Giảm thiểu gián đoạn để tối đa hóa năng suất

Giảm thiểu gián đoạn để tối đa hóa năng suất

Xin hỏi, ai thích bị gián đoạn chứ? Tôi thì không, còn bạn thì sao? Nhưng thật không may, chúng ta lại thường để những sự gián đoạn chi phối cuộc sống của mình. Khi làm việc trong kinh doanh, điều thực sự quan trọng là chúng ta phải tập trung. Chúng ta cần tập trung vào những gì quan trọng nhất, làm việc trong phạm vi thế mạnh của mình để có thể đạt được hiệu suất cao. Vấn đề là hầu hết các doanh nghiệp rất thành công đều có những chủ doanh nghiệp, đội ngũ quản lý và nhân viên rất tập trung và rất giỏi trong công việc của họ.

Bạn biết không, tôi đã xem một nghiên cứu nhỏ về sự gián đoạn. Nghiên cứu cho thấy có thể mất tới 45 phút để phục hồi sau một lần bị gián đoạn. Nếu ai đó ghé vào văn phòng của bạn để trò chuyện, bạn nhận được một cuộc điện thoại, một tin nhắn văn bản, hay bất cứ điều gì tương tự. Sau khi xử lý xong, bạn thường không thể quay lại ngay với công việc đang làm. Thông thường, sự gián đoạn đó làm bạn chậm lại và có thể tiêu tốn của bạn 15 phút. Kinh nghiệm của tôi là khi tôi quản lý tốt những sự gián đoạn đó và không để chúng xảy ra, tôi có thể hoàn thành công việc trong một ngày bằng cả một tuần làm việc bình thường. Tôi đã làm được điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần.

Tôi đang làm trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp. Sự gián đoạn gây tổn thất rất lớn nên chúng tôi phải quản lý thời gian thật tốt. Tôi từng thực hiện một chương trình gọi là Thời gian là Vàng bạc. Sự giàu có thực sự không nằm ở việc bạn kiếm được bao nhiêu tiền mà là bạn có bao nhiêu thời gian để làm những việc mình thích hoặc muốn làm. Chúng ta cần cẩn thận để không lãng phí thời gian. Đối với hầu hết mọi người, 20% thời gian của họ là rất hiệu quả và được sử dụng tốt. 80% thời gian còn lại thì không hẳn như vậy. 80% thời gian đó thường gắn liền với những sự gián đoạn. Đâu là những sự gián đoạn lớn nhất trong cuộc sống ngày nay?

Điện thoại di động, tin nhắn văn bản và email. Nếu bạn có thể học cách quản lý những thứ đó và cai nghiện những sự gián đoạn này, nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong mức độ tập trung, những gì bạn có thể đạt được, những việc bạn có thể hoàn thành và bao nhiêu thời gian rảnh rỗi mà bạn sẽ có. Với email, chỉ cần kiểm tra một hoặc hai lần một ngày rồi xử lý những email quan trọng. Nếu bạn không thể tự rèn luyện để làm điều đó, hãy thuê một trợ lý cá nhân. Có thể là người làm việc trực tiếp với bạn hoặc một trợ lý cá nhân ảo nếu cần. Nhưng, những sự gián đoạn từ email thường chiếm phần lớn thời gian trong ngày của rất nhiều người. Tin nhắn văn bản cũng vậy. Bùm, bạn bị gián đoạn bởi suy nghĩ "ôi, mình phải xử lý việc đó ngay".

Tôi không thể tin được một số khảo sát nói về việc mọi người kiểm tra email vào những thời điểm bạn không ngờ tới. Họ phớt lờ những người xung quanh. Bạn đã bao giờ quan sát mọi người ngồi trong nhà hàng chưa? Một cặp vợ chồng hoặc hai người bạn ngồi trong nhà hàng. Chuyện gì đang xảy ra vậy? Một người đang nói chuyện điện thoại và người kia thì nhìn vào khoảng không. Hoặc, mỗi người đều đang nói chuyện điện thoại với một người khác, hoặc họ đang bận nhắn tin, hoặc đang kiểm tra email. Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp mà ai đó liên tục kiểm tra tin nhắn văn bản chưa? Hoặc họ trả lời cuộc gọi một cách thô lỗ ngay giữa cuộc họp.

Làm sao bạn có thể tập trung được? Làm sao bạn có thể thực sự làm việc hiệu quả nếu bạn để những sự gián đoạn chi phối cuộc sống của mình? Khi bạn đang tập trung làm việc, hãy tắt điện thoại di động. Tắt email. Đừng để nó kiểm tra và thông báo mỗi khi có email mới đến. Sự cám dỗ sẽ khiến bạn muốn xem nó. Hãy tránh xa những sự gián đoạn đó và nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong mức độ hiệu quả, những gì bạn hoàn thành và quan trọng nhất là bạn có bao nhiêu thời gian rảnh rỗi. Một lời khuyên cho người khôn ngoan.