Sai lầm khi lập hóa đơn—6 lỗi phổ biến của chủ doanh nghiệp nhỏ mới khởi nghiệp

Một nghiên cứu về hóa đơn do Market Invoice, sau này đổi tên thành Market Finance, thực hiện đã tiết lộ rằng khoảng 60 phần trăm hóa đơn được thanh toán chậm. Với thực tế này và tầm quan trọng của dòng tiền dương đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn, không thể xem nhẹ ý nghĩa của một hệ thống lập hóa đơn phù hợp. Việc được thanh toán đúng hạn không hoàn toàn phụ thuộc vào bạn, nhưng có một số khía cạnh của hóa đơn mà bạn có thể đang bỏ qua. Và điều này có thể góp phần dẫn đến việc thanh toán chậm hoặc không thanh toán từ khách hàng của bạn. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà bạn cần tránh.

• Không có mẫu hóa đơn tối ưu
  Hóa đơn của bạn, mặc dù là tài liệu tiêu chuẩn để yêu cầu thanh toán, nhưng đòi hỏi phải nhập chính xác rất nhiều chi tiết. Đây là lúc các mẫu hóa đơn bắt mắt, được Cloud Books cung cấp miễn phí, trở nên hữu ích. Việc điền chính xác tất cả các chi tiết trên hóa đơn là rất quan trọng vì điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn giữa các bên liên quan và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
• Không thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng
  Đây dễ dàng là sai lầm có hậu quả nghiêm trọng nhất. Việc không đồng ý với các điều khoản thanh toán rõ ràng sẽ khiến bạn gặp rắc rối lớn. Hãy làm cho các điều khoản rõ ràng nhất có thể. Tránh các thuật ngữ phức tạp mà công chúng khó hiểu. Các điều khoản thanh toán dễ hiểu sẽ giúp dòng tiền của bạn lưu thông liền mạch.
• Không có đúng người để liên hệ
  Nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi gửi hóa đơn cho sai người, dẫn đến những sự chậm trễ có thể tránh được. Người liên hệ của bạn rất có thể là ai đó từ bộ phận tài chính hoặc pháp lý của công ty khách hàng. Bạn phải chủ động tìm đúng người để gửi hóa đơn. Điều này góp phần quan trọng trong việc đảm bảo thanh toán đúng hạn trong mọi trường hợp.
• Không đặt ngày đến hạn cụ thể (và hình phạt nếu không tuân thủ)
  Chủ doanh nghiệp nhỏ phải có một ngày cụ thể mà họ mong đợi được thanh toán. Việc không làm như vậy có thể gây ra sự chậm trễ trong việc thanh toán cho các dịch vụ của bạn, khiến bạn gặp vấn đề với hoạt động kinh doanh do thiếu hụt doanh thu. Ngoài việc nhắc nhở khách hàng thường xuyên (phần mềm lập hóa đơn của bạn sẽ lo việc này), bạn cũng cần đặt ra các hình phạt cho việc thanh toán chậm. Một số doanh nghiệp nhỏ cũng cung cấp chiết khấu cho việc thanh toán trước ngày đến hạn, nhưng họ thu đủ phí nếu thanh toán được thực hiện vào đúng ngày đến hạn.
• Mắc lỗi hoặc bỏ sót thông tin quan trọng
  Đây là một trong những sai lầm tốn kém nhất mà bạn có thể mắc phải. Khoản thanh toán của bạn có thể bị trì hoãn nếu bạn bỏ sót các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như số tham chiếu, mô tả sản phẩm, tên và chi tiết liên hệ, ngày cung cấp dịch vụ, v.v. Do đó, trước khi gửi hóa đơn, bạn nên kiểm tra kỹ lỗi chính tả và đảm bảo hóa đơn được gửi cho đúng người.
• Quên sao lưu tệp gốc
  Một sai lầm đáng ngạc nhiên mà các doanh nghiệp nhỏ mắc phải với hóa đơn của họ là quên sao lưu tệp gốc. Bạn phải đảm bảo điều đó không xảy ra. Hóa đơn cần được sao lưu và lưu trữ trên đám mây để có thể dễ dàng truy xuất cho mục đích kiểm toán hoặc thực hiện các thay đổi trên đó.

Kết luận
Một giải pháp lập hóa đơn mạnh mẽ và giàu tính năng rất có lợi cho một doanh nghiệp nhỏ để hoạt động mà không gặp biến cố. Mặc dù một số sai lầm về hóa đơn là không thể tránh khỏi, nhưng việc có một hệ thống như hệ thống do Cloud Books cung cấp có thể giảm thiểu những rắc rối và khắc phục các lỗi do lập hóa đơn sai sót gây ra. Nhờ khả năng theo dõi tuyệt vời, nhắc nhở thanh toán kịp thời và các cách đơn giản để sửa lỗi hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ, Cloud Books đã trở thành phần mềm lập hóa đơn được nhiều người lựa chọn.