Các Mẹo Năng Suất Tuyệt Vời Dành Cho Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Gabriel Nwatarali, từ Tech Help Canada, đã gửi bài viết này. Quan điểm của tác giả hoàn toàn là của cá nhân ông hoặc bà và có thể không phản ánh quan điểm của Cloud Books.

22 Mẹo Năng Suất Tuyệt Vời Dành Cho Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ

Trong thời đại mà sự xao nhãng lên ngôi, việc duy trì năng suất đã trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Điều này đặc biệt rõ ràng đối với các chủ doanh nghiệp hoặc doanh nhân, những người chịu trách nhiệm cho hầu hết các hoạt động hàng ngày của họ. 22 mẹo năng suất thiết thực dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ này có thể chính là những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình lên một tầm cao mới.
Thực tế, nhiều người trong chúng ta đã cố gắng trở nên năng suất hơn nhiều lần và thất bại trước khi làm đúng. Việc áp dụng chỉ một vài trong số các mẹo năng suất này cũng sẽ mang lại lợi ích.

1. Cam kết trở nên năng suất hơn
Bước đầu tiên trong bất kỳ mục tiêu nào cũng là cam kết và năng suất cũng không ngoại lệ. Bạn phải cam kết trở thành một người năng suất hơn.
Bạn sẽ cần phải tận tâm với mục tiêu của mình và các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

2. Tập trung vào các hoạt động tạo ra thu nhập
Đâu là những hoạt động có thể mang lại tiền cho bạn?
Tập trung vào các hoạt động cần thiết để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Các hoạt động tạo ra thu nhập có thể không tạo ra thu nhập mọi lúc nhưng bạn phải nhất quán.
Bạn có cần thực hiện các cuộc gọi chào hàng không? Bạn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội không? Bạn có nên gửi “InMails” trên LinkedIn không?
Đây chỉ là một vài ví dụ về các hoạt động tạo ra thu nhập.
Sự tập trung của bạn nên được cân bằng. Nên có ít nhất 50% sự tập trung vào các hoạt động tạo ra thu nhập và 50% còn lại cho mọi thứ khác.

3. Sử dụng Quy tắc 2 phút
Quy tắc hai phút giúp đánh bại sự trì hoãn và có thể giúp bạn duy trì những thói quen tốt.
Ý tưởng chung là bất cứ việc gì mất 2 phút hoặc ít hơn thì nên được hoàn thành ngay lập tức. Cho dù đó là giấy tờ cần điền hay phản hồi nhanh một email, bạn nên thực hiện nếu việc đó mất 2 phút hoặc ít hơn.
Hầu hết các công việc mà chúng ta trì hoãn thực tế không tốn thời gian như chúng ta nghĩ. Quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn bắt đầu và hoàn thành các công việc mà bạn thường để dành cho sau này.

4. Thiết lập mục tiêu SMART
SMART là từ viết tắt của cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Attainable), thực tế (Realistic) và kịp thời (Timely).
Bằng cách thiết lập mục tiêu SMART, bạn có thể quản lý kỳ vọng và tăng khả năng thành công.
Cụ thể – Mục tiêu của bạn phải được xác định rõ ràng.
Đo lường được – Bạn phải có khả năng đo lường thành công theo một cách nào đó.
Có thể đạt được – Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn có thể thực hiện được.
Thực tế – Mục tiêu của bạn phải nằm trong phạm vi hợp lý, nguồn lực và thời gian sẵn có.
Kịp thời – Đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để đạt được mục tiêu nhưng đừng bao giờ mất quá nhiều thời gian.

5. Sử dụng danh sách kiểm tra (Checklist)
Danh sách kiểm tra là phương pháp cũ nhưng vẫn hiệu quả. Trước khi bắt đầu ngày mới, hãy lập danh sách kiểm tra những việc quan trọng nhất mà bạn cần làm trong ngày hôm đó.
Khi bạn gạch bỏ các mục trong danh sách kiểm tra, bạn có thể thấy mình đạt được cảm giác thành tựu to lớn. Đây là một điều tốt vì nó sẽ khiến bạn hạnh phúc hơn trong suốt cả ngày.
Danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn nhất quán và đảm bảo tính đầy đủ của từng công việc.

6. Dành thời gian cho những việc quan trọng
Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng thường thì chúng ta không dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng như thuế. Kết quả là chúng ta cuối cùng phải vội vàng hoàn thành công việc.
Hãy tạo thói quen dành thời gian cho các hoạt động khẩn cấp hoặc quan trọng.

7. Lập kế hoạch quản lý thời gian của bạn
Bất kể bạn điều hành loại hình kinh doanh nào, bạn nên có kế hoạch quản lý thời gian của mình. Quyết định các hoạt động kinh doanh hàng ngày và quản lý chúng hiệu quả để tăng năng suất.

8. Sử dụng các công cụ để tăng năng suất
Sử dụng phần mềm như Cloud Books để giúp bạn cải thiện năng suất. Các công cụ phần mềm rất tuyệt vời để tăng năng suất tổng thể của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp nhỏ thực sự năng suất sử dụng các công cụ để ưu tiên công việc, giao tiếp rõ ràng, ủy quyền, lập hóa đơn và lưu trữ hồ sơ. Các công cụ cũng giúp nhân viên tạo ra nhiều giá trị hơn cho tổ chức.

9. Lên lịch trình
Bạn nên lên lịch cho hầu hết mọi việc và chỉ thay đổi lịch trình nếu điều đó quan trọng. Có một lịch trình sẽ giúp bạn đi đúng hướng để hoàn thành các công việc quan trọng nhất trong ngày.
Hãy cho bản thân thêm thời gian để hoàn thành mỗi công việc vì là chủ doanh nghiệp, bạn có thể thường xuyên xuất hiện trước công chúng và mọi người có thể chỉ muốn trò chuyện với bạn.

10. Theo dõi kết quả của bạn
Theo dõi kết quả sẽ giúp bạn đo lường thành công và thay đổi những thứ có thể không hiệu quả.

11. Sử dụng email một cách chiến lược
Bạn có cần trả lời email ngay khi chúng đến không? Bạn nên gửi email hay thực hiện một cuộc gọi điện thoại?
Email có thể chiếm rất nhiều thời gian của bạn nếu bạn không đặt ra ranh giới. Có thể là một ý tưởng hay khi thiết lập một trình trả lời tự động thật tốt và chỉ kiểm tra email mỗi ngày một lần.
Đối với những người kinh doanh khác, việc đảm bảo rằng bạn không gửi email cho những việc có thể dễ dàng giải quyết bằng cách đi bộ đến bàn làm việc hoặc văn phòng là một ý tưởng hay.

12. Chọn một việc và thực hiện nó
Có một ngày tồi tệ? Chà, tất cả chúng ta đều có những khoảnh khắc như vậy thỉnh thoảng. Vào những ngày như thế này, bạn cần chọn một việc và thực hiện nó!
Chọn việc quan trọng nhất mà bạn có thể làm cho doanh nghiệp của mình vào ngày hôm đó và tập trung vào việc đó.

13. Môi trường làm việc của bạn như thế nào?
Bạn không thể quản lý thời gian hiệu quả nếu môi trường của bạn mời gọi sự hỗn loạn.
Hãy cố gắng làm việc trong một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và ngăn nắp. Nếu môi trường làm việc khiến bạn cảm thấy muốn làm việc nhiều hơn, đó là một điều tốt.

14. Tạo ra các thói quen bền vững
Chọn những thói quen mà bạn có thể duy trì. Thật dễ dàng để tự nhủ rằng bạn sẽ tham gia mọi sự kiện kết nối trong thành phố của mình nhưng liệu nó có bền vững không?
Khi chọn những thói quen có lợi cho doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn có thể nhất quán với nó. Nhiều thứ mất đi hiệu quả khi chúng không nhất quán.

15. Ủy quyền công việc
Ủy quyền có thể được coi là hình thức tự động hóa sớm nhất. Bằng cách ủy quyền các công việc quan trọng hoặc nhàm chán, bạn có thể tạo thời gian cho những việc thực sự quan trọng như tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.

16. Tránh trì hoãn
Nói thì dễ hơn làm nhưng sự trì hoãn có thể giết chết một doanh nghiệp nếu nó kéo dài. Như đã đề cập trước đó, hãy sử dụng quy tắc 2 phút để tránh trì hoãn những công việc nhỏ nhưng cần thiết đó.
Bất cứ khi nào bạn cảm thấy muốn để dành một công việc quan trọng cho sau này, hãy nhớ rằng thời gian không chờ đợi bạn và ngày mai không bao giờ là chắc chắn. Chỉ riêng điều này đã là động lực đủ tốt để bắt đầu đối với hầu hết mọi người.

17. Nghỉ giải lao
Đây là nơi mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn!
Là chủ doanh nghiệp, chúng ta đã quá quen với việc làm việc đến mức thường quên nghỉ giải lao. Bất cứ khi nào có thể, hãy nghỉ giải lao sau mỗi công việc hoặc dành thời gian cho việc đó.
Nghỉ giải lao có thể đóng vai trò như nhiên liệu sáng tạo, một cách để bạn lùi lại và cho tâm trí không gian để sáng tạo hơn.
Nếu công việc của bạn liên quan đến việc ngồi nhiều, nghỉ giải lao có thể giúp bạn tránh sự trì trệ về tinh thần và sự thiếu vận động thể chất.

18. Giữ ngăn nắp
Sự ngăn nắp rất quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh. Tránh dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm đồ đạc bằng cách giữ cho không gian văn phòng của bạn ngăn nắp.
Ngoài ra, một môi trường làm việc bừa bộn có thể nhanh chóng khiến tâm trí bạn cũng cảm thấy bừa bộn.

19. Ưu tiên công việc
Ưu tiên cho phép bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước. Một quy tắc chung là hãy thực hiện những công việc khó nhất trước.

20. Làm việc “trên” doanh nghiệp của bạn so với “trong” doanh nghiệp của bạn
Bạn đang làm việc trên doanh nghiệp của mình hay trong doanh nghiệp của mình?
Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, họ đang làm cả hai và bạn cũng có thể như vậy. Làm việc trong doanh nghiệp của bạn là cần thiết nhưng hãy dành ít nhất 1 đến 5 giờ mỗi tuần để làm việc trên doanh nghiệp của mình.
Làm việc trên doanh nghiệp của bạn bao gồm việc thực hiện các khoản đầu tư dài hạn. Những việc như tìm cách làm cho quy trình của bạn hiệu quả hơn, phát triển hệ thống và tạo ra tầm nhìn.

21. Dành thời gian cho bản thân
Doanh nghiệp là sự phản chiếu của chủ sở hữu hoặc doanh nhân và nếu bạn không hạnh phúc, nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn điều hành doanh nghiệp.
Bạn nên dành thời gian cho bản thân. Chỉ định một ngày trong tuần để bạn có thể đi chơi và vui vẻ làm điều gì đó khác. Cho dù đó là câu cá, chèo thuyền hay xem say sưa các chương trình truyền hình yêu thích của bạn, hãy làm điều đó nếu nó khiến bạn hạnh phúc.

22. Quản lý kỳ vọng của bạn
Cuối cùng, bạn nên quản lý kỳ vọng của mình!
Chúng ta thường muốn hoàn thành rất nhiều việc trong một ngày nhưng thực tế là chúng ta có thể làm tổn hại đến năng suất của mình vì mất đi sự tập trung.
Vội vàng hoàn thành mọi việc một cách nhanh chóng thường làm mất đi sự tập trung cần thiết để công việc trở nên đáng chú ý. Hãy nhớ điều này bất cứ khi nào bạn bị cám dỗ làm quá tải ngày của mình.

Tiểu sử tác giả

Gabriel Nwatarali là một nhà tiếp thị kỹ thuật số và nhà thiết kế. Ông làm tư vấn cho các doanh nghiệp muốn cải thiện sự hiện diện trên web của họ. Ông là người sáng lập Tech Help Canada, một công ty thiết kế và tiếp thị. Hiện ông đang cư trú tại thành phố xinh đẹp Ottawa, ON. Khi không làm việc, ông vui vẻ với những đam mê của mình – SEO, trang web và thiết kế logo.