Hóa đơn tạm tính trực tuyến có thể thay đổi tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn như thế nào

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ trong thời đại toàn cầu hóa nhanh chóng là một thách thức. Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn phải đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc. Bạn vừa là quản lý cửa hàng, chuyên viên chăm sóc khách hàng, nhân viên tiếp thị, vừa là kế toán. Tuy nhiên, một trong những trách nhiệm nhàm chán và gây nản lòng nhất mà bạn phải thực hiện chính là xử lý các hóa đơn…

Chỉ có việc thanh toán hóa đơn kịp thời mới đảm bảo bạn thu về nhiều tiền hơn số tiền chi ra. Thật không may, tình trạng thanh toán hóa đơn chậm trễ đang gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Một phần tư các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Bắc Ireland và hơn hai phần năm tại Vương quốc Anh phải chịu đựng tình trạng thanh toán chậm, với hơn một nửa trong số đó buộc phải xóa nợ lên tới 10% doanh thu của họ.

Nói cách khác, nếu bạn không muốn mất đi số tiền khó khăn mới kiếm được, bạn cần một chiến lược lập hóa đơn doanh nghiệp nhỏ hiệu quả. Đó là lúc hóa đơn tạm tính trực tuyến có thể giúp bạn.

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.

1. Hóa đơn tạm tính là gì?

Thay vì yêu cầu thanh toán một lần, hóa đơn tạm tính cho phép bạn thu tổng số tiền theo các đợt nhỏ. Bạn có thể thiết kế các đợt thanh toán này dưới dạng các khoản thanh toán hàng tháng cố định hoặc khi một giai đoạn công việc cụ thể hoàn thành. Bạn sẽ cần gửi hóa đơn cuối cùng sau khi dự án kết thúc với chi tiết về các hóa đơn tạm tính và các khoản thanh toán tương ứng. Hầu hết mọi trình tạo hóa đơn trực tuyến đều cho phép bạn gửi hóa đơn tạm tính.

Giả sử bạn đang cung cấp dịch vụ SEO cho ABC trong sáu tháng bắt đầu từ ngày 1 tháng 8 năm 2019. Bạn có thể tính phí khách hàng 300 đô la mỗi tháng. Trong năm tháng đầu tiên, bạn sẽ thu được tổng cộng 1500 đô la từ khách hàng. Trong tháng cuối cùng, bạn có thể gửi hóa đơn cuối cùng với số tiền 300 đô la.

Tuy nhiên, bạn sẽ cần thực hiện các điều chỉnh trong hóa đơn cuối cùng cho các giờ làm việc thêm (nếu có) cộng với lợi nhuận bạn dự định đạt được. Ví dụ: nếu bạn đã làm thêm công việc trị giá 500 đô la và dự định đạt lợi nhuận 600 đô la, hóa đơn cuối cùng của bạn sẽ là 1400 đô la.

Tổng số tiền bạn sẽ thu được từ khách hàng trong trường hợp này là 2900 đô la ($1500 + $1400).

2. Tại sao nên sử dụng hóa đơn tạm tính?

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hóa đơn tạm tính vì ba lý do sau đây –

1. Duy trì dòng tiền lưu động – Khi bạn liên tục nhận được các khoản thanh toán hàng tháng, hóa đơn tạm tính giúp bạn duy trì dòng tiền. Dòng tiền có tính thanh khoản cao, đổi lại, giúp bạn điều hành doanh nghiệp trôi chảy mà không phải gánh các khoản nợ không cần thiết.
2. Tránh các khoản xóa nợ tốn kém – Nó cũng có thể giúp bạn tránh các khoản xóa nợ tốn kém vì bạn nhận được một phần lớn thanh toán trước khi dự án kết thúc. Bạn có thể theo dõi khoản thanh toán cuối cùng còn thiếu qua email. Nếu khách hàng ngừng thanh toán giữa chừng, bạn cũng có thể ngừng làm việc cho đến khi các khoản nợ được thanh toán.
3. Cung cấp sự linh hoạt – Đây là một lợi thế cho khách hàng của bạn. Thay vì phải chuẩn bị một khoản thanh toán lớn, họ có thể trả cho bạn theo từng đợt nhỏ. Bạn cũng có thể thêm hoặc bớt các dịch vụ trong thời gian dự án và tính phí khách hàng tương ứng.

3. Khi nào nên sử dụng hóa đơn tạm tính?

Như bạn có thể thấy, bạn chỉ nên sử dụng hóa đơn tạm tính cho các dự án lớn hoặc dịch vụ kéo dài trong một thời gian dài. Thông thường, bạn có thể sử dụng nó cho các dự án kéo dài ít nhất hơn ba tháng. Bạn không thể sử dụng phương pháp này cho các dự án nhỏ và hợp đồng ngắn hạn. Bạn cũng sẽ cần tham khảo ý kiến khách hàng để xem họ có cởi mở với ý tưởng này không. Mặc dù hiếm gặp, một số khách hàng có thể từ chối sử dụng định dạng hóa đơn này.

4. Hiểu về cấu trúc của một hóa đơn tạm tính

Cấu trúc hóa đơn tạm tính của bạn thay đổi tùy thuộc vào loại dịch vụ hoặc dự án bạn đang thực hiện. Ví dụ, một nhà thầu sẽ cần cung cấp chi tiết đo lường cùng với sổ đo lường, bảng kê các khoản thu hồi, khấu trừ, tạm ứng và các khoản thanh toán bổ sung nếu có, cùng thông tin tích lũy về công việc đã hoàn thành cho đến ngày lập hóa đơn.

Mặt khác, một công ty tiếp thị kỹ thuật số sẽ chỉ cần bao gồm chi tiết về công việc đã hoàn thành, công việc đang thực hiện và số tiền được lập hóa đơn như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên, thông thường, một hóa đơn tạm tính có các chi tiết sau.

• Số hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn cũng như ngày đến hạn
• Số Đơn đặt hàng (PO)
• Số Danh mục vật tư (BOM), nếu có
• Tên và chi tiết liên hệ của tổ chức của bạn và khách hàng của bạn
• Mô tả chi tiết về các dịch vụ và sản phẩm bạn đang tính phí
• Tổng số tiền bạn đang tính phí bao gồm bảng phân tích các loại thuế, chiết khấu và bất kỳ khoản phí nào khác
• Điều khoản thanh toán, bao gồm phí thanh toán chậm, nếu có
• Hướng dẫn hoặc ghi chú đặc biệt cho khách hàng, nếu có

Ngoài thông tin này, bạn sẽ cần đề cập đến tổng số tiền đến hạn trong hóa đơn cuối cùng khi dự án hoàn thành cùng với chi tiết của tất cả các hóa đơn tạm tính trước đó.

Sau khi gửi hóa đơn tạm tính, bạn nên mong đợi khách hàng thanh toán trong thời gian quy định. Nếu không, bạn sẽ cần phải theo dõi. Ngày nay, phần mềm lập hóa đơn đã giúp việc lập hóa đơn trực tuyến trở nên dễ dàng hơn, để tạo ra nhiều loại hóa đơn khác nhau, bao gồm cả hóa đơn tạm tính. Bạn cũng có thể tích hợp hầu hết mọi công cụ lập hóa đơn với các ứng dụng kinh doanh khác để tạo hóa đơn chính xác hơn và tự động theo dõi qua lời nhắc qua email.

Lời kết

Như bạn có thể thấy, hóa đơn tạm tính trực tuyến là một công cụ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó không chỉ giúp bạn duy trì dòng tiền mà còn mang lại cho khách hàng sự linh hoạt khi thanh toán theo từng đợt nhỏ. Bạn vẫn đang sử dụng bảng tính Excel cho nhu cầu lập hóa đơn doanh nghiệp nhỏ của mình sao? Có lẽ đã đến lúc chuyển sang một công cụ lập hóa đơn trực tuyến. Câu hỏi là khi nào bạn sẽ thực hiện điều đó? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.