Mẹo quản lý khoản phải thu: Đa dạng hóa để được thanh toán

Những lời nhắc qua email lặp đi lặp lại không truyền tải được thông điệp “làm ơn thanh toán cho tôi” của bạn? Còn các hóa đơn 30, 60 và 90 ngày, hay những cuộc gọi điện thoại hàng tuần thì sao?

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, việc gửi đi gửi lại một loại thông điệp sẽ không mang lại kết quả tốt. Tại sao vậy? Bởi vì:

Rất dễ bị bỏ lỡ. Nếu khách hàng của bạn hiếm khi kiểm tra email thì sao? Hoặc họ ghét nói chuyện qua điện thoại? Hay họ có một trợ lý lơ đễnh quản lý thư từ giấy tờ? Chúng tôi từng có một người dùng CloudBooks chia sẻ rằng khách hàng của anh ấy đôi khi phải thanh toán cho hàng ngàn nhà cung cấp – một lời nhắc qua email đơn giản là không đủ để gây chú ý.

Nó tạo điều kiện cho những lời bào chữa. Khách hàng có sẵn lý do để giải thích cho việc chưa thanh toán: “Ôi, tôi chưa bao giờ nhận được hóa đơn đó.”

Nó có thể chưa đủ “LỚN”. Những người làm công tác thu hồi nợ và quản lý khoản phải thu giỏi nhất đều biết rằng “bánh xe nào kêu to nhất sẽ được bôi trơn”. Bí quyết để được thanh toán là đảm bảo hóa đơn của bạn luôn nằm trên cùng trong chồng hóa đơn cần thanh toán của khách hàng.

Đó là lý do tại sao CloudBooks cung cấp đầy đủ các công cụ theo dõi để giúp bạn được thanh toán. Tất nhiên, các công ty khác có thể chỉ tập trung vào một công cụ duy nhất, như lời nhắc qua email. Điều đó giúp việc theo dõi dễ dàng hơn cho bạn, nhưng nó không giải quyết được nửa còn lại của phương trình: đảm bảo rằng bạn thực sự nhận được tiền.

Điều này đưa chúng ta đến nghiên cứu Quản lý Tài liệu năm 2012 từ Viện Vận hành Tài chính (Institute of Financial Operations). Nghiên cứu cho thấy chính xác lý do tại sao việc sử dụng nhiều phương pháp lại là chìa khóa thành công trong quản lý khoản phải thu. IFO đã trao đổi với các nhân viên kế toán công nợ phải trả và phải thu trong các lĩnh vực doanh nghiệp, chính phủ và phi lợi nhuận, hỏi họ cụ thể về hóa đơn giấy.

Một vài điểm đáng chú ý từ nghiên cứu:

• 83% người được hỏi thừa nhận làm mất từ một đến 225 hóa đơn mỗi tháng
• 2% cho biết nơi làm việc của họ mất từ 226 đến 350 hóa đơn mỗi tháng
• Chỉ 15% cho biết họ không bao giờ làm mất hóa đơn

Điều này cho chúng ta biết một vài điều: Thứ nhất, thanh toán kỹ thuật số có thể đang gia tăng, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn thích nhận hóa đơn giấy in. Đây là lý do tại sao chúng tôi rất ủng hộ hóa đơn in tại CloudBooks. Chúng tôi gửi chúng đi thay mặt khách hàng và đó là một phần cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Thứ hai, có rất nhiều hóa đơn bị thất lạc ngoài kia—và một (hoặc nhiều hơn) trong số đó có thể là của bạn.

Lời khuyên của chúng tôi? Hãy thêm các phương pháp theo dõi mới vào quy trình quản lý khoản phải thu của bạn. Nếu bạn thường gửi hóa đơn in, hãy gửi email hoặc nhấc điện thoại lên gọi ngay bây giờ. Một cuộc trò chuyện thân thiện có thể chính là điều cần thiết để đảm bảo hóa đơn của bạn là hóa đơn tiếp theo được thanh toán.

Và nếu chúng tôi có thể khiêm tốn đề xuất: hãy thử CloudBooks. Đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây: để giúp bạn sử dụng mọi công cụ có thể để được thanh toán.