Tại sao doanh nghiệp nhỏ của bạn cần phần mềm theo dõi thời gian

Được rồi, đến một lúc nào đó, mọi doanh nhân trẻ hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ đều muốn biết phần mềm theo dõi thời gian nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của họ.

Nhưng, còn một câu hỏi nữa cần tự hỏi bản thân.

Khi nào doanh nghiệp nhỏ của bạn thực sự cần một phần mềm theo dõi thời gian?

Bạn đã bao giờ nghĩ về điều đó chưa? Thực ra là chưa, đúng không!

Chà, không sao cả, trong bài viết này tôi sẽ chỉ cho bạn KHI NÀO thực sự nên sử dụng phần mềm theo dõi thời gian và loại nào phù hợp, tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn.

Nguồn

Thiết lập một doanh nghiệp nhỏ thì rất tuyệt, nhưng vận hành nó mới là cuộc chiến thực sự. Các chủ doanh nghiệp phải nỗ lực rất nhiều để đảm bảo hoạt động trơn tru và quản lý lực lượng lao động tối ưu. Nhờ công nghệ tiên tiến, việc đạt được những mục tiêu này đã trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Theo dõi thời gian đóng một vai trò to lớn trong việc hợp lý hóa các quy trình làm việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục đánh giá thấp điều này và sử dụng các quy trình thủ công cũng như bảng tính để thực hiện. Điều này có thể dẫn đến lỗi do con người, trùng lặp và lãng phí thời gian, từ đó có thể gây tai hại cho doanh nghiệp của bạn.

Đây là lúc một phần mềm theo dõi thời gian mạnh mẽ phát huy tác dụng. Nó không chỉ cung cấp cho bạn thông tin theo thời gian thực mà còn làm cho các quy trình kinh doanh trở nên minh bạch, không có lỗi và nhanh chóng.

Dưới đây là một vài lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian trong doanh nghiệp của bạn.

Quy trình làm việc tốt hơn

Một phần mềm theo dõi thời gian toàn diện cho phép bạn nắm bắt mọi diễn biến trong doanh nghiệp của mình. Bạn sẽ luôn biết chính xác doanh nghiệp của mình đang vận hành như thế nào, nhân viên của bạn đang làm gì, dự án nào đang tiêu tốn nhiều/ít tài nguyên nhất, và hơn thế nữa. Kiến thức này sẽ giúp bạn hợp lý hóa các quy trình, tổ chức dự án, ủy quyền trách nhiệm, theo dõi dòng tiền một cách dễ dàng.

Mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp đều được thiết kế với một mục tiêu, đó là lợi nhuận. Một mục tiêu liên quan chặt chẽ khác là cắt giảm chi phí chung. Khi bạn có một hệ thống theo dõi thời gian hiệu quả, bạn luôn được trang bị những con số chính xác. Hơn nữa, bạn có thể giải quyết vấn đề nhỏ nhất một cách kịp thời.

Việc quản lý tài nguyên trở nên dễ dàng hơn, dẫn đến kết quả đầu ra kịp thời và chất lượng. Một chương trình theo dõi thời gian cũng có thể giúp các chủ doanh nghiệp phân bổ mức độ tài nguyên phù hợp giữa các dự án khác nhau, tùy thuộc vào quy trình làm việc. Điều này giúp ích cho việc quản lý nhân sự vì các chủ doanh nghiệp có thể đánh giá xem họ có cần tạo ra các vị trí cố định hay chỉ đơn giản là thuê ngoài một số nhiệm vụ nhất định cho các nhà thầu.

Quy trình đánh giá hiệu suất và báo cáo có thể được đơn giản hóa và đẩy nhanh bằng cách có phần mềm theo dõi thời gian phù hợp. Hơn nữa, việc giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động cũng trở nên dễ dàng. Việc xem xét quy trình làm việc trong một khoảng thời gian trở nên thuận tiện cũng như việc xác định phạm vi lỗi và cải tiến.

Cải thiện năng suất nhân viên

Bạn có biết, một con số khổng lồ 70% nhân viên tại Mỹ không gắn kết với công việc?

Một hệ thống theo dõi thời gian trực tuyến rất tuyệt vời để thúc đẩy năng suất của nhân viên. Nó cho phép họ theo dõi chính xác lượng thời gian họ dành cho các dự án của mình và đánh giá mức độ hiệu quả thực sự của họ.

Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ của mình và tính toán thời gian họ dành cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp cải thiện sự tập trung của họ. Nếu họ thấy năng suất của mình thấp, họ có thể nhanh chóng thực hiện các bước để cải thiện hiệu suất thông qua việc phân bổ thời gian tốt hơn.

Nếu họ ước tính có sự chậm trễ trong việc bàn giao dự án, họ có thể thông báo cho người quản lý và khách hàng cùng với thời hạn hợp lý, từ đó cảm thấy có trách nhiệm hơn và kiểm soát được công việc của mình.

Hơn nữa, nhân viên có thể quản lý các kỳ nghỉ và ngày ốm tốt hơn. Họ sẽ không cần phải băn khoăn về số dư nghỉ phép của mình vì hệ thống sẽ cung cấp cho họ tất cả thông tin cần thiết. Bằng cách này, họ cũng cảm thấy kiểm soát tốt hơn thời gian nghỉ của mình.

Điều này mang lại một lợi ích gián tiếp khác: khi nhân viên biết về các ngày nghỉ của mình, họ có thể lên lịch công việc tốt hơn. Người sử dụng lao động không cần phải ngạc nhiên nếu họ nhận thấy sự sụt giảm số lượng nhân viên vắng mặt không báo trước (ngoại trừ những ngày ốm vì những ngày này không thể lên kế hoạch trước). Có một hệ thống theo dõi thời gian sẽ cho phép lập lịch thời gian tốt hơn và gắn cờ những nhân viên đang lợi dụng hệ thống một cách không chính đáng.

Quản lý bảng lương vượt trội

Một hệ thống theo dõi thời gian được trang bị tốt sẽ cho phép bạn tạo các bảng chấm công không có lỗi, có thể được sử dụng cho mục đích tính lương. Hầu hết các công ty đều gặp phải các vấn đề liên quan đến tiền lương, nơi nhân viên nhận được số tiền thấp hơn hoặc cao hơn mức thù lao hàng tháng của họ. Những loại vấn đề này có thể được loại bỏ bằng công cụ theo dõi thời gian.

Đôi khi, nhân viên có thể được yêu cầu làm việc theo ca hoặc vào những giờ lẻ. Trong những trường hợp như vậy, bộ phận tính lương có thể gặp khó khăn trong việc tính toán giờ làm việc và đảm bảo các khoản thanh toán và/hoặc khấu trừ chính xác. Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian giúp việc này trở nên dễ dàng hơn và gần như không có lỗi. Tất cả các tính toán được nhập vào phần mềm và nhân viên có thể tự theo dõi thời gian của mình trong khi nhận được mức lương phù hợp.

Loại bỏ gian lận thời gian

Theo một nghiên cứu gần đây, nhân viên trung bình đánh cắp khoảng 4,5 giờ mỗi tuần từ người sử dụng lao động của họ, tổng cộng gần sáu tuần làm việc đầy đủ mỗi năm trong khi gây thiệt hại hàng trăm tỷ đô la cho các doanh nghiệp mỗi năm trên toàn thế giới.

Ngoài ra, lên đến 10 phút mỗi ngày, mỗi nhân viên, bị mất do đi làm muộn, ăn trưa kéo dài và ra về sớm, theo Hiệp hội Bảng lương Hoa Kỳ.

Nói một cách đơn giản, gian lận thời gian đề cập đến hành vi thổi phồng số giờ làm việc. Đôi khi, nhân viên nhận lương cho những giờ họ không làm việc. Điều này có nghĩa là họ nhận tiền từ người sử dụng lao động mà không đóng góp gì lại cho tổ chức. Trộm cắp thời gian phổ biến hơn chúng ta nghĩ và có thể ảnh hưởng đến ngân sách của công ty, dẫn đến tổn thất hàng triệu đô la hàng năm.

Điều này có thể được ngăn chặn bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi thời gian phù hợp vì nó ghi lại mọi giờ làm việc của từng nhân viên. Tất cả những gì họ cần làm là nhấp vào bộ đếm thời gian. Một công cụ theo dõi thời gian tốt có thể theo dõi số giờ có thể tính phí cho mỗi dự án, mang lại sự minh bạch trong quy trình tính toán thời gian dành cho chúng. Điều này, đến lượt nó, trao quyền cho người sử dụng lao động thực hiện thanh toán không sai sót cho từng phút.

Thanh toán cho khách hàng

Độ chính xác về tài chính là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp sinh lời. Tuy nhiên, thanh toán cho khách hàng là một vấn đề phổ biến mà nhiều công ty phải vật lộn. Điều quan trọng là khách hàng phải được thanh toán chính xác trong khung thời gian quy định. Các công ty không sử dụng phần mềm theo dõi thời gian và lập hóa đơn mạnh mẽ thường gặp khó khăn trong việc đạt được điều này.

Một số công ty tính phí khách hàng theo giờ, trong khi những công ty khác có thể tính phí theo dự án. Đây có thể là một nhiệm vụ khó hiểu khi thực hiện thủ công. Với phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể loại bỏ sự nhầm lẫn khỏi quy trình và tính phí cho mỗi khách hàng số tiền phù hợp.

Việc mất dấu số giờ có thể tính phí có thể dẫn đến việc nhân viên bị mất tiền lương của họ. Trên thực tế, ngay cả các doanh nghiệp cũng có thể bỏ lỡ việc mang lại doanh thu, dẫn đến tổn thất hàng chục ngàn đô la trong mỗi chu kỳ. Khi số giờ có thể tính phí được tính toán đúng cách, bộ phận tính lương sẽ dễ dàng thực hiện kịp thời và chính xác. Toàn bộ quy trình trở nên đơn giản và hiệu quả, và dòng tiền trở nên ổn định hơn.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm cách giảm độ dài của chu kỳ thanh toán, tất cả những gì bạn cần là một chương trình theo dõi thời gian hiệu quả. Nó có thể giúp bạn chuyển đổi và hiện đại hóa chu kỳ thanh toán của mình và cải thiện dòng tiền. Hiện tại, bạn có thể mất một hoặc hai tháng chỉ để thanh toán cho khách hàng và từ đó, nhận được các khoản thanh toán chậm trễ. Đã đến lúc nói lời tạm biệt với những thực tiễn lỗi thời này.

Phân tích thời gian thực

Mọi doanh nghiệp đều đạt đến thời điểm phải cân nhắc việc tăng giá các dịch vụ của mình. Để chắc chắn về việc định giá đúng, bạn sẽ cần một trình theo dõi thời gian đi kèm với tính năng phân tích.

Khi bạn biết thời gian trung bình để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể khấu trừ lương của nhân viên cho khoảng thời gian đó và cắt giảm chi phí để xem liệu mức giá hiện tại có còn khả thi cho doanh nghiệp của bạn hay không. Nếu bạn đang thiếu hụt, bạn cần tăng giá. Sự rõ ràng này chỉ có thể đạt được nếu bạn có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực chính xác, mà bạn có thể dễ dàng trích xuất từ phần mềm theo dõi thời gian.

Mọi thứ không dừng lại ở đó. Phần mềm của bạn nên giúp bạn dễ dàng xem và hiểu dữ liệu. Các nhà quản lý sẽ làm tốt nếu có quyền truy cập vào các báo cáo kinh doanh chi tiết hoàn chỉnh với biểu diễn trực quan của dữ liệu như biểu đồ và đồ thị.

Các tính năng phân tích có thể được tùy chỉnh theo sở thích của bạn có thể giống như lớp kem trên bánh. Dữ liệu đáng tin cậy thu được từ phân tích giúp đưa ra các con số quan trọng hàng ngày và/hoặc hàng tuần, và tạo ra các báo cáo hấp dẫn về mặt hình ảnh.

Theo dõi thời gian cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau

Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau và yêu cầu của họ cũng vậy. Các chủ doanh nghiệp sẽ làm tốt nếu chọn phần mềm theo dõi thời gian được trang bị các tính năng có thể đáp ứng các yêu cầu cụ thể của họ.

Dành cho Freelancer

Freelancer có xu hướng làm việc theo thời gian riêng của họ với khách hàng từ nhiều ngành công nghiệp đến từ các múi giờ khác nhau. Một trình theo dõi thời gian đơn giản cho phép nhiều tùy chọn theo dõi thời gian cùng với sự dễ dàng chỉnh sửa các mục thời gian và tiếp tục theo dõi thời gian sẽ là lý tưởng cho họ.

Vì freelancer thực hiện mọi nhiệm vụ kinh doanh một mình, sẽ rất thuận tiện cho họ khi có khả năng truy cập dễ dàng vào tất cả dữ liệu và các mục thời gian của họ ở một nơi. Đồng thời, các tính năng như báo cáo và gửi/xuất tệp cho khách hàng cũng rất cần thiết để khách hàng có thể theo dõi tiến độ công việc và nắm bắt từng phút của thời gian có thể tính phí.

Dành cho nhân viên làm việc từ xa

Trong khi freelancer làm việc độc lập, nhân viên làm việc từ xa thường phải cộng tác với các nhóm khác nhau cũng như với người sử dụng lao động của họ. Họ cũng được yêu cầu giải trình giờ làm việc của mình cho người quản lý, đó là lý do tại sao họ cần một trình theo dõi thời gian cho phép họ làm như vậy.

Một trình theo dõi thời gian được trang bị khả năng xem nhóm là lý tưởng cho nhân viên làm việc từ xa để người sử dụng lao động luôn có thể biết các thành viên trong nhóm đang làm gì. Trình theo dõi thời gian như vậy vượt qua rào cản thiếu giám sát vật lý do khoảng cách và giúp người sử dụng lao động luôn cập nhật những thông tin mới nhất trong mọi dự án.

Dành cho doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ có thể có ít nhân viên hơn so với các doanh nghiệp lớn, nhưng cả hai đều thực hiện gần như tất cả các nhiệm vụ giống nhau. Hơn nữa, các doanh nghiệp nhỏ cũng có ngân sách nhỏ hơn, đó là lý do tại sao họ luôn tìm kiếm các giải pháp có giá hợp lý nhưng hiệu quả, tương thích trên các thiết bị và cung cấp quyền truy cập và hỗ trợ nhanh chóng cho dữ liệu kinh doanh quan trọng từ mọi nơi.

Cộng tác và quản lý nhóm là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp bất kể quy mô của họ. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần phần mềm theo dõi thời gian cho phép mọi người làm việc cùng nhau. Một hệ thống như vậy sẽ giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng tạo và ủy quyền các nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp để tất cả các thành viên trong nhóm đều có cùng quan điểm.

Kết luận

Với vô số hệ thống theo dõi thời gian khác nhau ngoài kia, việc chọn một hệ thống có thể gây bối rối cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào việc xem xét nhu cầu và kỳ vọng độc đáo của doanh nghiệp bạn. Loại hình kinh doanh bạn làm, các thiết bị bạn sử dụng và quy trình làm việc điển hình của bạn cũng sẽ hướng dẫn bạn đưa ra quyết định đúng đắn. Hãy nhớ rằng, phần mềm tốt không chỉ cung cấp các tính năng quan trọng mà còn dễ sử dụng. Hãy đảm bảo rằng cuối cùng bạn chọn một phần mềm hiệu quả, giá cả phải chăng và giàu tính năng.