Những thông tin quan trọng mà mọi hóa đơn cần phải có

Hóa đơn có lẽ là loại tài liệu quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Đây là văn bản yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đã cung cấp cho khách hàng. Bạn cần đảm bảo rằng mình đã đặc biệt chú trọng vào việc tạo định dạng và điền thông tin vào hóa đơn. Nhiều người nhầm lẫn hóa đơn với biên lai. Tuy nhiên, có sự khác biệt rất lớn giữa hai loại này. Biên lai là bằng chứng thanh toán, trong khi hóa đơn là yêu cầu thanh toán. Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền. Dưới đây là một vài thông tin mà hóa đơn bắt buộc phải có.

1. Số ID
2. Điều khoản và Chi tiết thanh toán
3. Danh sách tất cả các hạng mục cần thanh toán
4. Ngày xuất hóa đơn, Ngày giao hàng, Ngày thanh toán
5. Chi tiết thuế
6. Các kênh thanh toán kèm ID giao dịch
7. Thông tin doanh nghiệp và Thông tin khách hàng

Số ID

Mỗi hóa đơn đều có một số định danh duy nhất hoặc số tham chiếu hóa đơn duy nhất. Bạn có thể chọn một hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Một số doanh nghiệp sử dụng ngày tháng, một số khác sử dụng hệ thống truyền thống. Điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng số này là duy nhất và tuân theo một trình tự liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng cho mục đích lưu trữ hồ sơ và là một yêu cầu bắt buộc.

    Đọc thêm: Khía cạnh quan trọng của mọi phần mềm lập hóa đơn

Điều khoản và Chi tiết thanh toán

Bất cứ khi nào bạn ký hợp đồng với khách hàng, bạn sẽ nhận được tất cả thông tin chi tiết của họ. Điều này bao gồm các chi tiết thanh toán hoặc cách thức khách hàng sẽ thanh toán cho bạn. Điều này có nghĩa là quy trình thanh toán – Liệu đó sẽ là thanh toán hàng tuần, hàng tháng, theo giờ hay thanh toán một lần. Thông thường, bộ phận kế toán sẽ quản lý việc này. Vì vậy, hãy đảm bảo liên hệ với đội ngũ kế toán phụ trách và đưa thông tin này vào mọi hóa đơn bạn tạo.

Danh sách tất cả các hạng mục cần thanh toán

Điều quan trọng là phải thêm mọi thứ mà bạn mong đợi được thanh toán. Ví dụ, nếu bạn là một công ty dịch vụ sửa ống nước và cung cấp thợ sửa ống nước quanh thị trấn. Ngoài các dịch vụ sửa ống nước, bạn có thể đã cung cấp thêm ống dẫn, vòi nước hoặc sửa chữa gạch lát sau khi công việc hoàn thành. Vì vậy, khi bạn tạo hóa đơn, đừng chỉ viết đơn giản là "Công việc sửa ống nước". Thay vào đó, hãy đề cập đến từng hạng mục cần thanh toán trong hóa đơn, kèm theo giá tương ứng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc cho các loại thuế sau này. Bạn cần nêu rõ các hạng mục cần thanh toán ngay cả khi bạn cung cấp chúng miễn phí.

Ngày xuất hóa đơn, Ngày giao hàng, Ngày thanh toán

Ba yếu tố này là các thực thể riêng biệt. Các doanh nghiệp có cách xử lý ngày tháng riêng, tùy thuộc vào ngành nghề và khu vực địa lý của họ. Do đó, tốt nhất là nên tuân theo cách viết ngày tháng chính thức thay vì sử dụng các thuật ngữ chuyên môn khó hiểu. Dù bạn sử dụng cách nào, hãy đảm bảo khách hàng hiểu rõ về điều đó.

Chi tiết thuế

Chi tiết thuế là một phần thông tin quan trọng mà bạn cần thêm vào hóa đơn của mình bất kể bạn điều hành doanh nghiệp ở đâu. Hãy đảm bảo cập nhật các hướng dẫn pháp lý mới nhất và nêu rõ mức thuế trên tổng số tiền thanh toán. Một số bang có thể yêu cầu bạn thêm chi tiết thuế cho từng hạng mục cần thanh toán. Bạn cần nắm rõ tất cả các chi tiết này.

    Đọc thêm: Lập hóa đơn trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ: Lịch sử tóm tắt & 5 loại hóa đơn thiết yếu bạn cần

Các kênh thanh toán kèm ID giao dịch

Hãy nhớ rằng, hóa đơn là một yêu cầu thanh toán. Hãy ghi chi tiết ngân hàng của bạn vào hóa đơn để nhận được các khoản thanh toán đúng hạn. Trước đây, thông tin này thường là chi tiết tài khoản ngân hàng. Nhưng bây giờ, bạn có thể thêm thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng và các liên kết ví điện tử kèm theo ID giao dịch. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán cho từng hóa đơn.

Thông tin doanh nghiệp và Thông tin khách hàng
Các chi tiết cơ bản như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số đăng ký kinh doanh của bạn là bắt buộc. Tương tự như vậy, thông tin của khách hàng cũng cần được thêm vào.