Cách tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn

Cách tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn:

Có rất nhiều cách để gửi hóa đơn cho khách hàng trong thời đại ngày nay, và bạn sẽ không thiếu các lựa chọn cho khía cạnh này trong công việc kinh doanh tự do của mình. Tuy nhiên, không phải lựa chọn nào cũng suôn sẻ, vì vậy điều quan trọng là bạn cần dành thời gian thảo luận về những ưu tiên mà bạn nên giữ vững khi tìm kiếm giải pháp lập hóa đơn cho riêng mình.

Việc tạo và quản lý hóa đơn không phải là bước cuối cùng của quy trình, vì vậy chúng ta sẽ dành một chút thời gian để thảo luận về các yếu tố phức tạp như phí trả chậm, email nhắc nhở và ý nghĩa của thuật ngữ Net 30 cũng như lý do tại sao nó nên bị loại bỏ.

Ứng dụng lập hóa đơn: Để lập hóa đơn cho khách hàng, bạn phải xây dựng hóa đơn đó. Một số doanh nghiệp viết tay hóa đơn và gửi qua dịch vụ bưu chính. Tôi ưu tiên các phương pháp tức thì và thuận tiện hơn.

Có rất nhiều ứng dụng giúp bạn duy trì hóa đơn và thu tiền. Cái tên lớn trong lĩnh vực kinh doanh là CloudBooks, và đó là một công cụ mạnh mẽ có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Các tùy chọn khác cung cấp ít tính năng hơn nhưng tốc độ nhanh hơn, chẳng hạn như Billings. Đây là một ứng dụng chỉ chạy trên nền tảng đám mây, nhưng rất giỏi trong việc thực hiện chính xác những gì tôi cần: tạo hóa đơn và báo giá PDF có thương hiệu, đồng thời duy trì cơ sở dữ liệu về khách hàng và lịch sử giao dịch.

Ngoài ra còn có một vài tùy chọn dựa trên web khác. Ballpark, FreshBooks và Harvest đều là những lựa chọn tuyệt vời. Tôi thường tránh sử dụng chúng chỉ để tiết kiệm phí hàng tháng mà chúng thường tính. Một ứng dụng máy tính để bàn là khoản mua một lần với các bản cập nhật không thường xuyên, giúp nó trở nên hợp lý và ổn định hơn.

Tuy nhiên, một tùy chọn mới đã xuất hiện trong vài tháng qua và rất đáng cân nhắc cho những ai có ít yêu cầu khắt khe. Square, công ty xử lý thanh toán được thành lập bởi cùng người đã sáng lập Twitter (tôi nói điều này để giúp bạn cảm thấy an tâm hơn khi tin tưởng vào một công ty mà bạn có thể chưa từng nghe đến) đã trở thành một lựa chọn tuyệt vời. Đây là lý do tại sao:

Tôi yêu thích CloudBooks vì các tính năng lập hóa đơn tuyệt vời của họ. Tuy nhiên, tính năng mới nhất của CloudBooks là thay đổi lớn nhất đối với những người làm nghề tự do: lập hóa đơn. Từ bên trong tài khoản của mình, bạn có thể tạo một hóa đơn đơn giản bằng cách thêm các mục hàng, sau đó thêm địa chỉ email và gửi đi. Khách hàng sẽ nhận được một hóa đơn thân thiện với email cùng nút “Thanh toán ngay” đưa họ đến trang CloudBooks, nơi họ chỉ cần nhập thông tin thẻ tín dụng của mình. Đơn giản, đẹp mắt và bạn nhận được tiền thanh toán.

Xây dựng hóa đơn:
Mục tiêu của tôi khi xây dựng hóa đơn là giữ cho các dịch vụ được liệt kê rõ ràng nhất có thể. Sau nhiều năm thực hiện cùng một dịch vụ, đôi khi có sự cám dỗ chỉ ghi hóa đơn là “chỉnh sửa web”, trong khi khách hàng cần biết đó là “chỉnh sửa trang Giới thiệu và Liên hệ – cập nhật tệp logo và thêm CAPTCHA”. Cách trước hoạt động tốt cho bạn, nhưng cách sau lại tốt hơn cho khách hàng. Khi khách hàng hiểu hóa đơn của họ, họ có nhiều khả năng thanh toán ngay lập tức hơn.

Ý tưởng mà tôi luôn ghi nhớ là, tại một thời điểm nào đó trong tương lai, một trong những khách hàng của tôi có thể muốn xem lại hóa đơn cũ vì lý do nào đó, và những gì họ đọc trên đó, đôi khi là nhiều tháng hoặc nhiều năm sau, cần phải mô tả chi tiết nhất có thể. Đó có thể là cách duy nhất để họ nhớ lại những gì họ đã trả tiền cho bạn để thực hiện. Đừng viết cả đoạn văn cho mỗi mục hàng, nhưng hãy cố gắng tạo ra những cụm từ đơn giản nắm bắt được các chi tiết cụ thể của dịch vụ. Ngoài ra, hãy đảm bảo ngôn ngữ bạn chọn cho các mục hàng đó không thể bị hiểu sai hoặc bị khách hàng lợi dụng. Tôi thường xuyên lập hóa đơn đặt cọc khi bắt đầu dự án. Nếu tôi chỉ lập hóa đơn 500 đô la mà không ghi chú rằng đó chỉ là một phần của dự án, thì sẽ rất dễ dàng cho những khách hàng “xấu tính” hiếm hoi (họ vẫn tồn tại, vì vậy hãy chắc chắn đọc Hướng dẫn dành cho người làm nghề tự do về khách hàng) thao túng tình huống theo hướng có lợi cho họ. Thay vào đó, tôi đánh dấu các khoản tiền đặt cọc rõ ràng, viết “50% lần 1” trong phần mô tả mục để người nhận biết rằng sẽ có một hóa đơn khác trong tương lai cho phần trăm còn lại.

Mỗi hóa đơn của bạn nên có cùng thông tin cơ bản: • số hóa đơn • ngày lập hóa đơn • ngày đến hạn (sẽ nói thêm về điều đó sau) • thông tin thanh toán của khách hàng (tên, địa chỉ, điện thoại, v.v.) • thông tin gửi thư của bạn (tên, địa chỉ, điện thoại, fax, v.v.) • các điều khoản thanh toán, bao gồm phí trả chậm và chính sách hoàn tiền • các mục thực tế đang được lập hóa đơn

Sử dụng một ứng dụng chuyên dụng, trên máy tính để bàn hoặc dựa trên web, sẽ tự động xử lý nhiều mục trong số đó cho bạn (tôi đã thiết lập mẫu hóa đơn của mình một lần trong Billings và không cần thay đổi bất cứ điều gì trong nhiều năm). Lý tưởng nhất là bạn không bao giờ phải nhập bất cứ thứ gì ngoài thông tin của khách hàng và danh sách dịch vụ. Nếu bạn phải thực hiện các phần khác mỗi khi tạo hóa đơn, đó là sự cản trở và bạn cần loại bỏ nó. Hãy dành ít thời gian nhất có thể để xây dựng các hóa đơn này, vì đó là thời gian bạn có thể dành cho công việc được trả lương của khách hàng.

Gửi hóa đơn:
Sau khi bạn đã tạo hóa đơn trong ứng dụng mình chọn, bạn cần gửi nó cho khách hàng. Nhiều dịch vụ dựa trên web, như CloudBooks đã đề cập trước đó, sẽ tạo một email HTML với nút được nhúng bên trong, hoặc ít nhất là liên kết để xem hóa đơn trực tuyến và thanh toán từ đó. Đó là những tính năng rất hữu ích và nếu chúng phù hợp với bạn, hãy sử dụng chúng mỗi lần và hướng dẫn khách hàng của bạn cách chúng hoạt động.

Sở thích của tôi, vì tôi sử dụng ứng dụng hóa đơn CloudBooks, là tạo tệp PDF cho mỗi hóa đơn. Tệp PDF rất tuyệt vời vì một vài lý do. Thứ nhất, tôi có thể giữ một bản sao cục bộ trong hồ sơ tài chính của mình, đề phòng trường hợp tôi cần gửi lại hoặc tham khảo trong giao tiếp trong tương lai. Thứ hai, nó cũng cung cấp cho khách hàng thứ gì đó để chuyển tiếp, in ra và lưu trữ. Tôi nhận ra rằng các liên kết hóa đơn được tạo bởi các hệ thống trực tuyến có thể làm được nhiều điều tương tự, nhưng tôi thấy rằng hầu hết khách hàng của mình đánh giá cao tệp PDF trong hộp thư đến của họ.

Tôi gửi hóa đơn dưới dạng tệp đính kèm trong một email hoàn toàn mới cho khách hàng, với tiêu đề thư là Đặt cọc dự án hoặc Hóa đơn dự án cuối cùng. Tôi làm cho nội dung email đơn giản và ngắn gọn nhất có thể (mọi người không thích đọc email dài). Tôi luôn bao gồm liên kết thanh toán (điều mà tôi sẽ đề cập trong phần tiếp theo) và các kỳ vọng xung quanh việc thanh toán. Ví dụ, email hóa đơn của tôi có thể viết:

Chào John, Vui lòng tìm tệp đính kèm là hóa đơn cho một nửa cuối của dự án thiết kế logo. Liên kết thanh toán ở đây: http://dl.dropbox.com/u/ O123456_789 Trong khi bạn xử lý hóa đơn, tôi sẽ chuẩn bị các tệp logo cuối cùng và đóng gói chúng để bạn tải xuống. Sau khi nhận được thanh toán, tôi sẽ gửi một liên kết mà bạn có thể sử dụng để tải xuống các tệp đó và lưu vào máy tính để sử dụng ngay. Cảm ơn! Aaron

Bây giờ quyền quyết định nằm trong tay họ. Các yếu tố chính của email đó rất rõ ràng, chẳng hạn như nơi tìm hóa đơn (nó đã được đính kèm) và cổng thanh toán (tôi đã cung cấp liên kết), và tôi mô tả quy trình của mình để xử lý thanh toán khi các sản phẩm bàn giao được mong đợi từ tôi (sau khi họ thanh toán hóa đơn, tôi sẽ gửi tệp của họ).

Những lưu ý cuối cùng

Dưới đây là một vài lời khuyên ngẫu nhiên không hoàn toàn phù hợp vào các ngăn nắp, nhưng vẫn quan trọng đối với quy trình: • làm cho hệ thống lập hóa đơn của bạn đơn giản nhất có thể • nó cần phải đi cùng bạn, trong trường hợp bạn cần lập hóa đơn khi đi xa • lưu trữ hóa đơn cục bộ trong một thư mục, được sắp xếp theo năm • đảm bảo kích thước tệp PDF của bạn nhỏ • hãy tử tế với máy in của họ và sử dụng tối đa hai màu • nếu bạn phải gửi hóa đơn vật lý qua đường bưu điện, hãy sử dụng giấy đẹp. Lập hóa đơn là một phần thiết yếu để trở thành một người làm nghề tự do thành công (nếu bạn không làm điều đó, họ không thể trả tiền cho bạn), nhưng nó không nên là một hố đen của sự thất vọng và lãng phí thời gian. Hãy tìm một hệ thống phù hợp với bạn, giữ cho nó đơn giản và nghĩ đến nhu cầu của khách hàng.

Bây giờ, đến phần tốt nhất của quy trình: thu tiền từ các hóa đơn đó và chúng ta sẽ thảo luận trong bài đăng blog mới của mình.