Mọi điều bạn cần biết về việc theo dõi dòng tiền

Khởi nghiệp là một trải nghiệm đáng sợ, gian khổ, đầy phấn khích và thường gây choáng ngợp. Đây chắc chắn là một trong những khoản đầu tư quan trọng và rủi ro nhất trong cuộc đời bạn. Quá trình thiết lập doanh nghiệp và đảm bảo sự bền vững cũng như vận hành hàng ngày là một công việc vô cùng tốn thời gian. Điều này thường khiến chủ doanh nghiệp bỏ qua các yếu tố rộng hơn và dài hạn có thể quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.

Không phải chủ doanh nghiệp nhỏ nào cũng mong đợi những chi tiết vụn vặt của việc quản lý chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, việc nắm bắt các tài khoản của công ty là cách tốt nhất để đảm bảo doanh nghiệp nhận được mọi lợi ích thuế có thể. Điều này giúp giảm bớt căng thẳng rất nhiều khi đến kỳ quyết toán thuế.

Việc theo dõi tài chính hoặc bảng cân đối kế toán cung cấp cho bạn, chủ doanh nghiệp nhỏ, một bản kê khai chắc chắn về lợi nhuận so với các khoản nợ phải trả và nợ vay của công ty. Việc lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác là rất quan trọng để tạo ra một bảng tiền tệ nhằm cho các nhà đầu tư hoặc người cho vay tiềm năng thấy rằng công ty của bạn đang hoạt động tốt. Điều này có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc có được và mất đi nguồn vốn tiềm năng để phát triển công ty của bạn.

Trong các tổ chức lớn thành công, giám đốc tài chính thường được coi là một trong những người có ảnh hưởng nhất. Nếu công ty của bạn không thể biện minh cho việc có một CFO, bạn nên bắt đầu tìm hiểu về kế toán và làm quen với các quy trình liên quan.

Nhu cầu sử dụng các công cụ trực tuyến cho kế toán

Hãy gặp Steve, một chủ doanh nghiệp nhỏ đang điều hành không gian thiết kế của riêng mình. Mỗi sáng, Steve khởi động máy tính và mở bảng tính để kiểm tra dòng tiền của ngày hôm trước. Sau đó, anh ấy mở ngăn bàn để lấy một số hóa đơn và đơn đặt hàng cần xử lý. Anh ấy lấy máy tính, sổ séc và vài phong bì rồi bắt đầu xử lý giấy tờ.

Dán khắp màn hình của anh ấy là những ghi chú linh tinh – một từ nhân viên muốn thay đổi mức khấu trừ thuế thu nhập, một từ nhà cung cấp yêu cầu thanh toán bằng séc và một từ khách hàng kiểm tra yêu cầu.

Sự chú ý của Steve giờ đây đang dồn vào mười việc khác nhau và nhiệm vụ ban đầu là xử lý giấy tờ đã bị lãng quên từ lâu. Nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc với bạn thì bạn cũng cần hiểu tầm quan trọng của việc theo dõi chặt chẽ dòng tiền của mình mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Đây chính là lúc các ứng dụng kế toán và theo dõi dòng tiền trực tuyến có thể giúp ích.

Hãy tưởng tượng bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu chỉ dành mười phút mỗi ngày để kiểm tra tài khoản của mình. Phần mềm kế toán phù hợp sẽ tạo các báo cáo tùy chỉnh cho bạn ngay lập tức, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Việc có phần mềm trực tuyến phù hợp cũng giúp bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và chuẩn bị cho kỳ quyết toán thuế.

Những điều bạn cần biết về phần mềm kế toán

Điều mà bất kỳ hệ thống tài khoản nào làm cho chủ doanh nghiệp là theo dõi thu nhập và chi tiêu, đồng thời tạo báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Trong một cấu trúc kinh doanh đơn giản, chỉ cần nhìn nhanh vào số dư ngân hàng là đủ để có cái nhìn tổng quan. Nhưng điều đó không còn đúng khi mọi thứ bắt đầu tăng tốc. Đây là lúc phần mềm kế toán trực tuyến phát huy tác dụng.

Trước khi sử dụng hệ thống kế toán hoặc theo dõi dòng tiền trực tuyến, người dùng phải có ít nhất kiến thức cơ bản về kế toán và tài chính. Ngoài các hệ thống thủ công và bảng tính, có hai lựa chọn cơ bản cho phần mềm kế toán: hệ thống dựa trên đám mây hoặc hệ thống mà phần mềm và dữ liệu nằm trên máy tính và mạng của riêng bạn.

Giá cả khác nhau nhưng hầu hết các hệ thống đám mây đều tính phí hàng tháng. Nhưng hãy cẩn thận, bạn sẽ luôn cần giữ bản sao lưu dữ liệu của riêng mình, tốt nhất là ở dạng mà các phần mềm khác tương thích. Có nhiều loại hệ thống kế toán trực tuyến khác nhau, nhưng việc quyết định cái nào phù hợp với nhu cầu của công ty là tùy thuộc vào chủ doanh nghiệp nhỏ.

Những sai lầm phổ biến về tiền bạc mà các công cụ trực tuyến có thể giúp bạn tránh

Không duy trì sổ cái – Hãy ghi lại thu nhập và chi phí hàng ngày cũng như số dư tài khoản hiện tại của bạn để đảm bảo bạn biết chính xác tình hình công ty của mình hàng ngày. Với các công cụ trực tuyến, tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu lên đám mây thay vì ngồi xuống với bút, máy tính và sổ cái để làm công việc nặng nhọc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo việc giữ sổ sách hiệu quả với mức sử dụng tài nguyên tối thiểu.

Nhầm lẫn tài chính kinh doanh và cá nhân – Mở tài khoản ngân hàng riêng cho công ty của bạn là điều bắt buộc. Việc theo dõi các biên lai kinh doanh sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn không sử dụng cùng một thẻ tín dụng để thanh toán cho hàng tạp hóa và đồ dùng văn phòng. Khi cố gắng tìm một khoản chi phí kinh doanh bị lãng quên vào cuối năm, bạn sẽ chỉ phải tìm kiếm qua một tài khoản thay vì nhiều tài khoản. Việc này dễ dàng hơn nhiều khi thực hiện trực tuyến vì một số công cụ kế toán được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ.

Không có khả năng theo dõi lợi nhuận – Việc theo dõi thường xuyên dòng tiền trong doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể giúp bạn ghi lại mức lợi nhuận một cách đáng tin cậy. Theo dõi doanh số bán hàng bằng điện tử thông qua hệ thống đăng ký bán hàng là một lựa chọn tốt hơn nhiều so với việc đếm thủ công các biên lai mua hàng vào cuối mỗi đêm. Các công cụ trực tuyến giúp bạn theo dõi doanh số bán hàng một cách hiệu quả và cung cấp cho bạn ý tưởng chính xác về những gì bạn có trong ngân quỹ.

Không theo dõi biên lai – Việc theo dõi biên lai hàng ngày có thể giúp ích rất nhiều cho bạn trong thời gian quyết toán thuế. Hãy giữ một phong bì trên bàn làm việc, nơi bạn bỏ các biên lai thu thập được vào cuối mỗi ngày. Bạn cũng có thể nhập chúng vào phần mềm kế toán của mình. Điều này sẽ giúp ích cho bạn nếu IRS bất ngờ yêu cầu bạn cung cấp tài liệu hoặc khấu trừ từ tờ khai thuế của bạn.

Không tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp – Nguồn vốn luôn eo hẹp khi bắt đầu kinh doanh. Thật hấp dẫn trong những lúc như thế này khi muốn tiết kiệm tiền và loại bỏ nhu cầu về kế toán. Nhưng mọi doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn, đều cần kế toán ở các cấp độ khác nhau. Các công cụ trực tuyến và phần mềm kế toán rất dễ hiểu nhưng việc thuê một kế toán viên chắc chắn sẽ đơn giản hóa rất nhiều vấn đề của bạn.

Không hiểu về thuế – Chủ doanh nghiệp, không giống như nhân viên, chịu trách nhiệm nộp thuế của chính mình. Bất kỳ chủ sở hữu nào cũng cần phải hiểu doanh nghiệp của mình sẽ cần nộp những loại thuế nào và cách tính toán chúng để bạn có thể biết chính xác số tiền bạn cần để dành trong suốt cả năm. Điều cuối cùng bạn cần là nộp tờ khai thuế và phải đối mặt với một hóa đơn thuế khổng lồ mà bạn không thể chi trả. Hãy kiểm soát tài chính doanh nghiệp của bạn và làm rõ các loại thuế áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Việc theo dõi dòng tiền trực tuyến có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các phép tính thuế và từ đó tiết kiệm tiền cho bạn.

Một hệ thống kế toán tốt làm được gì cho bạn

Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý giúp trả lời các câu hỏi sau đây rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhỏ:

• Chúng ta có những tài sản gì?
• Số nợ chưa thanh toán là bao nhiêu và thuộc loại nào?
• Doanh số bán hàng so với cùng kỳ năm trước có tăng không?
• Tỷ suất lợi nhuận trên tài sản ròng có tăng không?
• Dòng tiền vào và ra là bao nhiêu?
• Dòng tiền hiện tại có thể trả nợ không?

Dù kế toán có vẻ đắt đỏ, tốn thời gian hay tẻ nhạt đến đâu, pháp luật vẫn yêu cầu mọi doanh nghiệp phải có hệ thống kế toán. Một hệ thống quản lý dòng tiền và kế toán trực tuyến hợp lý giúp bạn, chủ doanh nghiệp, nắm bắt số dư ngân hàng; theo dõi biên lai và thanh toán; theo đuổi các khoản nợ chưa thanh toán; lập kế hoạch dòng tiền và theo dõi vị trí thực tế so với dự báo; giải thích các điều kiện kinh doanh và thương mại; và cung cấp thông tin kinh doanh để hỗ trợ yêu cầu tài chính. Vì vậy, đừng lãng phí thời gian của bạn và hãy bắt đầu nghiên cứu công cụ nào là tốt nhất cho bạn ngay hôm nay!