Tìm hiểu cách Hóa đơn quá hạn có thể giúp giải quyết tình trạng thanh toán chậm

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) phải chịu gánh nặng từ việc thanh toán chậm, điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các chức năng nền tảng và sự thành công của tổ chức.

Vì các sự thật được thể hiện rõ nhất qua những con số, dưới đây là một cuộc khảo sát do Marketvoice thực hiện về mọi khía cạnh của hóa đơn dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Kết quả của cuộc khảo sát này dựa trên dữ liệu thu thập từ hơn 80.000 hóa đơn được phát hành cho các công ty khác nhau tại gần 90 quốc gia.

Các sự thật chính rút ra từ dữ liệu này là:

• 62% hóa đơn được thanh toán chậm
• 1/3 số hóa đơn được thanh toán chậm hơn hai tuần

Dưới đây là hình ảnh hiển thị số lượng các khoản thanh toán bị trì hoãn cho các công ty từ các lĩnh vực khác nhau.

Nguồn

Có cách nào để giải quyết thách thức này một cách hiệu quả không?

Mặc dù tồn tại nhiều loại hóa đơn khác nhau, hóa đơn quá hạn giúp bắt đầu quy trình thu hồi số tiền quá hạn từ khách hàng.

Hãy cùng tìm hiểu về hóa đơn quá hạn.

Hóa đơn quá hạn là gì?

Hóa đơn quá hạn là một phần quan trọng của việc lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ. Đây là một tài liệu chính thức phản ánh bảng kê thanh toán đề cập đến số tiền chưa được thanh toán trong thời hạn quy định. Thông thường, các SMB triển khai một quy trình có cấu trúc để gửi hóa đơn dịch vụ cho khách hàng của họ. Họ thường sử dụng phần mềm hóa đơn trực tuyến để gửi hóa đơn kèm chi tiết thanh toán.

Nếu quá thời hạn thanh toán, công cụ lập hóa đơn sẽ tự động kích hoạt một hóa đơn quá hạn với các chi tiết về khoản thanh toán chậm và bất kỳ khoản phạt nào cho thời gian chậm trễ.

Khi nào cần có Hóa đơn quá hạn?

Thông thường, trong các SMB, các dự án được hoàn thiện, phát triển và bàn giao trước. Chúng được thanh toán theo từng đợt trong quá trình làm việc hoặc sau khi hoàn thành. Khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm, trải nghiệm những lợi ích của nó và thanh toán từ lợi nhuận họ thu được. Điều này không phải do thiếu tin tưởng vào nhà cung cấp dịch vụ/sản phẩm, mà vì khách hàng không phải lúc nào cũng có sẵn nguồn vốn lớn.

Trong tình huống này, các nhà cung cấp dịch vụ tìm đến sự trợ giúp của phần mềm hóa đơn trực tuyến để duy trì tài khoản các khoản thanh toán đã nhận và các khoản đến hạn. Nếu khách hàng không thanh toán và thời hạn quy định đã trôi qua, phần mềm hóa đơn sẽ ngay lập tức gửi hóa đơn quá hạn như một lời nhắc nhở.

Hóa đơn quá hạn có thể giúp ích cho ai?

Người làm tự do (Freelancer)

Mặc dù làm tự do có những lợi ích riêng, nhưng những người làm tự do thường xuyên gặp phải nỗi đau không được thanh toán đúng hạn. Họ có thể sử dụng hóa đơn quá hạn để thông báo cho khách hàng rằng họ có một khoản thanh toán đến hạn.

Hóa đơn quá hạn giúp người làm tự do truyền đạt cho khách hàng rằng họ cần sắp xếp vốn cho khoản thanh toán quá hạn. Hóa đơn này cũng có thể bao gồm các khoản phí bổ sung cho việc thanh toán chậm, nếu có.

Nhà bán lẻ

Trong mô hình bán lẻ, quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất. Một nhà bán lẻ thường đặt hàng sản phẩm từ nhà cung cấp sỉ và bắt đầu phân phối chúng. Một khoản thanh toán một phần được thực hiện cho các sản phẩm đã nhận.

Trong trường hợp này, nhà cung cấp sỉ có thể thấy rằng các khoản thanh toán đang chờ xử lý và ngày đến hạn đã trôi qua. Họ có thể gửi hóa đơn quá hạn để thông báo cho nhà bán lẻ về số tiền quá hạn.

Mục đích của Hóa đơn quá hạn và vai trò của nó trong việc thu hồi thanh toán

Hóa đơn quá hạn cũng giúp thu hồi các khoản thanh toán đến hạn một cách hợp lý. Quy trình này bao gồm các bước sau:

Cấu hình lại các điều khoản thanh toán

Nhà cung cấp dịch vụ có thể tư vấn cho khách hàng về việc thực hiện thanh toán toàn bộ hoặc một phần trong một thời gian nhất định. Họ cũng có thể giảm thời gian thanh toán hoặc tính phí phạt cho việc thanh toán chậm.

Kiểm tra lỗi

Một hóa đơn không có lỗi có thể giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt hóa đơn, tạo điều kiện thanh toán nhanh hơn. Điều này có thể liên quan đến bên thứ ba để soát lỗi hóa đơn và kiểm tra các sai sót.

Đánh giá tín dụng

Điều này bao gồm việc xem xét tình hình tài chính của khách hàng nếu một yêu cầu tín dụng từ trung bình đến lớn đã được đưa ra. Việc đánh giá này sẽ bao gồm kiểm tra các báo cáo tài chính và báo cáo tín dụng của khách hàng.

Thông tin nào cần có trên mẫu Hóa đơn quá hạn?

• Số hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn cùng với ngày đến hạn thanh toán
• Tên và thông tin liên hệ của khách hàng/nhà cung cấp dịch vụ
• Chi tiết phân tách các dịch vụ đã thực hiện, bao gồm ngày tháng, mô tả, số giờ làm việc, nhân lực đầu tư và các khoản phí áp dụng
• Tổng phụ và tổng số tiền cần thanh toán
• Các phương thức thanh toán cụ thể được chấp nhận
• Các điều khoản và điều kiện cho việc thanh toán sớm hoặc muộn, nếu có

Điều gì sẽ xảy ra sau khi gửi Hóa đơn quá hạn?

Hóa đơn quá hạn gây hại cho uy tín của bất kỳ cá nhân/công ty nào. Các nhà cung cấp dịch vụ có thể giảm hạn mức tín dụng hoặc thậm chí ngừng chấp nhận các đề xuất dự án.

Các hóa đơn quá hạn lâu ngày cuối cùng sẽ được chuyển đến các công ty thu hồi nợ. Điều này có thể dẫn đến sự mất uy tín vĩnh viễn đối với công ty đó, khiến các nhà cung cấp dịch vụ khác hạn chế hợp tác kinh doanh.

Nhà cung cấp dịch vụ có thể cảnh báo khách hàng và yêu cầu thanh toán nhiều lần sau khi gửi hóa đơn quá hạn. Nếu khách hàng không phản hồi, các hóa đơn như vậy sẽ được chuyển đến các công ty thu hồi nợ.

Đây là các bước được thực hiện sau khi phát hành hóa đơn:

1. Gửi thư nhắc nợ (Dunning Letter)

Đây là một thông điệp nhắc nhở nhẹ nhàng truyền đạt số tiền đến hạn, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.

2. Nhắc nhở qua cuộc gọi

Nếu thư nhắc nợ không nhận được phản hồi, một cuộc gọi điện thoại cá nhân sẽ được thực hiện để biết tình trạng thanh toán.

3. Leo thang

Nếu nhà cung cấp dịch vụ không thể nói chuyện với người liên quan qua cuộc gọi và nghi ngờ ý định của khách hàng, nhà cung cấp có thể leo thang lên bộ phận kế toán hoặc quản lý cấp cao.

4. Thiết lập lịch thanh toán

Nếu khách hàng đang gặp khủng hoảng tài chính, nhà cung cấp dịch vụ có thể giúp đỡ bằng cách chia nhỏ khoản thanh toán thành các đợt và lên lịch trình. Tuy nhiên, điều này được hỗ trợ bởi một cam kết cá nhân cho việc thanh toán từ phía khách hàng.

5. Thực hiện hành động pháp lý

Nếu các nỗ lực này không thu được khoản thanh toán từ khách hàng, một lá thư của luật sư có thể được thuê để đưa ra các cảnh báo thêm.

6. Nộp đơn yêu cầu phá sản không tự nguyện và kiện khách hàng

Nếu nhà cung cấp dịch vụ phát hiện ra rằng khách hàng cũng chưa thanh toán các khoản nợ cho các công ty khác, họ cùng với các công ty này có thể cùng nhau nộp đơn kiện phá sản và bắt đầu các thủ tục pháp lý tương ứng.

Cần lưu ý rằng một vài điểm đầu tiên là những nỗ lực khiêm tốn để nhận được thanh toán từ khách hàng trong khi vẫn cố gắng duy trì mối quan hệ kinh doanh thân thiện. Các khía cạnh còn lại tập trung vào việc đơn giản là thu hồi các khoản thanh toán đến hạn dựa trên mức độ nghiêm trọng của tình hình và có thể dẫn đến việc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh.

Kết luận

Hóa đơn quá hạn đóng một vai trò then chốt trong chu kỳ thanh toán. Chúng giúp các nhà cung cấp dịch vụ nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán đang chờ xử lý và rằng họ cần sắp xếp vốn trong thời gian quy định để tránh các trục trặc về chức năng.

Việc kết hợp phần mềm hóa đơn trực tuyến hiệu quả có thể giúp việc thu hồi thanh toán dễ dàng hơn bằng cách kích hoạt các hóa đơn quá hạn khi cần thiết. Bạn đã triển khai phần mềm nào để quản lý các khoản thanh toán của mình chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới!