Lập hóa đơn trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ: Lịch sử tóm tắt & 5 loại hóa đơn thiết yếu bạn cần

Các kết quả nghiên cứu cho thấy 27% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) thừa nhận rằng họ gặp khó khăn trong việc tạo và gửi hóa đơn, chưa nói đến việc theo dõi chúng.

Theo một khảo sát của HubSpot trên 400 doanh nghiệp SMB, 49% gặp khó khăn trong việc theo dõi các khoản thanh toán trễ và 46% thấy khó khăn khi nhận thanh toán đúng hạn.

Không có gì bí mật khi các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đảm nhận nhiều vai trò, nhưng đôi khi điều này có thể gây quá tải. Trong khi họ nên tập trung vào các khía cạnh chiến lược và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, họ thường thấy mình phải xử lý các công việc thủ công vốn có thể dễ dàng tự động hóa. Một trong những công việc tốn thời gian như vậy là lập hóa đơn.

Có thể nói rằng việc lập hóa đơn là rất quan trọng để được thanh toán cho các sản phẩm/dịch vụ đã cung cấp, các chủ doanh nghiệp cần nhận ra rằng thời gian là tiền bạc. Sẽ không có lợi nhuận nào được tạo ra từ thời gian dành cho việc tạo, gửi và sắp xếp hóa đơn.

Tốt nhất là nên tự động hóa các công việc lập hóa đơn để không chỉ tiết kiệm những giờ quý báu mà còn hợp lý hóa quy trình, giúp quy trình không có lỗi và đảm bảo thanh toán nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng các loại hóa đơn khác nhau cho các nhu cầu thanh toán kinh doanh đa dạng của mình. Trong khi đó, bạn có thể chăm sóc các hoạt động kinh doanh giúp bạn tăng thêm doanh thu hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Việc lập hóa đơn không bao giờ nên gây phiền toái hoặc làm chậm hoạt động của doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn nghĩ rằng nó đang cản trở năng suất của mình, việc sử dụng phần mềm lập hóa đơn trực tuyến có thể giúp ích. Nó sẽ cải thiện trải nghiệm của bạn với khách hàng theo những cách sau:

• Cung cấp báo giá chính xác trước khi lập hóa đơn

Bạn có thể chủ động ngăn chặn khả năng phải trả lời các câu hỏi xác minh và giải quyết bất đồng với khách hàng ở giai đoạn sau bằng cách tạo các hóa đơn theo phong cách chuyên nghiệp với sự trợ giúp của phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ. Việc sử dụng các mẫu của phần mềm sẽ đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng đều hiểu rõ về các yêu cầu của dự án và chi phí liên quan ngay cả trước khi bắt đầu công việc.

Những loại hóa đơn này cũng có thể giúp bạn nêu chi tiết các điều khoản thanh toán và thiết lập một môi trường làm việc lành mạnh ngay từ khi bắt đầu dự án. Điều này, đến lượt nó, sẽ đảm bảo rằng bạn không phải mất hàng giờ để xem xét các điều khoản và điều kiện thỏa thuận nhiều lần để trả lời các thắc mắc của khách hàng.

• Thêm các chi tiết cụ thể và tiêu chuẩn thương hiệu

Hóa đơn của bạn nên giúp khách hàng dễ dàng nhận diện bạn, vì vậy việc thiết lập các tiêu chuẩn thương hiệu mạnh là cần thiết. Chúng cũng nên nhấn mạnh các giá trị thương hiệu của bạn một cách nhất quán trong tất cả các thông tin liên lạc.

Một số thông số kỹ thuật quan trọng nên được đề cập trong mọi hóa đơn được tạo để tổ chức tốt hơn. Việc có một hệ thống đánh số tại chỗ sẽ giúp ích để bạn có thể gán một số/mã duy nhất cho mỗi hóa đơn để dễ dàng theo dõi. Hóa đơn của bạn cũng nên chỉ định chi tiết liên hệ của bạn như địa chỉ văn phòng, địa chỉ email và số điện thoại.

Hơn nữa, hãy đảm bảo các thông số kỹ thuật được đề cập bao gồm các điều khoản và điều kiện hoàn thành công việc và thanh toán. Mặc dù các số liệu và quy định này đã được bao gồm trong thỏa thuận/hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn của bạn nên củng cố chúng với khách hàng khi chúng được phát hành.

Mục đích của việc lập hóa đơn

Các doanh nghiệp gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng sau khi cung cấp cho họ hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn đóng vai trò là tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử về giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải duy trì hồ sơ của tất cả các giao dịch bán hàng mà họ thực hiện để bảo vệ lợi ích của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp trong tương lai.

Các mục đích của việc lập hóa đơn bao gồm:

• Lưu trữ hồ sơ

Một trong những mục đích chính của việc lập hóa đơn là ghi lại chính xác số liệu bán hàng của bạn. Đây là một cách hiệu quả để theo dõi các chi tiết cụ thể như ngày sản phẩm được bán, giá đã thanh toán cho sản phẩm đó, cũng như bất kỳ khoản nợ chưa thanh toán nào. Hơn nữa, hóa đơn cũng hỗ trợ quy trình kế toán trong khi theo dõi hiệu suất của nhân viên thực hiện bán hàng và các mặt hàng họ bán.

• Tính toán thuế

Thông thường, các chính phủ không xây dựng một hệ thống hoặc mẫu cố định cho loại hóa đơn mà doanh nghiệp nên sử dụng. Tuy nhiên, tất cả các doanh nghiệp đều phải nộp một số loại thuế nhất định, đó là lý do tại sao các công cụ lập hóa đơn trở nên hữu ích trong việc ghi lại dòng tiền vào. Luôn là một ý tưởng hay khi duy trì bản tóm tắt liên tục về tất cả các giao dịch kinh doanh với sự trợ giúp của hóa đơn. Điều này rất hữu ích khi đến thời điểm khai thuế và đảm bảo rằng số tiền chính xác được nộp để tránh bị kiểm toán.

• Các cân nhắc pháp lý

Các hệ thống lập hóa đơn trực tuyến giúp bảo vệ các doanh nghiệp nhỏ khỏi các vụ kiện dân sự gian lận và nhỏ nhặt. Các chi tiết được đề cập trong hóa đơn làm rõ rằng một mặt hàng/dịch vụ cụ thể đã được cung cấp vào một thời điểm nhất định. Một hóa đơn có chữ ký của khách hàng cực kỳ có giá trị vì nó đóng vai trò là bằng chứng về một thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nếu không có hóa đơn, sẽ không có hồ sơ về việc bán hàng, điều này khiến các doanh nghiệp dễ gặp phải các xung đột liên quan đến giá cả.

• Thu thập thông tin chi tiết về tiếp thị

Các chủ doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tất cả các hóa đơn bán hàng để sử dụng thông tin đó cho việc nhắm mục tiêu vào cơ sở khách hàng của mình và tiếp thị đến họ. Điều này bao gồm dữ liệu như ngày bán hàng, tần suất bán hàng, sản phẩm đã bán và giá bán của sản phẩm. Phần mềm CRM hoặc các chuyên gia tiếp thị có thể sử dụng thông tin này để thu thập thông tin chi tiết về nhân khẩu học khách hàng, thời gian mua sắm cao điểm, sản phẩm ưa thích và nhiều hơn nữa. Điều này chứng tỏ giá trị khi tạo ra các chiến lược tiếp thị.

• Quản lý hàng tồn kho

Việc sử dụng các hóa đơn được thiết kế tốt cho doanh nghiệp nhỏ có thể mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán vì chúng giúp quản lý hàng tồn kho. Cho dù bạn sử dụng hệ thống hàng tồn kho tự động giúp thêm và bớt các mặt hàng khi bạn nhận và bán chúng hay sử dụng phương pháp giấy và bút truyền thống để quản lý thông tin về kho hàng hiện có của mình, hóa đơn là một tài liệu có giá trị. Người bán có thể theo dõi chi tiết về các sản phẩm được bán và vận chuyển, trong khi người mua có thể theo dõi các sản phẩm được nhận và lưu kho.

• Chia sẻ thông tin

Hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ trình bày tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm và bán hàng theo cách có hệ thống, trong đó tổng giá được chia nhỏ một cách có hệ thống và giải thích rõ ràng. Nó cũng phản ánh các khoản phí áp dụng cho dịch vụ cũng như nhân công. Các chi tiết khác bao gồm ngày và giờ mua hàng, các loại thuế áp dụng, tổng giá sản phẩm, ngày gửi, ngày đến hạn thanh toán, và thông tin người bán và người mua.

Từ truyền thống đến hiện đại: Hành trình lập hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp hiện đại, các công cụ lập hóa đơn đang tạo đà vì chúng hợp lý hóa và đơn giản hóa việc nhận thanh toán. Tuy nhiên, việc ghi lại quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ cũng như các giao dịch kéo theo đã được thực hiện từ 5000 năm trước.

Trước khi phần mềm lập hóa đơn và thanh toán hiện đại cho các doanh nghiệp nhỏ ra đời, các phương pháp khác đã được sử dụng. Nó bắt đầu hàng ngàn năm trước ở vùng Lưỡng Hà cổ đại tại một khu vực tương ứng với Iraq hiện đại. Trong các hình thức hóa đơn được ghi lại sớm nhất, người bán đã tạo ra các IOU (viết tắt của cụm từ "I owe you" - Tôi nợ bạn) trên các thẻ làm bằng đất sét.
Với những tiến bộ công nghệ trong thời đại chúng ta đang sống, việc gửi hóa đơn trên giấy, email và PDF cũng đã được coi là những phương pháp sơ khai.

Hãy cùng xem hóa đơn đã phát triển như thế nào qua nhiều thế kỷ.

Nguồn: Ohmynews.com

3300 TCN: Hình ảnh này mô tả một trong những hóa đơn sớm nhất thế giới, xuất hiện dưới dạng các phiến đất sét. Các dòng chữ trên đó được thực hiện với sự trợ giúp của một hệ thống chữ viết gọi là chữ hình nêm.

Nguồn: Wikimedia Commons

1504: Hình ảnh này cho thấy một tài khoản về khoản thanh toán trước 36 bảng Anh do Philip I của Castile thực hiện khi ông mua một bức tranh về Ngày Phán xét (Thiên đường và Địa ngục).

Nguồn: Goodfuneralguide.com

1780: Hình ảnh trên cho thấy một hóa đơn thế kỷ XVIII cho các sản phẩm được mua cho một đám tang. Các mặt hàng bao gồm quan tài, đồ nội thất và nhiều thứ khác.

Nguồn: Jot101.com

1870: Hình ảnh này cho thấy một tài liệu được tạo bởi giám đốc dàn hợp xướng Nhà nguyện Sistine. Họ tính phí 67 franc và 50 centime cho sáu bài học cộng với bản nhạc.

Nguồn: Thư viện Anh

1891: Đây là một hóa đơn thế kỷ XVII cho các biểu đồ biển của Hà Lan được Thư viện Anh mua.

Nguồn: The Coopered Tot

1904: Đây là một hóa đơn đầu thế kỷ XX từ Công ty Graham Distillery nổi tiếng.

Nguồn: Wikimedia Commons

1935: Đây là bảng giá cho cung và tên ở Bỉ trông như thế nào.

Nguồn: Wikimedia Commons

1942: Đây là hóa đơn cho bức tranh Nighthawks của họa sĩ người Mỹ Ed Hopper từ Viện Nghệ thuật Chicago.

Nguồn: Wikimedia Commons

1976: Hình ảnh này cho thấy máy in IBM cỡ lớn model 3800. Nó được sử dụng lần đầu tiên cho việc in tài liệu quy mô lớn như hóa đơn và nhãn gửi thư.

Nguồn: Vintagecomputing.com

1981: Nhìn thấy ở trên là hóa đơn cho một ổ đĩa dành cho Atari 800, một trong những máy tính cá nhân đầu tiên được tung ra thị trường.

Nguồn: DiCentral Corp.

2003: Hình ảnh trên là ảnh chụp màn hình hóa đơn của Walmart. Đây là cách các giải pháp lập hóa đơn dựa trên ERP điển hình trông như thế nào (và có lẽ vẫn vậy), mặc dù các văn phòng vẫn cần thực hiện một lượng giấy tờ hỗ trợ nhất định.

2013: Phần mềm lập hóa đơn điện tử đã trở thành một yếu tố thay đổi cuộc chơi hoàn toàn và đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn.

Nhiều doanh nghiệp tạo hóa đơn trên các chương trình như Microsoft Word và Excel. Các mẫu để tạo các hóa đơn như vậy có sẵn trực tuyến. Tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống một mẫu, điền vào các trường dữ liệu bắt buộc và gửi email. Bạn cũng có thể in hóa đơn và gửi cho khách hàng qua đường bưu điện. Tuy nhiên, điều này có thể cực kỳ tẻ nhạt và tốn thời gian đối với một doanh nghiệp đang phát triển, đặc biệt nếu bạn phải lặp lại cùng một quy trình thường xuyên.

Hơn nữa, đây cũng là một quy trình dễ xảy ra lỗi. Từ việc nhập sai số đến vô tình xóa một số chi tiết và làm hỏng căn lề, phạm vi để xảy ra sai sót là rất lớn.

Vì những lý do này, các công cụ lập hóa đơn trực tuyến đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ. Chúng không chỉ dễ sử dụng mà còn cho phép người dùng tạo các loại hóa đơn khác nhau chỉ trong vài giây.

Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả và thuận tiện hơn để làm việc vì những lý do sau:

• Tự động hóa: Phần mềm hóa đơn trực tuyến tự động hóa các quy trình cần thiết giúp việc lập hóa đơn trở nên dễ dàng và hiệu quả. Điều này bao gồm việc gửi lời nhắc thanh toán tự động cho các hóa đơn chưa thanh toán đến các bên liên quan.
• Thanh toán nhanh hơn: Định dạng hóa đơn được phần mềm hóa đơn sử dụng mang lại thiết kế chuyên nghiệp. Nó bao gồm tất cả các thông tin cần thiết được truyền đạt rõ ràng đến khách hàng để cho phép thanh toán nhanh hơn.
• Các công cụ tích hợp sáng tạo: Dữ liệu quan trọng liên quan đến sản phẩm, khách hàng, giá cả và thuế được lưu trữ an toàn bởi phần mềm hóa đơn. Điều này cho phép các doanh nghiệp chuẩn bị hóa đơn chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Tính di động: Vì tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, việc bạn truy cập từ đâu không quan trọng. Cho dù bạn muốn làm việc với nó tại bàn làm việc hay khi đang di chuyển, lập hóa đơn trực tuyến cho phép bạn dễ dàng xem và quản lý hóa đơn của mình. Hơn nữa, bạn được trang bị để thực hiện các giao dịch thông qua thiết bị di động của mình.

Bài toán chi phí

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển từ phương pháp lập hóa đơn dựa trên giấy sang các phương pháp điện tử trực tuyến. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp mới nổi vẫn tiếp tục sử dụng các hệ thống hóa đơn và thanh toán dựa trên giấy cùng với các quy trình xử lý thanh toán lỗi thời. Điều này có thể chứng tỏ là đắt đỏ, không chính xác, đơn điệu, cũng như cực kỳ tốn thời gian.

Một nghiên cứu của Sterling Commerce tiết lộ rằng (trung bình) việc khắc phục mỗi lỗi hóa đơn giấy tiêu tốn của các công ty 53,50 đô la.

Cùng nghiên cứu đó cũng phát hiện ra rằng “hóa đơn được xử lý thủ công tốn trung bình 30 đô la mỗi hóa đơn để xử lý, trong khi hóa đơn được tự động hóa hoàn toàn chỉ tốn trung bình 3,50 đô la mỗi hóa đơn để xử lý.”

Trong thời hiện đại, một hệ thống lập hóa đơn trực tuyến phù hợp hơn vì nó dựa trên đám mây và giúp các doanh nghiệp có thể tạo và gửi nhiều hóa đơn cùng lúc qua internet. Do đó, một hệ thống như vậy giúp cắt giảm chi phí và tăng tốc quy trình thanh toán.

Nếu bạn vẫn đang sử dụng hệ thống lập hóa đơn dựa trên giấy, một vài yếu tố sau đây có thể đang làm hao hụt ngân sách doanh nghiệp của bạn:

1. Chi phí chuẩn bị và in hóa đơn giấy
2. Chi phí liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn giấy
3. Phí bưu chính và vận chuyển
4. Phí cung cấp các tùy chọn thanh toán như ghi nợ và tín dụng
5. Chi phí liên quan đến hóa đơn không được gửi hoặc hóa đơn bị mất và thời gian
6. Chi phí liên quan đến việc xử lý các cuộc gọi của khách hàng và trả lời các câu hỏi về hóa đơn

“Dưới đây là một đồ họa thông tin sẽ cho bạn biết mọi thứ về lập hóa đơn trực tuyến và tác động toàn cầu của nó. Ngoài ra, tại sao các doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu chuyển sang không giấy tờ và làm thế nào nó sẽ giúp họ thanh toán nhanh hơn và kịp thời trong khi tiết kiệm tiền.”

Sự xuất hiện của hóa đơn trực tuyến

Nếu bạn chưa từ bỏ hệ thống lập hóa đơn dựa trên giấy và áp dụng lập hóa đơn trực tuyến, đây là một vài lý do không thể phủ nhận để làm điều đó ngay lập tức.

• Tạm biệt những thách thức của hóa đơn giấy

Như đã xác định ở trên, quy trình lập hóa đơn dựa trên giấy tốn thời gian, công sức và tiền bạc. Với hệ thống lập hóa đơn trực tuyến, bạn có thể giảm bớt việc tiêu tốn các nguồn lực quý giá trên tất cả các mặt này và tối ưu hóa các chức năng phải trả của mình. Khi nói đến việc lưu trữ hóa đơn, việc gửi lời nhắc tự động thông qua hóa đơn điện tử sẽ để lại một dấu vết dễ dàng cho bạn và khách hàng của bạn tham khảo khi cần. Điều này có nghĩa là ít lộn xộn hơn và ít bừa bộn hơn tại nơi làm việc mà không cần phải lưu trữ giấy tờ.

• Tăng cường tự động hóa quy trình

Nhờ những đổi mới công nghệ, các doanh nghiệp đã có khả năng chuyển đổi quy trình của mình để cộng tác, giao tiếp, quản lý và vận hành tốt hơn, bất kể thời gian và địa điểm. Lập hóa đơn trực tuyến không chỉ có thể làm cho quy trình trở nên thuận tiện và dễ tiếp cận mà còn cho phép bạn tận dụng các thiết bị di động của mình để điều hành doanh nghiệp bằng cách gửi cho bạn các cảnh báo, cập nhật, báo cáo, thông báo kịp thời và nhiều hơn nữa.

• Cải thiện quản lý tiền mặt

Khi điều kiện kinh tế khó khăn, điều này xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, bạn cần tập trung vào việc cắt giảm chi phí. Tầm quan trọng của việc quản lý tiền mặt tối ưu không thể bị bỏ qua. Cho dù đó là nhận thanh toán kịp thời hay trễ hạn hay ghi lại chi tiết về chi phí lập hóa đơn của bạn, một hệ thống lập hóa đơn trực tuyến có thể giúp bạn giữ mọi thứ được sắp xếp ổn thỏa.

• Tạo điều kiện đảm bảo chất lượng

Gửi hóa đơn chất lượng thấp và sai sót cho khách hàng sẽ làm hỏng hình ảnh của bạn và họ có thể sẽ ngừng coi trọng doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể dẫn đến thanh toán trễ hoặc không thanh toán, đó là điều cuối cùng bạn muốn. Có một hệ thống lập hóa đơn trực tuyến tại chỗ sẽ ngăn chặn điều này bằng cách:

1. Xác minh và sắp xếp dữ liệu nhà cung cấp
2. Xác nhận số lượng công việc trên hóa đơn
3. Đảm bảo hóa đơn phù hợp với đơn đặt hàng, biên lai và hợp đồng
4. Phân bổ cho các trung tâm chi phí
5. Tạo các báo cáo thuế chính xác

• Đón nhận sáng kiến xanh

Chúng ta đang sống trong thời đại mà khách hàng muốn được liên kết với các công ty có trách nhiệm xã hội. Hơn nữa, việc chuyển sang màu xanh rất tốt cho hành tinh của chúng ta và các thế hệ tương lai. Tạo ít hóa đơn giấy hơn và lưu trữ tệp điện tử sẽ cho phép bạn thực hiện phần việc của mình để cố gắng tạo ra sự khác biệt rất cần thiết cho hệ sinh thái.

Thiết lập quy trình lập hóa đơn trực tuyến để tận dụng tối đa

Được đề cập phía trước là một vài điều cần ghi nhớ để gặt hái đầy đủ lợi ích của hệ thống lập hóa đơn trực tuyến.

• Đảm bảo thiết lập hệ thống phù hợp: Mỗi khách hàng bạn giao dịch nên được gán một mã số duy nhất và tất cả hóa đơn gửi cho khách hàng nên bao gồm số tương ứng của riêng họ.
• Đều đặn gửi hóa đơn: Thanh toán thường xuyên là chìa khóa để nhận thanh toán kịp thời mà không gây ra tranh chấp.
• Đề cập đến hình phạt cho việc thanh toán trễ: Làm như vậy sẽ giúp khách hàng cảnh giác để không bỏ lỡ các khoản thanh toán và gửi chúng đúng hạn.
• Tạo các báo cáo quan trọng thường xuyên: Cho dù bạn cần báo cáo tức thì hay tùy chỉnh để có cái nhìn nhanh về các công việc kinh doanh của mình, bạn có thể tạo tất cả các báo cáo cần thiết bất cứ khi nào cần để luôn nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Vì quy trình lập hóa đơn trực tuyến được tự động hóa, người mua, người bán và quản trị viên đều đạt được một số lợi ích chiến lược và hoạt động. Khả năng của phần mềm hóa đơn tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác cho phép các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và khả năng tạo doanh thu.

Ngoài các lợi ích như giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và tránh tranh chấp, hóa đơn điện tử còn cung cấp một số ưu điểm khác.

Ưu điểm cho người bán:

• Thanh toán nhanh hơn và chính xác hơn
• Năng suất được nâng cao
• Giảm khả năng bị từ chối hóa đơn
• Đối chiếu tài khoản tốt hơn
• Quản lý tiền mặt được làm phong phú
• Cải thiện mối quan hệ khách hàng
• Tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp

Ưu điểm cho người mua:

• Độ chính xác tăng cường
• Năng suất tốt hơn
• Chu kỳ thanh toán và xử lý được tăng tốc
• Đối chiếu tài khoản được cải thiện
• Quản lý tiền mặt được nâng cao
• Giảm khả năng gian lận, tranh chấp và các vấn đề liên quan đến thanh toán khác
• Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn

Ưu điểm cho quản trị viên doanh nghiệp:

• Nâng cao thương hiệu và nhận thức về doanh nghiệp
• Sử dụng tối ưu vốn kinh doanh
• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và pháp lý
• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp
• Hệ thống CNTT được tối ưu hóa
• Sáng kiến thân thiện với môi trường

Các loại hóa đơn khác nhau: 5 điều cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ

Dưới đây là năm loại hóa đơn thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nhỏ đều cần.

1. Hóa đơn Pro Forma (Hóa đơn chiếu lệ)

Một hóa đơn pro forma khác với báo giá thông thường ở chỗ nó là một thỏa thuận ràng buộc. Tuy nhiên, các điều khoản và điều kiện của việc bán hàng có thể thay đổi. Chúng hữu ích trong việc hợp lý hóa quy trình bán hàng bằng cách giảm thiểu sự qua lại sau khi bán hàng diễn ra, vì tất cả các điều khoản được đề cập đều được tất cả các bên liên quan đồng ý.

Do đó, đây là một tài liệu ước tính thiện chí để ngăn người mua phải chịu các khoản phí không lường trước và đáng kể khi hoàn tất giao dịch.

Mục đích của hóa đơn pro forma là cung cấp cho người mua giá bán chính xác. Hóa đơn này bao gồm các ước tính về phí hoặc hoa hồng, các loại thuế áp dụng và chi phí vận chuyển nếu có. Các doanh nghiệp từ hầu hết mọi ngành đều sử dụng hóa đơn pro forma để hoàn thành quy trình phê duyệt mua hàng nội bộ của họ.

Một doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn pro forma trước khi vận chuyển sản phẩm hoặc tại thời điểm vận chuyển chúng. Mặc dù hóa đơn có chứa chi phí chính xác và chi tiết về việc bán hàng, nó không được coi là yêu cầu thanh toán chính thức. Không có hướng dẫn nào quy định định dạng chính xác của hóa đơn pro forma. Nó có thể giống hoặc không giống với các hóa đơn thương mại khác trong cách trình bày.

Ví dụ:

Bạn có thể đã ghé thăm một cửa hàng thiết kế và đồng ý với giá của một bộ quần áo trên hóa đơn pro forma. Nhà thiết kế sẽ giao bộ quần áo khi nó sẵn sàng. Bạn sẽ trả tiền cho nhà thiết kế khi nhận được hóa đơn. Số tiền cuối cùng trên hóa đơn sẽ bằng hoặc khoảng bằng số tiền được đề cập trong hóa đơn pro forma.

2. Hóa đơn tạm thời (Interim Invoice)

Một hóa đơn tạm thời cho phép chia nhỏ các khoản thanh toán cho một dự án lớn thành nhiều khoản thanh toán nhỏ. Thời điểm thực hiện thanh toán tương ứng với việc hoàn thành một phần xác định trước của dự án. Loại hóa đơn này bao gồm số tiền đó và giúp điều tiết dòng tiền cho các dự án quy mô lớn.

Các dự án lớn tạo ra chi phí cao hơn về vật liệu, nhân công và các chi phí vận hành bổ sung. Hóa đơn tạm thời giúp các doanh nghiệp nhỏ quản lý chi tiêu của họ khi thực hiện các công việc có khối lượng lớn. Bạn không cần phải đợi cho đến khi hoàn thành dự án để nhận thanh toán. Bạn có thể sử dụng số tiền nhận được từ hóa đơn tạm thời để trả một số chi phí bạn phải chịu.

Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi bạn muốn đăng nhiều hóa đơn cho một công việc của khách hàng.

Ví dụ:

Bạn có thể thực hiện một số công việc kế toán cho các kỹ thuật viên HVAC của Johnson. Bạn có thể bắt đầu công việc vào tháng 1 năm 2018 và ước tính rằng công việc sẽ hoàn thành vào tháng 12 năm 2018. Bạn quyết định lập hóa đơn cho khách hàng 100 đô la mỗi tháng.

Nếu bạn sử dụng hóa đơn tạm thời, bạn sẽ phải đăng các hóa đơn tạm thời cho 100 đô la cho mỗi tháng từ tháng 1 năm 2018 đến tháng 11 năm 2018, đưa tổng số hóa đơn lên 11 và tổng số tiền lên 1100 đô la.

Sổ cái thời gian của bạn cho thấy 1500 đô la thời gian của nhân viên. Các hóa đơn tạm thời sẽ hiển thị 11 khoản đăng khác nhau là 1100 đô la, do đó phản ánh số dư WIP ròng là 400. Các hóa đơn tạm thời sẽ hiển thị là “tín dụng trên tài khoản” và sẽ không được phối hợp với bất kỳ khoảng thời gian nào.

Bằng cách sử dụng hóa đơn tạm thời, bạn có lợi thế là có thể thấy tất cả các khoản đăng của nhân viên chưa được lập hóa đơn và tất cả các hóa đơn đã gửi cho khách hàng cho đến nay khi tháng 11 kết thúc. Bạn cũng sẽ có thể xem số dư WIP hiện tại mà họ nợ bạn, điều này có thể giúp bạn đưa ra quyết định lập hóa đơn sáng suốt hơn.

Khi tháng 12 đến, bạn hoàn thành công việc và sẵn sàng lập hóa đơn cho khách hàng. Bạn thấy rằng bạn đã chi 1500 đô la cho nhân viên và đã lập hóa đơn cho khách hàng 1100 đô la. Do đó, bạn có thể quyết định lập hóa đơn cho khách hàng 1800 đô la, do đó kiếm được lợi nhuận 300 đô la. Bạn cũng có thể giảm WIP của khách hàng và xóa tất cả các hóa đơn tạm thời đã đăng.

Đối với điều này, bạn sẽ cần đăng một hóa đơn cuối cùng là 700 đô la (1800 đô la trừ 1100 đô la là 700 đô la). Bạn có thể đăng một khoản xóa sổ với giá trị 1500 đô la vì đó sẽ là số dư hiện tại, và mục tiêu của bạn là đưa giá trị xuống 0 (1500 đô la trừ 0 là 1500 đô la). Hóa đơn cuối cùng được sử dụng để hoàn tất (hoặc xóa) tất cả các hóa đơn tạm thời đã đăng vào tài khoản của khách hàng cho đến nay.

3. Hóa đơn quá hạn (Past Due Invoice)

Một hóa đơn quá hạn đóng vai trò là lời nhắc nhở cho khách hàng rằng họ chưa thanh toán và nên hành động để giải quyết các khoản thanh toán đến hạn. Đôi khi, khách hàng không thanh toán cho bạn theo ngày đến hạn trên hóa đơn cuối cùng. Khi điều này xảy ra, bạn có thể gửi cho họ hóa đơn quá hạn ngay sau khi thanh toán bị trễ.

Mục đích chính của hóa đơn quá hạn là nhắc nhở khách hàng rằng ngày đến hạn thanh toán của họ đã qua. Khi chuẩn bị hóa đơn này, hãy nhớ đề cập đến tất cả thông tin từ hóa đơn cuối cùng, bao gồm cả các hình phạt mà thanh toán trễ sẽ phải chịu.

Ví dụ:

Bạn muốn trải lại đường lái xe của mình, vì vậy bạn mua một lượng lớn sỏi và một vài pallet từ một cửa hàng phần cứng. Thỏa thuận mua hàng đề cập đến thời hạn thanh toán là hai tuần kể từ ngày giao hàng.

Cửa hàng phần cứng giao hàng vào ngày hôm sau, do đó hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng của mình. Bây giờ họ có quyền thu giá mua từ bạn. Theo cách này, một mối quan hệ nợ nần được thiết lập, với bạn là con nợ và cửa hàng phần cứng là chủ nợ.

Nếu con nợ không cung cấp khoản thanh toán đã thỏa thuận theo hợp đồng trước hoặc vào ngày đến hạn như đã đề cập trong thỏa thuận, thì chủ nợ có thể yêu cầu thanh toán trước.

4. Hóa đơn định kỳ (Recurring Invoice)

Việc phát hành hóa đơn định kỳ có ý nghĩa khi lập hóa đơn cho các dịch vụ đang diễn ra. Nó phù hợp nhất cho các khoản thanh toán cùng một số tiền, giống như một gói đăng ký.

Khi bạn thiết lập hóa đơn định kỳ, hóa đơn của bạn sẽ được gửi cho khách hàng của bạn một cách tự động. Bạn không cần phải bận tâm đến việc đặt lời nhắc hoặc sao chép dữ liệu từ hóa đơn cũ sang hóa đơn mới mỗi khi bạn cần gửi chúng đi. Sự sắp xếp này cho phép bạn tập trung thời gian và sự chú ý của mình vào các hoạt động kinh doanh chiến lược khác trong khi việc lập hóa đơn của bạn tự chăm sóc chính nó.

Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp yêu cầu bạn gửi hóa đơn với cùng chi tiết cho khách hàng một cách thường xuyên, bạn cần sử dụng hóa đơn định kỳ. Một vài loại hình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn định kỳ là:

• Các nhà cung cấp dịch vụ, như thợ sửa ống nước và thợ điện, những người lập hóa đơn cho một số giờ làm việc cố định mỗi tháng.
• Các nhà cung cấp gói dịch vụ hàng tháng. Ví dụ, một công ty tiếp thị kỹ thuật số cung cấp một số lượng nội dung nhất định và thực hiện các dịch vụ SEO cho khách hàng của mình.
• Các nhà cung cấp kế hoạch bảo trì cho sản phẩm. Ví dụ, các công ty công nghệ số hóa các quy trình của công ty với sự trợ giúp của các công cụ và công nghệ thương hiệu của họ. Việc tích hợp với các hệ thống cũ và cập nhật liên tục các ứng dụng quan trọng của doanh nghiệp sẽ cần sự hỗ trợ hàng tháng của họ. Một ví dụ khác là nhà cung cấp dịch vụ làm vườn chăm sóc khu vườn của khách hàng hàng tuần.
• Các nhà cung cấp tài liệu giáo dục và tài nguyên đào tạo trực tuyến như học tập trực tuyến dài hạn và các khóa học bồi dưỡng do các viện giáo dục và đào tạo cung cấp.
• Các nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu tư cách thành viên hoặc đăng ký. Đây có thể là đăng ký tạp chí một năm hoặc phí thành viên câu lạc bộ 10 năm.
• Các nhà cung cấp phần mềm tính phí cấp phép mỗi tháng để cho phép sử dụng sản phẩm của họ.

Thông thường, khi hóa đơn định kỳ được sử dụng, khách hàng sử dụng dịch vụ theo định kỳ mà không thực hiện bất kỳ hành động bổ sung nào. Khi thời hạn đã thỏa thuận kết thúc, khách hàng có thể gia hạn hoặc chấm dứt liên minh.

5. Ghi chú tín dụng (Credit Memo)

Một ghi chú tín dụng hoặc biên bản tín dụng là một tài liệu được người bán sản phẩm hoặc dịch vụ cấp cho người mua để giảm số tiền người mua nợ người bán theo các điều khoản của hóa đơn trước đó. Thông thường, ghi chú tín dụng đề cập rõ ràng lý do cho số tiền được nêu trên ghi chú đã được phát hành. Điều này rất hữu ích khi thu thập thông tin về các ghi chú tín dụng và tìm ra lý do cho việc phát hành của chúng bởi người bán.

Tài liệu này thường được phát hành khi người mua muốn trả lại hàng hóa đã mua cho người bán, hoặc khi có vấn đề về giá cả, phụ cấp tiếp thị hoặc bất kỳ lý do nào khác mà người mua không nên trả cho người bán số tiền như đã đề cập trong hóa đơn. Người bán ghi chú về ghi chú tín dụng như một sự giảm số dư phải thu. Người mua, mặt khác, ghi chú nó như một sự giảm số dư phải trả.

Khi sử dụng ghi chú tín dụng, người bán sẽ làm tốt việc xem xét các ghi chú tín dụng mở vào cuối mỗi kỳ báo cáo để kiểm tra sự phù hợp cho việc liên kết với các khoản phải thu mở. Khi điều này được thực hiện, nó làm giảm số tiền trung bình của các hóa đơn chưa thanh toán, và cũng có thể giảm các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.

Trong trường hợp thanh toán từ người mua và người bán đang chờ xử lý, người mua có thể sử dụng ghi chú tín dụng như một phần bù trừ cho khoản thanh toán dựa trên hóa đơn cho người bán. Nhưng nếu người mua đã thực hiện thanh toán đầy đủ như đã đề cập trên hóa đơn, anh ấy/cô ấy có thể sử dụng ghi chú tín dụng để bù trừ cho một khoản thanh toán trong tương lai hoặc yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt để đổi lấy ghi chú.
Một ghi chú tín dụng nội bộ được tạo khi người mua không được gửi bản sao hóa đơn. Điều này được thực hiện khi một doanh nghiệp đang xóa sổ số dư phải thu chưa thanh toán.

Ví dụ:

Bạn đã mua một số quần áo từ một cửa hàng thời trang. Chính sách đổi trả của cửa hàng quy định rằng hàng trả lại sẽ được chấp nhận trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày mua. Chính sách của họ cũng đề cập rằng việc hoàn tiền sẽ được thực hiện thông qua tín dụng cửa hàng chỉ, và không bằng tiền mặt.
Một ngày sau khi mua, bạn nhận ra rằng một trong những bộ quần áo bạn mua có một lỗ thủng. Vì vậy, bạn quyết định trả lại sản phẩm. Quản lý cửa hàng thông báo với bạn rằng họ sẽ chấp nhận sản phẩm trả lại. Người quản lý sau đó tiến hành tạo một ghi chú tín dụng vì cửa hàng quần áo sẽ cần giảm một hóa đơn đã phát hành trước đó để bù đắp cho bộ quần áo bị hỏng đã bán.

Khi ghi chú được phát hành, tài khoản của bạn tại cửa hàng thời trang sẽ được ghi có với số tiền bạn đã trả cho mặt hàng bạn muốn trả lại. Sau đó, bạn có thể sử dụng tín dụng tích cực này để đổi bộ quần áo bị hỏng với một bộ phù hợp cùng mẫu hoặc mua một bộ quần áo khác hoàn toàn.

Kết luận

Thị trường hiện đại cực kỳ cạnh tranh và các doanh nghiệp nhỏ cần được chuẩn bị với các hệ thống và phần mềm tốt nhất để duy trì năng lực. Doanh nghiệp cần không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn giữ chân họ nếu họ muốn phát triển và cạnh tranh trên thị trường lâu dài. Hiệu quả là tên của trò chơi, đó là lý do tại sao điều quan trọng là các doanh nghiệp nhỏ phải tìm cách tối đa hóa kết quả của họ trong khi tiết kiệm tài nguyên của họ. Các yếu tố như cải thiện năng suất và làm cho các giao dịch trở nên thuận tiện cho khách hàng là quan trọng. Một hệ thống lập hóa đơn trực tuyến cho các doanh nghiệp nhỏ là chìa khóa để đạt được điều này. Một quy trình lập hóa đơn được cải thiện cuối cùng sẽ giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn bằng cách mang lại dòng tiền được tăng cường. Đã qua rồi cái thời mà việc tạo hóa đơn trên giấy và bảng tính excel là đủ cho việc lập hóa đơn hiệu quả. Các quy trình kinh doanh hiện đại đòi hỏi hiệu quả và nhiều lợi ích mà chỉ phần mềm dựa trên đám mây mới có thể mang lại.

Doanh nghiệp nhỏ của bạn đã được trang bị hệ thống lập hóa đơn hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu độc đáo của nó chưa? Hãy cho chúng tôi biết nó đã giúp ích cho doanh nghiệp của bạn như thế nào trong hộp bình luận bên dưới.