Công nghệ cho doanh nghiệp nhỏ—8 mẹo để làm việc hiệu quả hơn

Cho dù bạn đang tìm cách tạo ra một lực lượng lao động năng suất hơn hay kết nối tốt hơn với khách hàng, công nghệ đều giúp các nhóm doanh nghiệp nhỏ đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nguồn lực và nhân sự hơn. Theo nhiều cách, công nghệ ngày nay là yếu tố cân bằng tuyệt vời—chưa bao giờ các nhà lãnh đạo SMB lại có quyền truy cập vào nhiều công cụ và ứng dụng có thể giúp họ vượt trội hơn các đối thủ cạnh tranh lớn hơn mình.

Với quá nhiều công cụ và tài nguyên sẵn có, thật khó để xác định cơ hội công nghệ nào sẽ giúp ích nhiều nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi chia sẻ một vài thông tin chi tiết dành cho các doanh nghiệp nhỏ đang muốn cập nhật cách sử dụng công nghệ để làm việc hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.

Lập hóa đơn chính xác hơn
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho những rắc rối về hóa đơn, không đâu khác ngoài phần mềm lập hóa đơn dựa trên internet. Mặc dù một số hóa đơn được thanh toán ngay lập tức, nhưng rất có khả năng doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc kiểm tra thủ công các hóa đơn quá hạn hoặc thanh toán một phần. Việc có một hệ thống lập hóa đơn chuyên nghiệp sẽ không chỉ giúp bạn theo dõi từng hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn cần thu mà còn giúp đảm bảo rằng bạn được thanh toán kịp thời. Tốt hơn nữa, bằng cách lưu trữ thông tin lập hóa đơn trực tuyến, bạn có thể dễ dàng thu thập thông tin liên quan cho mùa thuế và thiết lập các khoản thanh toán định kỳ cho khách hàng quen thuộc. Ngoài ra, nó cũng sẽ giúp bạn quản lý tài chính như theo dõi bất kỳ khoản tài chính ngắn hạn hoặc hạn mức tín dụng mà bạn có thể đã vay.

Kết nối với mạng xã hội
Từ việc trả lời tin nhắn trên Facebook đến việc gửi tweet hàng ngày, bạn có thể xây dựng sự hiện diện trực tuyến tốt hơn thông qua công cụ quản lý mạng xã hội. Mạng xã hội là một trong những phương thức mạnh mẽ nhất để các doanh nghiệp kết nối với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Kết quả là, khách hàng của bạn thường yêu cầu sự tương tác tức thì từ doanh nghiệp của bạn đối với các câu hỏi, bình luận và mối quan tâm của họ. Được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, các nền tảng này cho phép bạn cộng tác với một số thành viên trong nhóm để lên lịch đăng bài và giải quyết các yêu cầu của khách hàng trong thời gian thực. Với sự hỗ trợ của các mẫu tin nhắn và cơ sở kiến thức, bạn cũng có thể đảm bảo rằng phản hồi của nhóm bạn luôn đúng thương hiệu và có giọng điệu phù hợp.

Hợp nhất giao tiếp của bạn
Để cải thiện giao tiếp với cả nhóm nội bộ và khách hàng bên ngoài, bạn có thể hỗ trợ tất cả các kênh liên lạc của mình thông qua nền tảng truyền thông hợp nhất đơn giản hóa. Công nghệ này hợp lý hóa cách tiếp cận của bạn đối với trò chuyện nhóm, hội nghị web và thậm chí cả các cuộc gọi điện thoại bằng cách lưu trữ chúng ở một nơi duy nhất, cho phép bạn mở rộng quy mô dễ dàng và chuyển đổi giữa các kênh liên lạc khác nhau để đáp ứng nhu cầu hiện tại. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, loại công cụ này rất hiệu quả vì nó giảm bớt nhu cầu hỗ trợ và bảo trì CNTT tại chỗ, mang lại cho bạn sự linh hoạt đi kèm với giao tiếp trực tuyến mà không gặp rắc rối khi phải tự quản lý.

Quản lý phân bổ của bạn
Việc tạo các bảng thanh toán chính xác thậm chí còn dễ dàng hơn với sự trợ giúp của công cụ theo dõi thời gian dự án cho các doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt khi các nhóm của bạn phải luân chuyển giữa nhiều dự án cho nhiều khách hàng, điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhỏ là phải theo dõi tổng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ để đảm bảo rằng khách hàng của bạn chỉ trả những gì họ nợ. Phần mềm theo dõi thời gian cũng có thể giúp ích ở giai đoạn đầu bằng cách giúp bạn phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng dự án. Bằng cách ghi lại thời gian làm việc, bạn có thể bắt đầu đánh giá xem cần bao nhiêu thời gian và bao nhiêu người để hoàn thành sản phẩm hoặc dịch vụ của mình trước thời hạn.

Tạo hệ thống hỗ trợ khách hàng
Được thiết kế để quản lý tốt hơn các ưu tiên của khách hàng, phần mềm hỗ trợ khách hàng (help desk) cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp một không gian kỹ thuật số duy nhất để theo dõi các yêu cầu của khách hàng và ngăn chặn bất kỳ yêu cầu nào bị bỏ sót. Help desk không còn xa lạ với các công ty lớn và nhiều nhà cung cấp hệ thống help desk hiện cung cấp các giải pháp nhắm vào những thách thức đặc thù của cơ sở khách hàng doanh nghiệp nhỏ. Nhiều hệ thống được trang bị cơ sở kiến thức để giúp bạn hiểu và tận dụng nhiều tính năng mà phần mềm này có thể cung cấp, và tùy thuộc vào gói đăng ký của bạn, bạn sẽ có thể chỉ định yêu cầu cho các thành viên cụ thể trong nhóm và tự động hóa một số yêu cầu nhất định. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì tổ chức tốt hơn mà còn có thể giúp bạn giải quyết các mối quan tâm của khách hàng một cách chiến lược để giảm thời gian phản hồi và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Không sử dụng giấy tờ
Loại bỏ sự phiền phức của giấy tờ, hợp đồng và tài liệu bảo mật bằng cách áp dụng giải pháp lưu trữ và sao lưu dựa trên đám mây. Tài liệu giấy rất khó lưu trữ, sắp xếp và giữ an toàn; chúng chiếm không gian văn phòng quý giá và có thể dễ dàng bị hư hỏng do nước, nấm mốc và hỏa hoạn tại văn phòng. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp nhỏ đã quyết định không sử dụng giấy tờ bằng cách chuyển sang giải pháp lưu trữ trên đám mây. Vì thông tin của bạn được lưu trữ qua internet, việc truy cập các tài liệu này đơn giản như việc tìm kiếm chúng, bất kể vị trí hiện tại của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thực hiện thẩm định và kết hợp hệ thống đám mây của bạn với công cụ sao lưu và phục hồi sau thảm họa để đảm bảo việc mất dữ liệu có thể đảo ngược.

Thống nhất đào tạo nhân viên
Vì các doanh nghiệp nhỏ hiếm khi có thời gian hoặc nhân viên dư thừa để đào tạo nhân viên mới, nhiều chủ sở hữu SMB hiện sử dụng hệ thống quản lý học tập tương tác để giữ cho học viên của họ tham gia trong khi họ học hỏi và phát triển các kỹ năng cần thiết để thành công tại tổ chức của bạn. Có lẽ quan trọng nhất, phần mềm LMS giúp các doanh nghiệp nhỏ tạo ra một quy trình có thể lặp lại và đồng nhất để đào tạo nhân viên mới cho từng vai trò, giúp ngăn ngừa bất kỳ sự thiếu sót thông tin vô tình nào và thúc đẩy trình tự các hoạt động đào tạo hợp lý hơn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn thuê thêm nhiều người, việc có một chiến lược đào tạo cụ thể sẽ giúp nhân viên của bạn trở nên thành thạo nhanh hơn mà không cần thêm công việc từ phía bạn.

Bảo mật dữ liệu công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào muốn số hóa quy trình làm việc của mình cũng nên nhớ bảo mật thông tin bằng nền tảng phòng thủ mạng. Đúng là các cuộc tấn công mạng trước đây thường nhắm vào các thực thể doanh nghiệp lớn hơn, nhưng khi công nghệ trở nên tích hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ, ngay cả các tổ chức nhỏ hơn cũng thấy mình là nạn nhân của các vụ vi phạm dữ liệu và tấn công hack. Email lừa đảo (phishing) là một loại tội phạm mạng cụ thể mà các doanh nghiệp nhỏ dễ bị tổn thương, vì chỉ cần một cú nhấp chuột từ một trong những nhân viên của bạn là tin tặc đã có quyền truy cập vào thông tin bảo mật. Bằng cách giáo dục nhóm của bạn về một số phương pháp bảo mật mạng tốt nhất và chủ động đầu tư vào các công cụ mạng, bạn có thể đảm bảo rằng thông tin của nhân viên, khách hàng và doanh nghiệp của bạn luôn nằm trong tay đúng người.