Tìm hiểu xem Hóa đơn (Invoice) và Phiếu thanh toán (Bill) có giống nhau không

Việc liệu hóa đơn (invoice) có giống với phiếu thanh toán (bill) hay không là điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp và công ty bối rối. Invoice và bill không phải là những thuật ngữ đồng nghĩa và thậm chí không thể thay thế cho nhau. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa bill và invoice không quá lớn. Nhìn chung, cả bill và invoice đều là những tài liệu truyền tải thông tin tương tự nhau. Dù vậy, chúng không hoàn toàn giống nhau.
Khi bạn tạo một invoice, nó giống như một yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng. Cùng một giao dịch đó khi khách hàng của bạn nhìn vào sẽ được coi là một bill. Ý nghĩa của bill to invoice bắt nguồn từ phía khách hàng. Vì vậy, tất cả chỉ là vấn đề về góc nhìn.

Hãy cùng đi sâu và tìm hiểu kỹ hơn về sự khác biệt giữa invoice và bảng kê thanh toán (billing statement). Ngoài ra, hãy tìm hiểu cách thức hoạt động của phần mềm tạo hóa đơn và phần mềm thanh toán.

Định nghĩa về Bill và Invoice
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.
Bây giờ bạn đã có cái nhìn tổng quan về cả bill và invoice, hãy cùng xem chính xác chúng là gì.

    Xem thêm: Khía cạnh quan trọng của mọi phần mềm thanh toán

Bill là gì?
Bill là một tài liệu giao dịch do người tiêu dùng tạo ra để lưu trữ hồ sơ cá nhân như một tài khoản thông tin về những gì họ cần thanh toán.
Nó được tạo hoặc phát hành trước khi thực hiện thanh toán cho các dịch vụ. Người tiêu dùng sử dụng bill đó như một phần hồ sơ của họ. Và một bill được tạo ra sau khi nhận được invoice cho các dịch vụ hoặc sản phẩm mà người tiêu dùng đã sử dụng.

Bill thường đóng vai trò như một lời nhắc nhở cho người tiêu dùng hoặc khách hàng về những gì họ nợ đối tác.

Invoice là gì?
Invoice là một tài liệu giao dịch do doanh nghiệp gửi cho khách hàng để yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ đã được liệt kê mà họ đã cung cấp.

Invoice được tạo sau khi hoàn thành dịch vụ hoặc định kỳ theo hợp đồng. Một invoice được tạo trước khi cung cấp dịch vụ được gọi là bảng báo giá (estimate).

Invoice nêu rõ bản chất chính xác của dịch vụ, ngày đến hạn thanh toán và thông tin ngân hàng như một phương thức yêu cầu thanh toán. Nó được tạo bởi doanh nghiệp và gửi cho khách hàng, đồng thời được lưu giữ trong hồ sơ của doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa Invoice và Bảng kê thanh toán
Vì vậy, đến đây bạn đã rõ rằng sự khác biệt giữa bill và invoice chủ yếu nằm ở góc nhìn. Invoice sẽ được tạo từ phía doanh nghiệp để truyền tải thông tin về các dịch vụ đã cung cấp, ngày đến hạn, v.v.

Invoice được người tiêu dùng hoặc khách hàng tiếp nhận dưới dạng một bill. Người tiêu dùng cũng có thể tạo lại bill bằng cách sử dụng invoice này để phục vụ hoạt động của họ một cách phù hợp. Điều này có nghĩa là họ sẽ thay đổi định dạng. Về cơ bản, sự khác biệt giữa bill và invoice chỉ đơn giản là bạn đóng vai trò gì trong giao dịch đó.

Và hãy nhớ rằng biên lai (receipt) được phát hành sau khi thanh toán, như một bằng chứng thanh toán, từ doanh nghiệp gửi cho khách hàng.

    Xem thêm: Cách tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn

Phần mềm tạo hóa đơn và Phần mềm thanh toán
Đáng ngạc nhiên là cả phần mềm tạo hóa đơn và phần mềm thanh toán đều có ý nghĩa gần như giống nhau. Các phần mềm như vậy quản lý invoice và bill, cùng nhiều yếu tố khác liên quan đến giao dịch kinh doanh.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ đóng vai trò là nhà cung cấp và người tiêu dùng trong các giao dịch khác nhau. Vì vậy, bất kỳ phần mềm tạo hóa đơn hoặc phần mềm thanh toán nào cũng sẽ quản lý và tạo cả invoice gửi đi và bill nhận vào.
Các giải pháp phần mềm này xem xét các yếu tố khác nhau của nhiều thứ, và chỉ trong bối cảnh của các phần mềm như vậy, các thuật ngữ “thanh toán” (billing) và “tạo hóa đơn” (invoicing) mới có thể được sử dụng thay thế cho nhau. Điều này là do bất kỳ phần mềm tạo hóa đơn nào cũng sẽ bao gồm cả các sắc thái thanh toán. Nghĩa là, nó sẽ tự động gửi invoice cho khách hàng, và invoice đó sẽ được coi là một bill từ phía khách hàng.

Hơn nữa, các phần mềm như vậy sẽ chấp nhận thanh toán dựa trên invoice đã tạo, từ phía khách hàng, nơi cùng một invoice đó sẽ được coi là một bill.

Vì vậy, bây giờ bạn đã biết sự khác biệt tinh tế giữa bill và invoice, hy vọng điều này sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.