Phần mềm quản lý dự án trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ: Hãy lựa chọn sáng suốt

Theo các phát hiện, chỉ có 58% tổ chức hiểu rõ giá trị của việc quản lý dự án. Trong khi đó, có tới 93% tổ chức báo cáo rằng họ đang sử dụng các phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn. Trên thực tế, 77% các dự án đạt hiệu suất cao đều sử dụng phần mềm quản lý dự án.

Từ năm 2017 đến 2018, tỷ lệ các tổ chức sử dụng bảng tính để quản lý các dự án linh hoạt (agile) đã giảm từ 74% xuống 67%. Điều này là do các tổ chức này đã chuyển sang sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên dụng.

Khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công, bạn cần một phần mềm quản lý dự án liền mạch giúp bạn duy trì sự tập trung vào các mục tiêu và đạt được chúng mà không bị trì hoãn.

Từ việc vượt qua các giai đoạn đầu của lập kế hoạch, lên lịch và giao tiếp cho đến quản lý các nguồn lực quan trọng, theo dõi chi phí và báo cáo, một chương trình quản lý dự án mạnh mẽ có thể giúp mọi việc diễn ra một cách hoàn hảo. Hơn nữa, việc cộng tác với sự minh bạch tối đa trong mọi quy trình trở nên dễ dàng hơn.

Mục tiêu chính của phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp nhỏ là hợp lý hóa và đơn giản hóa các nhiệm vụ cho người quản lý dự án. Nó đặt họ vào vị trí chủ động, nơi họ có thể quyết định cái gì, khi nào, tại sao và làm thế nào để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến dự án.

Nhờ sự cộng tác dễ dàng, các quy trình có thể được thống nhất khi các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau trên nhiều ứng dụng trong khi vẫn nắm bắt được những phát triển mới nhất. Các tác vụ như chia sẻ tệp, giám sát nhiệm vụ, báo cáo và giao tiếp có thể được thực hiện từ một nơi duy nhất.

Nói cách khác, một phần mềm quản lý dự án trên nền tảng đám mây toàn diện sẽ đảm bảo rằng bạn luôn nắm bắt được cả những chi tiết nhỏ nhất cũng như bức tranh toàn cảnh.

Bạn có biết rằng hiệu suất dự án đã tăng lên trên toàn cầu không? Năm 2018, gần 70% dự án đã đạt được mục tiêu ban đầu hoặc mục đích kinh doanh, trong khi khoảng 60% được hoàn thành trong ngân sách ban đầu. Cả hai con số này đều tăng so với mức 62% và 50% tương ứng vào năm 2016.

Dưới đây là một vài lý do tại sao việc chọn hệ thống quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp của bạn lại vô cùng quan trọng.

• Mặc dù là một nỗ lực đầy thách thức, việc sử dụng chương trình quản lý dự án phù hợp có thể tổ chức các hoạt động kinh doanh của bạn, cho phép tổ chức của bạn cung cấp kết quả tối ưu thông qua các quy trình làm việc hạng nhất.
• Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc sử dụng các công cụ thủ công và lỗi thời như giấy bút và bảng tính để duy trì hồ sơ có thể chứng tỏ là cực kỳ kém hiệu quả và dễ xảy ra sai sót. Những vấn đề này có thể tránh được với phần mềm quản lý dự án.
• Khách hàng mong đợi hiệu suất cao từ doanh nghiệp của bạn. Việc bỏ lỡ thời hạn, lãng phí nguồn lực, quản lý rủi ro kém và các vấn đề tương tự có thể dẫn đến rắc rối lớn cho bạn và có thể khiến dự án của bạn thất bại ngay cả trước khi bắt đầu. Không điều nào trong số này xảy ra khi bạn có một hệ thống quản lý dự án hiệu quả.
• Quản lý khách hàng hiệu quả là một khía cạnh quan trọng của việc phát triển một doanh nghiệp nhỏ. Công cụ quản lý dự án phù hợp cũng sẽ giải quyết vấn đề này.

Bây giờ, bạn có thể đang tự hỏi làm thế nào để chọn đúng hệ thống cho doanh nghiệp nhỏ của mình, phải không!

Hãy để tôi chỉ cho bạn, Làm thế nào?

Hãy cân nhắc những điều dưới đây khi chọn phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp nhỏ của bạn:

1. Phần mềm tốt nhất so với nhu cầu kinh doanh

Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi mua phần mềm cao cấp chứa đầy các tính năng hứa hẹn đáp ứng nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp lớn. Loại phần mềm này thường được quảng bá là "tốt nhất trong phân khúc". Tuy nhiên, bạn cần phải thông minh và xác định xem nó có thực sự tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn hay không.

Thông thường, một chương trình như vậy cuối cùng trở thành phần mềm không được sử dụng (shelfware). Các chủ doanh nghiệp rơi vào bẫy này bằng cách chọn từ một vài cái tên dựa trên sự ghi nhớ nhanh. Cần phải đánh giá các tính năng và lợi ích của chương trình liên quan đến doanh nghiệp của bạn và chi tiêu một cách khôn ngoan cho nó.

Mặc dù các phương pháp thủ công và bảng tính có thể đã phục vụ doanh nghiệp của bạn cho đến nay, bạn cần bắt kịp thời đại và tận dụng công nghệ để cải thiện quy trình và kết quả quản lý dự án của mình. Mặc dù chúng tôi không khuyến khích mua phần mềm tiếp theo mà bạn bắt gặp, chúng tôi khuyên bạn nên xác định các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình và chọn một chương trình lấp đầy các khoảng trống trong hệ thống.

2. Dùng thử miễn phí chỉ dành cho bạn

Việc thực sự dùng thử công cụ quản lý dự án trước tiên để xác định xem nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không là điều hợp lý. Tuy nhiên, đừng dừng lại ở một hoặc hai. Hãy xem bản demo của 5 – 10 chương trình và chọn ra một vài cái để xem chúng hoạt động như thế nào.

Tận dụng các bản dùng thử miễn phí mà hầu hết các nhà cung cấp cung cấp dưới dạng tài khoản giới hạn hoặc trong một khoảng thời gian cố định. Nếu nhà cung cấp của bạn không cung cấp tiện ích này ngay từ đầu, đừng ngần ngại hỏi về nó.

Thứ hai, phần mềm bạn chọn phải làm cho các quy trình giao tiếp và cộng tác trở nên hoàn hảo nhất có thể. Và đó là lý do tại sao việc dùng thử phần mềm mới với nhóm trước khi mua là rất quan trọng. Hãy nhận phản hồi của họ về cách quy trình đang hoạt động đối với họ. Làm như vậy cũng sẽ khiến nhóm của bạn cảm thấy được tham gia vào quá trình ra quyết định.

Thời gian dùng thử phải đủ dài để cho phép bạn đánh giá phần mềm và cảm thấy tin tưởng rằng nó phù hợp với phong cách làm việc và nhu cầu kinh doanh của bạn. Đánh giá mọi nhà cung cấp để đảm bảo rằng bạn không kết thúc bằng việc chấp nhận một hệ thống, mà có được một hệ thống thực sự phục vụ tốt cho bạn.

Quan trọng nhất, hãy luôn nhớ cân nhắc dịch vụ khách hàng và khả năng phản hồi chung của nhà cung cấp. Nhiều lần, ngay cả các chuyên gia cũng mắc những sai lầm nhỏ như vậy bằng cách bỏ qua hỗ trợ khách hàng, điều này khiến họ gặp rắc rối sau này.

Tại sao bạn không bao giờ nên bỏ qua hỗ trợ khách hàng?

Trong trường hợp bạn gặp trở ngại hoặc có một số câu hỏi trong đầu và bạn đã liên hệ với nhóm hỗ trợ của họ nhưng bạn không nhận được phản hồi mong muốn. Nó sẽ gây ra thảm họa cho các dự án của bạn.

Vì vậy, một bước đi khôn ngoan là đặt ra một số câu hỏi và kiểm tra khả năng phản hồi của họ trong việc giải quyết các câu hỏi đó, các giải pháp mà họ cung cấp. Làm như vậy sẽ cho phép bạn thấy họ tiếp thu và hợp tác như thế nào.

3. Chi phí so với khả năng

Bất kể quy mô dự án là bao nhiêu, các doanh nghiệp nhỏ thường làm việc trong các hạn chế về ngân sách. Do đó, việc chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn có thể là một thách thức. Trong trường hợp như vậy, việc có được một chương trình mang lại cho bạn giá trị hoàn toàn xứng đáng với số tiền bỏ ra là điều hợp lý.

Chi phí của phần mềm quản lý dự án thay đổi tùy theo từng nhà cung cấp. Một số có thể có giá thấp tới 50 đô la trong khi các giải pháp ERP phức tạp có thể khiến bạn tốn hàng ngàn đô la. Nếu bạn tập trung vào việc có được phần mềm chất lượng, bạn có thể coi số tiền mình bỏ ra là xứng đáng.

Một số yếu tố cần xem xét bao gồm:

· Giải pháp thanh toán lý tưởng sẽ là gì?
· Bạn nên chọn tùy chọn đăng ký hay gắn bó với các khoản thanh toán hàng tháng/hàng quý/hàng năm?
· Việc áp dụng và triển khai chương trình sẽ tốn bao nhiêu chi phí?
· Bạn có nhận được đủ các tính năng/tiện ích cho mức giá bạn đang trả không?
· Việc có chương trình này sẽ tốn kém hơn so với việc điều hành doanh nghiệp mà không có chương trình không?

Câu trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn tìm ra liệu phần mềm có thể biện minh cho chi phí của nó hay không.

4. Khả năng mở rộng cho tương lai

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cuối cùng mua một công cụ quản lý dự án chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại trước mắt của họ, bỏ qua khả năng tăng trưởng kinh doanh nhanh chóng. Khi họ mở rộng, họ nhận ra rằng phần mềm của họ không đủ linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng và kỳ vọng của khách hàng.

Điều này đòi hỏi phải chi tiêu thêm để mua một chương trình nâng cao. Điều quan trọng là phải đầu tư vào một hệ thống quản lý dự án linh hoạt và có khả năng mở rộng, phát triển cùng với sự tiến bộ của doanh nghiệp bạn. Hãy chắc chắn có được một chương trình cho phép bạn thêm nhiều tính năng hơn vào đó và nâng cấp khi bạn phát triển.

5. Bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng

Đừng đánh giá thấp khía cạnh bảo mật của phần mềm quản lý dự án của bạn nếu không muốn gặp rủi ro. Không còn nghi ngờ gì nữa, bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi đầu tư vào một giải pháp phần mềm.

Khi khách hàng liên kết với bạn, họ tin tưởng giao cho bạn một số dữ liệu quan trọng và bí mật nhất của họ. Điều cuối cùng bạn muốn là mất đi sự tin tưởng của họ và uy tín của bạn vì một kẻ có ý đồ xấu đã hack vào phần mềm của bạn và đánh cắp/sử dụng sai mục đích thông tin nhạy cảm này.

Ngoài dữ liệu khách hàng, dữ liệu kinh doanh, nghiên cứu, phát hiện, bằng sáng chế và nhãn hiệu của riêng bạn cũng cần được giữ cách xa những tên tội phạm trực tuyến độc ác.

Ngăn chặn/Tránh các cuộc tấn công mạng và các vấn đề bảo mật khác nên là ưu tiên hàng đầu của bạn ngay từ ngày đầu tiên. Chọn một chương trình được củng cố và bảo mật sẽ giữ cho bạn an toàn khỏi tin tặc, phần mềm độc hại, vi-rút và những thứ tương tự.

Bạn nên kiểm tra và kiểm tra lại các tính năng bảo mật của phần mềm bạn định mua và đánh giá độ tin cậy của nó. Hơn nữa, hiệu quả và sự đáng tin cậy của nhà cung cấp trong việc sao lưu dữ liệu của bạn một cách thường xuyên cũng nên được tính đến trong quyết định của bạn. Xác định xem họ có đang sử dụng nền tảng lưu trữ an toàn để sao lưu thông tin khách hàng hay không, mà không làm cản trở các hoạt động hiện tại.

Một cân nhắc khác về vấn đề này là thời gian ngừng hoạt động. Giải pháp quản lý dự án bạn chọn phải luôn sẵn sàng mọi lúc mà không có bất kỳ trục trặc nào. Bạn không muốn để khách hàng của mình phải chờ đợi vì các vấn đề với công cụ quản lý dự án và sự bất lực của nhóm hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp trong việc phản hồi các câu hỏi của bạn.

6. Giao diện dễ sử dụng

Một trong những lý do chính để đầu tư vào phần mềm quản lý dự án là để các chủ doanh nghiệp có thể ngừng lo lắng về các hoạt động hàng ngày và tập trung vào chiến lược kinh doanh.

Với thời gian là một thứ xa xỉ, điều cuối cùng bạn muốn làm là dành thời gian để tìm hiểu cách hoạt động của phần mềm, phải không!

Điều quan trọng là phải có một giải pháp quản lý dự án đi kèm với giao diện thân thiện với người dùng và cho phép bạn làm việc với nó một cách dễ dàng mà không cần đào tạo nhiều. Các chương trình tốt nhất yêu cầu đào tạo tối thiểu và cho phép người dùng làm việc với chúng ngay lập tức. Điều này là do giao diện người dùng trực quan của chúng.

Một trong những yếu tố bị bỏ qua nhiều nhất ở đây là phần mềm của bạn phải giảm thiểu rủi ro người dùng làm sai và gây ra những sai lầm tốn kém. Để đảm bảo tính thân thiện với người dùng, phần mềm của bạn nên:

• Trực quan: Phần mềm phải dễ sử dụng ngay cả đối với người mới bắt đầu, trong khi vẫn có thể cấu hình bởi các chuyên gia. Việc tìm kiếm và thay đổi cài đặt phần mềm phải nhanh chóng và không gặp rắc rối.
• Có thể truy cập: Hệ thống quản lý dự án phải dễ dàng truy cập bởi cả nhân viên tại chỗ và nhân viên từ xa với ID đăng nhập và mật khẩu. Hơn nữa, nó phải có thể truy cập trên các thiết bị và nền tảng.
• Có thể hỗ trợ: Các tính năng trong phần mềm quản lý dự án trực tuyến dựa trên đám mây được nâng cấp thường xuyên để tối đa hóa hiệu suất và thúc đẩy kết quả. Chương trình của bạn nên cung cấp bảo trì và hỗ trợ đầy đủ về vấn đề này miễn phí hoặc với mức giá hợp lý.

Kết luận

Việc chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với các yêu cầu kinh doanh cụ thể của bạn là chìa khóa để đạt được các mục tiêu tổ chức của bạn. Nó có thể giúp bạn nâng cao khả năng ra quyết định và sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến thành công vững chắc. Tuy nhiên, đừng để bị đánh lừa bởi phần mềm hào nhoáng đưa ra những tuyên bố cao siêu về các tính năng của nó. Bạn có thể chỉ nhận được chi phí cao hơn và các tính năng mà bạn thậm chí không cần. Hãy chú ý đến các yếu tố được đề cập ở trên, và bạn sẽ có thể chọn ra một phần mềm hoàn toàn phù hợp cho doanh nghiệp, nhóm và khách hàng của bạn.

Bạn đã sử dụng các công cụ quản lý dự án để thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ của mình chưa? Bạn nghĩ tính năng nào là quan trọng nhất? Hãy cho chúng tôi biết về điều đó trong phần bình luận của bạn.