để chia sẻ báo giá cho một công việc với khách hàng. Dưới số tiền báo giá, có một nút để phê duyệt hoặc từ chối báo giá. Tuy nhiên, khi khách hàng xác minh biên lai và phê duyệt báo giá, biên lai sẽ được chuyển đổi thành hóa đơn với mức giá đã được phê duyệt. Việc này không đòi hỏi thêm công sức và chỉ mất vài giây để thực hiện. Trong trường hợp báo giá không được phê duyệt hoặc bị từ chối, khách hàng có thể thương lượng giá với bạn, sau đó bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên cùng một biên lai đó. Phần mềm thanh toán cho cửa hàng bán lẻ thường chứa các phương thức để sửa hoặc cập nhật báo giá ngay cả sau khi hóa đơn đã được gửi đi.

3. Phù hợp với nhiều kênh thanh toán
Các giải pháp thanh toán trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp lợi thế so với tất cả các phương thức thanh toán khác. Hệ thống thanh toán trực tuyến cho phép người dùng thêm kênh thanh toán vào hóa đơn. Kênh thanh toán có thể được sử dụng để thực hiện thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và ví điện tử, giúp khách hàng dễ dàng thanh toán trực tiếp mà không cần phải tự cấu hình các phương thức thanh toán.

4. Tạo hóa đơn trên điện thoại của bạn
Hầu hết các phần mềm thanh toán trực tuyến đều đi kèm với ứng dụng di động có kiểm soát truy cập và xác minh kỹ lưỡng. Người dùng hoặc nhân viên của doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu liên quan bằng cách đăng ký và được xác minh thông qua ứng dụng di động. Sau khi đăng nhập, người dùng có thể truy cập hầu hết các tính năng có sẵn trên phiên bản máy tính. Từ việc tạo hóa đơn mới ngay lập tức đến chỉnh sửa các hóa đơn trước đó, mọi thứ đều có thể thực hiện trên điện thoại bằng cách sử dụng phần mềm thanh toán cho doanh nghiệp.

5. Thiết lập lời nhắc thanh toán tự động
Đảm bảo bạn nhận được thanh toán từ khách hàng đúng hạn bằng cách gửi lời nhắc kịp thời khi cần. Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng phần mềm thanh toán trực tuyến tốt nhất là khả năng thiết lập lời nhắc thanh toán tự động cho khách hàng của bạn.

6. Tích hợp phần mềm thanh toán trực tuyến với phần mềm kế toán
Phần mềm thanh toán trực tuyến và phần mềm kế toán cùng nhau tạo nên một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả. Bằng cách sử dụng kết hợp, bạn có thể đảm bảo rằng mọi hóa đơn mới đều được tự động thêm vào sổ sách và mọi khoản thanh toán mới đều được cập nhật. Bằng cách tích hợp hai phần mềm này, bạn cũng có thể có một mùa thuế suôn sẻ và không căng thẳng.

    Đọc thêm: Mua phần mềm thanh toán mơ ước của bạn—5 mẹo hàng đầu

7. Nhận cập nhật cho từng hóa đơn
Bạn đang tự hỏi liệu một hóa đơn đã được thanh toán đúng hạn hay chưa? Đừng lo lắng. Phần mềm thanh toán trực tuyến, khi được liên kết với tài khoản ngân hàng của bạn, sẽ tự động cung cấp cho bạn các cập nhật liên tục về từng hóa đơn.

Vậy bạn còn chờ gì nữa? Hãy chuyển tất cả các hệ thống xử lý hóa đơn và thanh toán của bạn sang phần mềm thanh toán trực tuyến và tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Phần mềm thanh toán trực tuyến sẽ không chỉ giúp bạn trút bỏ gánh nặng quản lý hóa đơn mà còn đảm bảo một quy trình hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.