Cách cải thiện quy trình phải thu (AR) của công ty bạn

Bạn đã bao giờ nhìn vào báo cáo nợ quá hạn với hy vọng rằng các cột quá 60 ngày và quá 90 ngày của mình sẽ về con số không trong lần này chưa? Tôi đã từng, hết lần này đến lần khác, và tôi khá chắc rằng mình không phải là người duy nhất!

Điều gì đang xảy ra với những khách hàng này? Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về những lý do phổ biến nhất khiến các khoản dư nợ này tồn tại và cách bạn có thể khiến chúng tiến gần về con số không vào lần tới khi bạn xem báo cáo của mình.

Bất ngờ về hóa đơn!

Lý do đầu tiên liên quan đến giao tiếp. Khách hàng thường tạm dừng thanh toán khi hóa đơn không khớp với kỳ vọng của họ. Bất ngờ là điều thú vị trong các dịp sinh nhật và ngày lễ, nhưng không bao giờ là điều tốt khi đến lúc thanh toán. Nếu số tiền được lập hóa đơn cao hơn mức khách hàng mong đợi, điều đó có thể làm chậm hoặc gây nguy hiểm cho khoản thanh toán của bạn.

Nếu bạn mới làm quen với vai trò kế toán phải thu, hoặc là một phần của doanh nghiệp mới nơi việc lập hóa đơn là một phần của quá trình nhận thanh toán, thì việc lập hóa đơn một cách tự tin và nhất quán là một kỹ năng cần được học hỏi. Hãy giữ liên lạc với khách hàng trong suốt thời gian cung cấp dịch vụ—đặc biệt nếu hóa đơn hoặc phạm vi dự án bắt đầu tăng lên. Hãy sử dụng lệnh thay đổi (change order) để nhận được sự chấp thuận của khách hàng đối với các chi phí mới không được thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu của bạn.

Tôi từng có một khách hàng ở châu Á muốn thực hiện thêm công việc vốn nằm trong phạm vi dự án ban đầu nhưng đã bị cắt bỏ do lo ngại về ngân sách. Tôi đã có mặt tại chỗ, ở nửa kia thế giới, khi vấn đề này phát sinh. Sẽ rất dễ dàng nếu chỉ làm luôn, nhưng tôi đã giữ vững lập trường, trình bày một lệnh thay đổi và nó đã không được chấp thuận. Điều này cung cấp cho tôi cơ sở cần thiết để từ chối công việc bổ sung và tránh được đủ loại vấn đề liên quan đến hóa đơn.

Hóa đơn bị thất lạc

Đóng vai người bị lạc trong một chương trình truyền hình thì tạo nên kịch tính hay, nhưng việc hóa đơn của bạn bị thất lạc lại không phải là kiểu kịch tính mà bạn muốn trong doanh nghiệp của mình. Thông thường với các hệ thống thanh toán gửi hóa đơn qua email, hóa đơn trở thành nạn nhân vô tội của bộ lọc SPAM của khách hàng. Trong các trường hợp khác, địa chỉ thanh toán hoặc thông tin liên hệ có thể đã thay đổi và gây ra sự ngắt kết nối trong việc thanh toán.

Một phương pháp lập hóa đơn hữu ích có thể là yêu cầu xác nhận rằng hóa đơn đã được nhận bởi người phụ trách tại văn phòng khách hàng của bạn—ví dụ: liên hệ kế toán phải trả, quản lý tài chính hoặc người khác chịu trách nhiệm thanh toán. Nếu điều đó không khả thi hoặc không phù hợp với doanh nghiệp của bạn, cách tốt nhất tiếp theo là theo dõi khoảng một tuần trước khi mỗi hóa đơn của bạn đến hạn để đảm bảo không có rào cản nào đối với việc thanh toán đúng hạn.

Không thể thanh toán hoặc Không có ý định thanh toán

Trong một số trường hợp, nhà cung cấp không thể hoặc sẽ không thanh toán.

Một quy trình tín dụng hiệu quả ngay từ đầu có thể giúp loại bỏ những nhà cung cấp này trước khi bạn hợp tác với họ. Nếu số tiền trên hóa đơn là đáng kể đối với bạn hoặc doanh nghiệp của bạn, hãy kiểm tra tín dụng trước khi thực hiện công việc.

Đối với các công ty thương mại, hãy kiểm tra Dun & Bradstreet, và đối với báo cáo tín dụng cá nhân, bạn có thể truy cập Experian, Equifax và TransUnion.

Nếu không có báo cáo nào, thông thường bạn nên yêu cầu ba tài liệu tham khảo thương mại và một liên hệ ngân hàng có thể xác minh các chi tiết cơ bản về khách hàng trước khi bạn bắt đầu công việc. Trong một số trường hợp, công cụ giảm thiểu rủi ro tốt nhất là yêu cầu khách hàng thanh toán trước 50 phần trăm.

Và hãy cẩn thận. Tôi đã có những khách hàng kể cho tôi nghe những câu chuyện rằng séc đặt cọc của một khách hàng mới đã bị trả lại sau khi công việc đã hoàn thành. Giải pháp cho việc đó là bắt khách hàng chờ đợi lâu như thời gian ngân hàng bắt bạn phải chờ.

Đơn giản là hay quên

Có lẽ khách hàng của bạn có quá nhiều việc phải làm. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường ở độ tuổi bốn mươi và năm mươi, một giai đoạn trong cuộc đời với rất nhiều trách nhiệm—con cái, cha mẹ già và chính doanh nghiệp của họ cần quản lý. Không cần nhiều để khiến những người này bị quá tải. Một lời nhắc nhở thân thiện có thể là tất cả những gì cần thiết để đưa hóa đơn của bạn trở lại tầm ngắm của họ.

Không chấp thuận hoặc Bất đồng về kết quả bàn giao

Bạn cố gắng làm một công việc tuyệt vời cho mỗi khách hàng, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi khách hàng không chấp thuận công việc bạn đã làm cho họ? Điều này, và các tình huống khác liên quan đến sự bất đồng về kết quả bàn giao, có thể là lý do phổ biến khiến việc thanh toán bị trì hoãn và có thể đại diện cho một tình huống khó xử cho cả bạn và khách hàng.

Hầu hết chúng ta đều không thích đối đầu, và chúng ta trì hoãn thay vì thực hiện bước đầu tiên trong cuộc đối đầu. Khi bạn đã phát hiện ra rằng hóa đơn bị trễ vì khách hàng không hài lòng, bạn có thể làm cho khách hàng cảm thấy dễ chịu hơn bằng cách mời họ chia sẻ những lo ngại của mình—và sau đó lắng nghe một cách khách quan nhất có thể. Điều này sẽ bắt đầu cuộc đối thoại cần thiết để đạt được sự thỏa hiệp hoặc giải quyết.

Hãy biến việc yêu cầu phản hồi trong suốt mỗi dự án (và đặc biệt là khi hoàn thành) thành thông lệ trong doanh nghiệp của bạn để đảm bảo khách hàng hài lòng với công việc của bạn.

Tiến gần đến con số không

Việc đạt được những bước tiến lớn trong số dư phải thu của bạn sẽ không xảy ra trong một sớm một chiều. Hãy cam kết trong tháng này để xác định một vài lĩnh vực yếu kém chính trong quy trình của bạn—và sau đó hành động. Một vài bước nhỏ mỗi tháng có thể cho phép bạn nhìn lại một năm sau đó với một cái nhìn hoàn toàn mới về doanh nghiệp của mình.

Bạn có những ý tưởng khác đã giúp bạn cải thiện quy trình AR của công ty mình không? Hãy chia sẻ chúng nhé!