Làm chủ nghệ thuật lập kế hoạch

Làm chủ nghệ thuật lập kế hoạch:

Có một câu nói cũ đại loại như thế này: Để làm chủ cuộc sống, bạn phải làm chủ tuần của mình. Để làm chủ tuần của mình, trước tiên bạn phải làm chủ ngày của mình.

Nghe có vẻ giống như điều Yoda sẽ nói, tôi đồng ý, nhưng đây là những lời đáng để sống theo. Nếu bạn định nỗ lực vào quy trình ghi lại và sắp xếp tất cả các nhiệm vụ đó, thì bước cuối cùng này chính là nơi mọi thứ kết hợp lại với nhau.

Không thể nhấn mạnh đủ: lập kế hoạch cho ngày của bạn có nghĩa là lập kế hoạch để thành công.
Vậy điều đó trông như thế nào? Nếu bạn từng muốn tinh chỉnh và điều chỉnh ngày của mình để đạt được năng suất tối đa, thì hôm nay là ngày may mắn của bạn. Hãy kéo ghế lại gần, vì tôi sắp chia sẻ hệ thống quản lý thời gian của mình cho bạn. Và tất cả bắt đầu bằng các khối thời gian.

Các khối xây dựng
Hãy coi mọi thứ xảy ra giữa lúc thức dậy và đi ngủ là một khối. Tôi thường xem ngày của mình theo các khối 30 phút, nhưng bạn có thể chia thời gian của mình thành bất kỳ khoảng nào phù hợp với bạn. Một số nhiệm vụ của tôi chỉ mất 30 phút, trong khi những nhiệm vụ khác cần một giờ hoặc lâu hơn. Bạn chỉ cần giữ cho nó được xây dựng dựa trên một khoảng thời gian nhất quán, thế thôi.

Tuy nhiên, có thể nói rằng bạn có thể chia ngày làm việc của mình thành các khung giờ theo từng giờ: có khung giờ 8:00 sáng, khung giờ 9:00 sáng, khung giờ 10:00 sáng, v.v. Bạn có thể giao cho một khung giờ hai nhiệm vụ riêng biệt (tức là mỗi nhiệm vụ 30 phút), nhưng mọi thứ vẫn nằm trong các khối.

Ngoài ra còn có các loại khối khác nhau. Một số không linh hoạt và không thể thay đổi, trong khi những khối khác lại linh hoạt và dễ điều chỉnh. Ví dụ, vì tôi làm việc tại nhà, tôi có đặc quyền ăn trưa với gia đình mỗi ngày. Điều này có nghĩa là bữa trưa của tôi diễn ra mỗi ngày từ 12:00 trưa đến 1:00 chiều, và điều đó không thể thương lượng (vợ tôi tập CrossFit và có thể nâng gần 200 pound, nên tôi làm theo lời cô ấy). Bữa trưa là một trong những khối thời gian không linh hoạt đó.

Các ví dụ khác là các cuộc họp hoặc hội nghị qua điện thoại. Nếu tôi có một cuộc họp được lên lịch với khách hàng vào thứ Năm, tôi sẽ thêm nó như một nhiệm vụ vào danh sách chính của mình. Tại sao lại thêm các cuộc họp vào danh sách nhiệm vụ? Chà, khi tôi làm phép tính để xem liệu mình có thể thêm một nhiệm vụ 1 giờ vào lịch trình của một ngày cụ thể hay không, nếu tôi quên rằng mình có một cuộc họp vào ngày hôm đó, tôi dễ bị đặt lịch quá tải cho ngày của mình hơn. Vì vậy, các cuộc họp trở thành các nhiệm vụ theo nghĩa là chúng chiếm chỗ trong lịch trình của tôi. Ồ, và một cuộc họp sẽ trông giống như thế này:

“60 phút – CUỘC HỌP: John Smith @ 2:00 chiều”

Tuy nhiên, các mục khác từ danh sách chính của tôi linh hoạt hơn. Tôi có thể đặt công việc của khách hàng vào bất kỳ đâu trong lịch trình của mình miễn là nó không trùng lặp với các mục không linh hoạt. Nếu tôi có một nhiệm vụ 60 phút, tôi chỉ cần tìm một ngày có một giờ rảnh rỗi và đặt nó vào đó. Dễ dàng như vậy thôi.

Lưu ý duy nhất của tôi là bạn nên quan sát xem mình làm tốt loại nhiệm vụ nào vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Tôi nhận thấy rằng mình có tỷ lệ thành công cao hơn nhiều khi hoàn thành công việc thiết kế logo trước bữa trưa so với sau đó. Có lẽ là do tách cà phê tôi uống vào bữa sáng hoặc sự buồn ngủ sau bữa trưa thường lẻn đến với tôi. Dù lý do là gì, tôi đã học cách lập kế hoạch cho phù hợp. Hãy tận dụng nhịp sinh học của cơ thể bạn và bạn sẽ cảm ơn tôi.

Biết khả năng và giới hạn của bạn
Nói về việc biết bộ não của bạn hoạt động như thế nào, việc lập kế hoạch trước và xây dựng một lịch trình chặt chẽ, hiệu quả cho mỗi ngày đòi hỏi phải nắm vững các kỹ năng và khả năng của bạn. Bạn càng thực hiện một dịch vụ cụ thể cho khách hàng nhiều lần, bạn càng biết rõ hơn về thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Tuy nhiên, bài kiểm tra thực sự là học cách đoán xem một việc sẽ mất bao lâu khi bạn chưa từng làm trước đó. Đôi khi bạn cảm nhận được điều đó bằng trực giác. Đôi khi bạn chỉ cần đoán và điều chỉnh sau này.

Bạn có thể nhận thấy rằng tôi đưa yếu tố này vào quy trình ghi lại bất cứ khi nào một nhiệm vụ mới xuất hiện. Khi tôi viết ra những gì mình cần hoàn thành, tôi luôn bắt đầu văn bản nhiệm vụ bằng một dự đoán về thời gian liên quan. Có thể là 15 phút, 30 phút, hoặc thậm chí một giờ; bất kể thời gian là bao lâu, tôi đảm bảo mình đã viết nó xuống khi ghi lại. Bằng cách này, khi tôi ngồi xuống để lập kế hoạch cho ngày của mình, tôi có thể sử dụng những khoảng thời gian đó để giúp mình xây dựng một lịch trình thực tế.

Một trong những nơi lớn nhất mà mọi người vô tình tạo ra ma sát trong quy trình lập kế hoạch của họ là ôm đồm quá nhiều việc. Sau đó, họ bị nghẹn, hụt hơi và đi ngủ quá muộn và quá căng thẳng. Bạn có đoán được đó là lỗi của ai không? Đây là một gợi ý: đó không phải là lỗi của danh sách.

Khi bạn đặt quá nhiều trọng lượng vào ba lô và bắt đầu một chuyến đi bộ đường dài, bạn vừa tự chuốc lấy thất bại. Hãy đối xử với lịch trình hàng ngày của bạn với sự tôn trọng tương tự như cơ thể của bạn. Đừng làm quá tải nó, và đừng tạo ra một ngọn núi quá khó để leo. Hãy lên lịch để thành công, không phải để gây thất vọng.

Tôi đã học được rằng từ 8:00 sáng đến 4:00 chiều, tôi có khoảng sáu giờ để dành cho công việc của khách hàng. Tôi sẽ là một kẻ ngốc nếu cố gắng hoàn thành tám nhiệm vụ 1 giờ trong một ngày. Đó là công thức cho sự thất vọng.

Không gì tệ hơn việc kết thúc ngày với những mục chưa hoàn thành trong danh sách của bạn. Những người mới nghĩ rằng đó là vì họ làm việc chưa đủ chăm chỉ, nhưng thực tế là vì họ lập kế hoạch chưa đủ kỹ. Đặt lịch quá tải là cách nhanh nhất dẫn đến sự thất vọng và chán nản. Hãy biết giới hạn của bạn và lập kế hoạch cho phù hợp.

Lập kế hoạch cho những việc không phải dự án
Tôi cũng để trống khối thời gian 30 phút cuối cùng trong lịch trình mỗi ngày. Một ngày làm việc có thể chính thức kết thúc lúc 5:00 chiều, nhưng tôi chỉ lập kế hoạch cho ngày đến 4:30 chiều. Tại sao?
Bởi vì điều gì đó sẽ xảy ra. Luôn luôn là như vậy.

Chắc chắn sẽ có một dự án vào phút chót được ném cho tôi, hoặc một sự cố khẩn cấp cần được giải quyết. Tôi có rất nhiều khách hàng lâu năm tìm đến tôi để được hỗ trợ. Họ biết tôi quan tâm đến công việc kinh doanh của họ và tôi giúp đỡ bất cứ khi nào có thể. Đôi khi có những trường hợp khẩn cấp (một số là trường hợp khẩn cấp thực sự, và một số chỉ là khẩn cấp trong tâm trí của khách hàng, nhưng tôi đối xử với tất cả như nhau).

Việc dành cho lịch trình của mình khoảng trống này cho phép tôi duy trì nhiệm vụ và đáp ứng kỳ vọng trong ngày, đồng thời cho phép tôi thỉnh thoảng trở thành người hùng cho những khách hàng cần sửa chữa khẩn cấp. Điều đó cho tôi thêm một cơ hội để vượt quá sự mong đợi.

Nếu không có gì xảy ra và vùng đệm đó không được sử dụng, đó không phải là thời gian lãng phí. Tôi chỉ cần liếc nhìn danh sách của mình cho ngày hôm sau và bắt đầu giải quyết các nhiệm vụ nhỏ từ danh sách đó cho đến khi 5:00 chiều đến. Hoặc, tôi nghỉ sớm và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Hãy gọi đó là khoảng trống hoặc sự linh hoạt hoặc Kế hoạch B; dù bạn gọi nó là gì, sự tự do đó cần được xây dựng vào lịch trình của bạn để ngăn chặn sự thất vọng len lỏi vào.

Đặt bút xuống giấy
Bạn có thể sử dụng chương trình máy tính này hoặc chương trình khác để sắp xếp các nhiệm vụ của mình mỗi ngày, nhưng khi nói đến việc lập bản đồ và xây dựng lịch trình, tôi luôn khuyên bạn nên làm điều đó trên giấy. Tôi sử dụng một cuốn sổ tay cung cấp ít cấu trúc nhất cần thiết trong khi vẫn cung cấp đủ hướng dẫn để hỗ trợ hệ thống cá nhân của mình (ôi, lại một quảng cáo bán hàng nữa: tôi sử dụng sổ tay do chính mình thiết kế).

Với cây bút trên tay, tôi thực sự sao chép các mục việc cần làm cho ngày hôm đó từ màn hình sang trang giấy, sắp xếp chúng theo thứ tự và luồng tốt nhất. Việc chúng đã được chú thích với các ngữ cảnh dựa trên thời gian giúp việc này diễn ra suôn sẻ hơn. Và nếu có quá nhiều mục trong danh sách không thể đưa vào lịch trình trong ngày, thì tôi chọn các mục có mức độ ưu tiên thấp nhất và chuyển chúng sang ngày hôm sau trong danh sách chính của mình.

Ồ, và đây là một viên thuốc khó nuốt khác: tôi làm tất cả những việc này vào đêm hôm trước, không phải vào buổi sáng hôm đó. Tôi không biết về bạn, nhưng buổi sáng của tôi rất điên rồ. Một loạt email mới đến qua đêm, các con tôi muốn được chú ý và tôi phải pha và uống cà phê. Tôi không muốn bắt đầu ngày mới của mình khi phải tìm thời gian để lập kế hoạch.

Thay vào đó, tôi làm công việc khó khăn vào buổi tối, khi tôi vẫn còn đủ năng lượng tinh thần để làm tốt. Tôi làm điều đó mỗi buổi tối, từ Chủ Nhật đến thứ Năm, mỗi tuần. Khi tôi đến bàn làm việc vào buổi sáng, tôi chỉ cần mở sổ tay ra và bắt đầu danh sách. Nó giúp tôi tìm thấy mục đích hàng ngày của mình nhanh nhất có thể.

Lợi ích bổ sung: Tôi đi ngủ mỗi đêm với nhận thức đầy đủ về những gì cần làm và khi nào, để tôi không lãng phí thời gian vào sáng hôm sau để đưa ra quyết định về nơi bắt đầu. Tôi đã đưa ra quyết định đó vào đêm hôm trước; bây giờ tôi chỉ cần thực hiện nó.

Bạn phải tin tưởng vào hệ thống của mình. Các trường hợp khẩn cấp có thể nảy sinh giữa lúc xây dựng danh sách và sáng hôm sau, nhưng đó là lý do tại sao cần có thời gian đệm. Chỉ cần lập kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước, và sau đó làm việc theo lịch trình đó mỗi ngày.

Làm chủ nghệ thuật lập kế hoạch mỗi ngày sẽ giúp bạn tối đa hóa những gì bạn có thể hoàn thành. Dù hệ thống ghi lại và thu thập của riêng bạn trông như thế nào, việc lập kế hoạch trước có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trên thế giới.