Các tài liệu cần thiết cho văn phòng ảo của bạn

Bạn và khách hàng trên Elance dường như là một sự kết hợp hoàn hảo, và hồ sơ dự thầu của bạn sắp được chấp nhận. Nhưng mọi thứ vẫn chưa hoàn toàn suôn sẻ. Cách dễ nhất để phá hỏng một mối quan hệ công việc đáng lẽ đã rất tuyệt vời là gì? Đó chính là giao tiếp kém.

Mặc dù sử dụng PMB là cách hoàn hảo để chia sẻ ý tưởng, làm rõ các điểm và tạo lịch sử thảo luận với khách hàng, nhưng những freelancer thành công nhất cũng dựa vào một số tài liệu để đảm bảo các kỳ vọng, điều khoản và trách nhiệm được xác định rõ ràng – đồng thời giữ cho mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp luôn tích cực và không có xung đột.

Dưới đây là một vài tài liệu mà mọi freelancer nên cân nhắc sử dụng trong quá trình hợp tác. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của cố vấn pháp lý hoặc kinh doanh để biết thêm thông tin hoặc lời khuyên về bất kỳ tài liệu nào bạn tạo hoặc được yêu cầu ký. Elance cung cấp các ví dụ nhằm mục đích minh họa và thuận tiện cho bạn. Các ví dụ này không thay thế cho lời khuyên của luật sư. Tất nhiên, bạn hãy thoải mái chỉnh sửa và tạo các bản sao cá nhân hóa của riêng mình; bằng cách đó, mỗi khi cần một tài liệu nhất định, bạn có thể nhanh chóng điền vào các mẫu tài liệu mà bạn đã tạo.

Mẫu đề xuất

Các đề xuất rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp sẽ không chỉ xác định những gì bạn sẽ cung cấp mà còn giúp bạn nổi bật giữa đám đông. Hãy đảm bảo các đề xuất của bạn xác định chính xác những dịch vụ bạn sẽ cung cấp, với chi phí bao nhiêu, trong khung thời gian nào… và quan trọng nhất là các sản phẩm bàn giao cuối cùng sẽ là gì. Trên thực tế, đề xuất đóng vai trò là cơ sở cho hợp đồng, vì vậy hãy đảm bảo bạn cảm thấy thoải mái với tất cả các điều khoản của thỏa thuận mà bạn đề xuất đạt được.

Bạn có thể không nhận ra, nhưng mỗi khi bạn đấu thầu một dự án trên Elance, bạn sẽ tự động tạo một đề xuất. Nếu bạn muốn nâng tầm sự chuyên nghiệp của mình, hãy cân nhắc tạo một mẫu đề xuất được thiết kế chuyên nghiệp mà bạn có thể tải lên thông qua PMB. Nếu bạn không có kỹ năng thiết kế tốt, hãy đăng một dự án trong mục Design & Multimedia để có người tạo giúp bạn.

Thỏa thuận dịch vụ tiêu chuẩn

Sau khi đề xuất của bạn được chấp nhận, bạn đã sẵn sàng cho một hợp đồng. Mặc dù “hợp đồng” có thể là một từ nghe có vẻ đáng ngại, nhưng hợp đồng thực chất chỉ là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên để thực hiện một việc gì đó, mà trong đó sự cân nhắc (thường là tiền bạc) sẽ được trao đổi. Trong hầu hết các trường hợp, Thỏa thuận dịch vụ tiêu chuẩn có thể là công cụ hoàn hảo để tạo ra một thỏa thuận rõ ràng và hiệu quả. Chỉ cần chỉ định dịch vụ bạn sẽ cung cấp (bao gồm mọi sản phẩm bàn giao), cùng với các mốc thời gian, chi phí và điều khoản thanh toán cho dự án.

Bạn sẽ tìm thấy các điều khoản khác trên mẫu Thỏa thuận dịch vụ tiêu chuẩn. Các vấn đề pháp lý như bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ và chấm dứt thỏa thuận cũng được đề cập.

Thỏa thuận dự án chi tiết

Một số dự án – đặc biệt là các dự án phức tạp, nhiều giai đoạn và dài hạn – có thể yêu cầu một thỏa thuận chi tiết hơn. Thỏa thuận dự án chi tiết cho phép bạn có không gian để mô tả đầy đủ hơn các điều khoản, sản phẩm bàn giao, cột mốc và các thành phần dự án của mình. Hãy nghĩ theo cách này – nếu bạn đồng ý thiết kế một logo mới cho khách hàng, Thỏa thuận dịch vụ tiêu chuẩn là đủ. Nếu bạn đồng ý thiết kế logo, văn phòng phẩm, tài liệu in ấn, trang web – cộng với việc bạn sẽ cung cấp lập trình trên cơ sở khi cần thiết – và bạn sẽ thực hiện các dịch vụ SEO hàng tuần – thì Thỏa thuận dự án chi tiết có thể sẽ phù hợp hơn.

Cho dù bạn sử dụng Thỏa thuận nào, hãy đảm bảo bạn xác định rõ ràng các điều khoản của dự án. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu – và dù thế nào đi nữa, đừng bao giờ ký bất cứ thứ gì mà bạn không hiểu rõ.

Thỏa thuận không tiết lộ (NDA)

Thỏa thuận không tiết lộ (đôi khi được gọi là Thỏa thuận bảo mật) là một hợp đồng mà trong đó một bên nhận thông tin bí mật hoặc độc quyền từ bên kia đồng ý giữ bí mật thông tin đó. Thỏa thuận không tiết lộ thường được sử dụng trong giai đoạn trước khi ký thỏa thuận dịch vụ. Nhà cung cấp có thể cần quyền truy cập vào một số thông tin nhất định để đấu thầu dự án một cách phù hợp. Nếu vậy, họ có thể được yêu cầu ký NDA để người mua tiềm năng cảm thấy thoải mái khi tiết lộ thông tin đó.

Giả sử một người mua đã nghĩ ra một ứng dụng Web 2.0 mới tuyệt vời. Cô ấy cần một lập trình viên để biến ước mơ của mình thành hiện thực, nhưng cô ấy không muốn tin tức về ý tưởng của mình bị rò rỉ trước khi cô ấy sẵn sàng. Cô ấy có thể yêu cầu bạn ký NDA trước khi chia sẻ những chi tiết đó với bạn. Đừng cảm thấy bị xúc phạm – cô ấy chỉ đơn giản muốn bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của mình và muốn có sự đảm bảo bằng văn bản của bạn rằng bạn sẽ giữ bí mật thông tin mà cô ấy tiết lộ.

Thông thường, một thỏa thuận dịch vụ sẽ bao gồm các điều khoản NDA, nhưng một lần nữa, nếu các cuộc thảo luận của bạn với người mua đang diễn ra ở giai đoạn đề xuất, một NDA riêng biệt chắc chắn có thể phù hợp.

Trong một số trường hợp nhất định khi cả hai bên có thể tiết lộ thông tin bí mật hoặc độc quyền cho nhau, một Thỏa thuận không tiết lộ lẫn nhau có thể phù hợp.

Tác phẩm thuê làm (Work for Hire)

Điều khoản “tác phẩm thuê làm” chuyển nhượng bản quyền từ người sáng tạo sang bên thuê. Nếu bạn là nhân viên của một công ty tại Hoa Kỳ, việc chuyển nhượng đó có thể xảy ra tự động theo quy định của pháp luật. Nhưng, nếu bạn là một freelancer, việc chuyển nhượng đó có thể không xảy ra tự động trừ khi bạn đồng ý với ngôn ngữ “tác phẩm thuê làm”.

Giả sử bạn là một người viết lách và bạn đã được yêu cầu cung cấp một loạt bài viết trên web. Người mua có thể yêu cầu bạn đồng ý với ngôn ngữ “tác phẩm thuê làm”, như sau:

“Sản phẩm cuối cùng sẽ là tài sản duy nhất của và thuộc bản quyền của {Người mua}. {Nhà cung cấp} sẽ không nhận được cũng như không yêu cầu thêm các khoản thanh toán, tiền bản quyền hoặc các khoản cân nhắc khác. {Nhà cung cấp} sẽ không được nêu tên là tác giả hoặc chủ sở hữu của tác phẩm được cung cấp.

{Nhà cung cấp} thừa nhận rõ ràng rằng tài liệu được đóng góp đang được đặt hàng và ủy quyền đặc biệt để sử dụng liên quan đến dự án này, và được đóng góp dưới dạng “tác phẩm thuê làm” theo định nghĩa của luật bản quyền Hoa Kỳ.”

Trên thực tế, bạn đồng ý rằng người mua sở hữu các bài viết và bạn từ bỏ mọi quyền đối với chúng. Đó là bản chất của điều khoản “tác phẩm thuê làm”, và nó có thể hoàn toàn hợp lý trong trường hợp này – nếu không, người mua có thể phải trả tiền cho công việc mà sau đó có thể xuất hiện ở nơi khác!