Khi bạn buộc phải làm việc tại nhà: Cải thiện năng suất với tính năng theo dõi thời gian

Vậy là bạn đang bị mắc kẹt ở nhà do COVID-19, bạn phải làm việc, nhưng bạn chỉ muốn dành cả ngày để xem chương trình yêu thích của mình! Nghe có quen không? Chà, bạn không phải là người duy nhất đâu. Mặc dù năng suất có thể không phải là vấn đề lớn đối với những người đã quen làm việc tại nhà, nhưng nó thường là thách thức lớn hơn đối với những người đã hoàn toàn thích nghi với thói quen làm việc văn phòng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

Vậy làm thế nào để bạn duy trì năng suất khi chiếc TV chỉ cách bạn 2 mét và chú chó cưng liên tục liếm mặt bạn? Chà, tôi chỉ có hai từ cho bạn – Theo dõi thời gian (Time Tracking). Đây là cách các công cụ theo dõi thời gian có thể giúp bạn và nhóm của bạn duy trì năng suất khi làm việc từ xa. Và như một phần thưởng, tôi cũng đã liệt kê các công cụ tốt nhất để giúp bạn bắt đầu.

Tại sao theo dõi thời gian lại tuyệt vời đến vậy

Có rất nhiều lợi ích đến từ việc theo dõi thời gian. Dưới đây là một vài trong số đó.

• Nó thúc đẩy sự tập trung:

Bạn có nhận thấy rằng khi có thời hạn gấp, bạn có xu hướng tập trung hơn và dành ít thời gian hơn cho các hoạt động gây xao nhãng không? Chà, không chỉ mình bạn đâu – đó là cách não bộ chúng ta hoạt động. Việc nhận thức được thời gian giúp cải thiện sự tập trung, nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Và đây chính là lúc các công cụ theo dõi thời gian phát huy tác dụng.

• Nó thúc đẩy việc sử dụng thời gian hiệu quả:

Nếu ai đó hỏi bạn rằng bạn sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào, câu trả lời của bạn sẽ là gì? Sự thật là, bạn sẽ không bao giờ biết câu trả lời chính xác trừ khi bạn theo dõi thời gian của mình.

Khi theo dõi thời gian, bạn sẽ ngạc nhiên về số giờ quý giá mà mình dành mỗi ngày cho các hoạt động gây xao nhãng như mạng xã hội và những cuộc trò chuyện phiếm không liên quan đến công việc. Nhưng tin tốt là với thông tin này, bạn có thể thực hiện những thay đổi cần thiết và tăng cường hiệu quả cũng như năng suất của mình.

• Nó giữ cho mọi người có trách nhiệm:

Được rồi, vấn đề là thế này – nếu mọi người không có ý thức trách nhiệm, họ rất có thể sẽ làm việc kém hiệu quả. Và khi bạn làm việc với các thành viên trong nhóm không quen làm việc mà không có sự giám sát, điều này thậm chí còn tồi tệ hơn.

Vì vậy, nếu bạn đang quản lý một nhóm làm việc từ xa, bạn cần đảm bảo rằng mỗi cá nhân trong nhóm đều cảm thấy có trách nhiệm với bạn. Và còn cách nào tốt hơn để làm điều này ngoài việc theo dõi cách các thành viên trong nhóm dành thời gian trong giờ làm việc? Phần tuyệt nhất là nhiều công cụ giúp việc này trở nên vô cùng dễ dàng.

• Nó mang lại sự hài lòng

Bạn đã bao giờ nhận thấy mình cảm thấy tuyệt vời như thế nào mỗi khi hoàn thành công việc trước thời hạn chưa? Đó là một cảm giác tuyệt vời thúc đẩy bạn vượt qua giới hạn của bản thân vào lần tới.

Điều thú vị là gì? Theo dõi thời gian giúp điều này trở thành hiện thực.

Bằng cách phân bổ thời gian và ưu tiên cho từng nhiệm vụ, bạn có thể làm đúng việc vào đúng thời điểm. Và cảm giác thành tựu theo sau đó có thể khiến bạn hưng phấn… theo một cách tích cực.

Các công cụ theo dõi thời gian hàng đầu sẽ thúc đẩy năng suất của bạn

• Time Doctor:

Nếu bạn thực sự nghiêm túc về năng suất, thì bạn chắc chắn nên thử TimeDoctor. Trước hết, nó theo dõi thời gian và cung cấp báo cáo hàng ngày và hàng tuần về việc bạn và các thành viên trong nhóm dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động – cả những hoạt động quan trọng và không hiệu quả.

Nhưng đó chưa phải là tất cả – nếu bạn là một quản lý nhóm đang gặp khó khăn với việc xử lý thanh toán, TimeDoctor có thể giúp ích. Ngoài việc giúp tạo nhật ký thời gian, nó còn tự động xử lý thanh toán cho nhân viên dựa trên mức lương theo giờ đã chỉ định. Tất nhiên, điều này giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Phần tuyệt nhất là nó đi kèm với bản dùng thử miễn phí 14 ngày và đăng ký hàng tháng với giá 9,99 đô la sau đó. Nó có sẵn trên Windows, Mac, Linux, iOS và Android.

2. RescueTime

Nếu bạn dễ bị xao nhãng và muốn tăng năng suất, thì bạn có thể muốn xem qua RescueTime. Nó không chỉ giúp bạn theo dõi cách bạn dành thời gian mà còn chặn các trang web gây xao nhãng – tất cả trong khi vẫn chạy ẩn dưới nền.

Phần tuyệt nhất là nó có phiên bản hoàn toàn miễn phí (nhưng bị giới hạn) dành cho những người có ngân sách hạn hẹp. Nó cũng có các phiên bản trả phí bắt đầu từ 6 đô la mỗi tháng và được hỗ trợ trên Mac, Windows, Linux, iOS và Android.

Kết luận

Trong những thời điểm không chắc chắn này, khi mọi người phải ở nhà để giữ an toàn, việc duy trì một đội ngũ năng suất có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Tin tốt là việc theo dõi thời gian có thể giúp bạn mở khóa nhiều năng suất hơn mức bạn từng nghĩ là có thể. Vì vậy, dù bạn làm gì, đừng quên theo dõi thời gian.