PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: 5 TÍNH NĂNG KHÔNG THỂ THIẾU CẦN TÌM KIẾM

Giới thiệu
Nếu bạn đang đọc bài viết này, có lẽ bạn đang cân nhắc cải thiện hiệu quả dự án bằng cách thử sử dụng phần mềm quản lý công việc lần đầu tiên, hoặc bạn đang cân nhắc chuyển đổi khỏi một chương trình hiện có không còn đáp ứng được nhu cầu của mình. Dù doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với tình huống nào, việc đưa ra quyết định đúng đắn khi chọn phần mềm quản lý dự án có thể giúp tiết kiệm tài nguyên – rất nhiều tài nguyên – khi thời gian trôi qua và thời hạn ngày càng đến gần. Nếu bạn có cơ hội thay đổi để đảm bảo sự cộng tác, tổ chức và kết quả tốt hơn từ nhóm của mình, bạn sẽ không ngần ngại – và phần mềm được trang bị năm tính năng này chính là chìa khóa đó.

Đương nhiên, những yêu cầu tương tự mà bạn dành cho bất kỳ phần mềm làm việc nào khác – độ tin cậy, chức năng đa nền tảng và lịch sử hiệu suất ổn định – vẫn nên được áp dụng, nhưng đây là những tính năng bạn sẽ sử dụng mỗi ngày khi dự án đang hoạt động. Tổ chức của bạn cần một phần mềm hoạt động chăm chỉ như bất kỳ thành viên nào trong nhóm, hỗ trợ dự án của bạn nói riêng và cả nhóm nói chung. Nếu bạn đang đầu tư vào một công nghệ, hãy đảm bảo nó đáp ứng được nhiệm vụ – hãy sử dụng năm đặc điểm này làm điểm khởi đầu khi mua sắm phần mềm quản lý dự án hoặc quản lý công việc của bạn.

Thông báo và Cảnh báo để Giúp Bạn Luôn Đi Đúng Hướng
Một dự án đòi hỏi nhiều công sức thường vận hành nhiều công việc cùng lúc, với các đầu việc chồng chéo và chuyển tiếp từ nhóm này sang nhóm khác. Nếu một thời hạn được hoàn thành sớm, hoặc một vấn đề lớn được phát hiện, điều quan trọng là phải thông báo các thay đổi ảnh hưởng đến các nhóm "phía sau" càng sớm càng tốt. Các cảnh báo có thể tùy chỉnh sẽ gửi email hoặc tin nhắn trong bảng điều khiển cho các thành viên dự án liên quan khi đạt được các cột mốc hoặc khi có vấn đề phát sinh, đảm bảo việc điều chỉnh hướng đi kịp thời. Bảng điều khiển cũng nên có thể truy cập được trên các thiết bị di động để giữ cho các cảnh báo và thông báo luôn được cập nhật bất kể thành viên nhóm đang ở đâu.
TẠI SAO VIỆC KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG NÀY LẠI GÂY HẠI CHO DỰ ÁN CỦA BẠN:

• Công việc lãng phí được hoàn thành dựa trên các thông số không chính xác.
• Những nhân viên lành nghề phải ngồi chờ đợi một nhiệm vụ đã được hoàn thành lặng lẽ từ nhiều giờ trước.
• Việc bàn giao bị trì hoãn ngoài ý muốn bởi các nhà quản lý không "nắm bắt được thông tin".

Bảo mật để Kiểm soát Quyền Truy cập Thông tin
Các dự án thường xử lý dữ liệu nhạy cảm – các sản phẩm chưa được ra mắt, giải quyết các điểm yếu có thể khiến cổ phiếu lao dốc, nghiên cứu và phát triển cho các đổi mới mới. Ngay cả trong một dự án, có những thành phần nhất định không nên được phát tán cho mọi nhóm làm việc, đó là lý do tại sao phần mềm công việc của bạn nên cung cấp các cài đặt quyền riêng tư. Gửi tin nhắn cho một cá nhân, đưa một người làm tự do bên ngoài vào một cuộc thảo luận hoặc chuỗi bình luận duy nhất và giải quyết các nhóm nhỏ hơn nhất định cũng nên dễ dàng thực hiện như một tin nhắn gửi rộng rãi. Nếu bạn cảm thấy e ngại và nghi ngờ bản thân mỗi khi nhấn "gửi" một tin nhắn, phần mềm công việc của bạn có thể không có các cài đặt quyền riêng tư rõ ràng, thân thiện với người dùng mà bạn cần để thành công.

TẠI SAO VIỆC KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG NÀY LẠI GÂY HẠI CHO DỰ ÁN CỦA BẠN:
• Tin nhắn gửi nhầm người nhận có thể khiến bạn vi phạm các quy định.
• Việc giải quyết sự nhầm lẫn do các tin nhắn hàng loạt không mong muốn gây tốn thời gian và công sức.
• Các giải pháp thay thế phức tạp để đưa nhà thầu hoặc người làm tự do vào gây thêm sự gián đoạn cho tương tác.

Lưu trữ Tài liệu cho các Tệp Cộng tác
Giữa một phiên họp động não hiệu quả, không nhà quản lý nào muốn nhóm của họ phải thoát khỏi bảng điều khiển để kiểm tra máy chủ tệp, hoặc lục lọi qua ổ đĩa đám mây để tìm hình ảnh hoặc tài liệu phù hợp. Sự tập trung là một tài sản quý giá trong các cuộc họp, đó là lý do tại sao các tài liệu và tệp tin cần phải nằm trong tầm tay ảo của bạn, thay vì phải thông qua các liên kết ngoài cồng kềnh. Phần mềm quản lý công việc mà bạn chọn cũng nên có các phân vùng cho các tệp tin, thay vì một đống tài liệu dự án hỗn độn. Nhóm đồ họa không nhất thiết cần các bảng phân tích nhân khẩu học của nhóm tiếp thị và ngược lại; việc cuộn qua một danh sách các tệp không liên quan và mở từng tệp để kiểm tra là một sự phức tạp mà các nhóm bận rộn không thể đối phó. Hãy giữ các tệp của bạn gần bên và được sắp xếp gọn gàng, hiệu quả của nhóm sẽ theo đó mà tăng lên.

TẠI SAO VIỆC KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG NÀY LẠI GÂY HẠI CHO DỰ ÁN CỦA BẠN:
• Các trang web lưu trữ tệp của bên thứ ba có thể không an toàn.
• Người dùng với các máy tính hoặc hệ điều hành khác nhau có thể không truy cập được các trang web lưu trữ.
• Giới hạn kích thước tệp hoặc kích thước tài khoản có thể gây ra sự cố khi tải lên.
• Nếu các tệp cơ sở không được cập nhật ngoài trang web, các thành viên nhóm có thể vô tình làm việc với phiên bản tệp sai.

Công cụ Tổ chức để Ưu tiên Công việc Dễ dàng
Trách nhiệm giải trình không chỉ là động lực, mà còn là một công cụ cần thiết để giữ cho một nhóm đa dạng đi đúng hướng trong quản lý dự án. Phần mềm của bạn nên cung cấp cho các trưởng dự án khả năng tạo và giám sát danh sách việc cần làm, cũng như các tùy chọn cá nhân hóa để các thành viên nhóm có thể điều chỉnh các danh sách đó theo nhu cầu của họ. Lịch và chương trình nghị sự cung cấp cho các thành viên nhóm thông tin về các nhiệm vụ và thời hạn trong ngày khi họ đăng nhập vào bảng điều khiển, chuyển hướng họ khỏi các xu hướng tiêu tốn thời gian của hộp thư đến email. Với tin nhắn, nhiệm vụ và thậm chí cả dòng thời gian có sẵn chỉ với vài cú nhấp chuột, sự trì hoãn sẽ bị đẩy lùi và tốc độ dự án sẽ tăng lên. Hãy nhân sự gia tăng năng suất đó với mỗi thành viên trong nhóm và dự án của bạn đột nhiên trông bớt đáng sợ hơn nhiều.

TẠI SAO VIỆC KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG NÀY LẠI GÂY HẠI CHO DỰ ÁN CỦA BẠN:
• Phong cách quản lý có thể khác nhau giữa các trưởng nhóm và gây ra sự chỉ đạo mâu thuẫn cho các thành viên.
• Danh sách ưu tiên bằng lời nói hoặc thông thường thiếu thẩm quyền cần thiết cho trách nhiệm giải trình.
• Các nhà quản lý được giao nhiệm vụ đánh giá nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu liên quan để tham khảo.
• Nếu một trưởng dự án bị gọi đi hoặc vắng mặt, một cách tiếp cận quy trình làm việc không đồng nhất, không được ghi lại có thể khó theo dõi.

Cập nhật Dựa trên Cộng đồng để Làm rõ Tiến độ Dự án
Khi thông tin quan trọng cần đến với toàn bộ nhóm cùng một lúc, một email hàng loạt quá dễ bị bỏ qua hoặc lãng quên. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc với các cập nhật dựa trên cộng đồng, bạn có thể chắc chắn rằng mọi ánh mắt đều đổ dồn vào tin nhắn của bạn, bất kể điều gì có thể đang ẩn nấp trong hộp thư đến. Nếu khách hàng cuối của bạn cần thay đổi về giọng điệu hoặc hướng đi, bạn không muốn lãng phí thời gian để tiếp cận từng thành viên nhóm một cách riêng lẻ – việc đưa mọi người vào cùng một trang cùng một lúc là rất quan trọng để loại bỏ sự nhầm lẫn và những khó khăn khi phát triển nếu dự án cần thay đổi hướng đi. Lý tưởng nhất, phần mềm bạn chọn nên giữ một bảng tổng hợp các thay đổi quan trọng trong dự án, tương tự như các chế độ xem dòng thời gian được sử dụng trong các chương trình mạng xã hội quen thuộc. Cách tiếp cận này cũng loại bỏ nhu cầu về các vòng họp vô tận, vốn là một trong những kẻ đánh cắp thời gian lớn nhất trong giai đoạn nước rút.

TẠI SAO VIỆC KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG NÀY LẠI GÂY HẠI CHO DỰ ÁN CỦA BẠN:
• Một email cộng tác bị bỏ lỡ duy nhất có thể hoàn toàn làm sai lệch hướng đi của một thành viên nhóm.
• Các thông báo nhóm đòi hỏi các cuộc họp lãng phí thời gian.
• Tin tức quan trọng không thể được gửi ngay lập tức; nó phải được phân tích thành một lịch trình email hoặc cuộc họp.

Kết luận
Các tính năng khác trong phần mềm quản lý công việc của bạn, chẳng hạn như thiết kế đồ họa và giao diện người dùng mượt mà, cũng nên được tính đến trong quyết định mua hàng của bạn, mặc dù ở vị trí ưu tiên thấp hơn trong danh sách mua sắm. Cuối cùng, bạn cần một chương trình quản lý công việc sẽ hòa nhập với môi trường làm việc hiện tại mà bạn đang xây dựng, chứ không phải một chương trình yêu cầu bạn phải xây dựng xung quanh nó. Sự gián đoạn là kẻ thù của sự tiến bộ trong lĩnh vực quản lý dự án, vì vậy hãy đảm bảo các "đồng minh kỹ thuật số" của bạn đang giúp đỡ – chứ không phải làm hại – những nỗ lực của bạn.

Tác giả
Umesh Lalwani
CEO VÀ ĐỒNG SÁNG LẬP, GRAPPLE
Trước đây đã sáng lập và quản lý Assigncorp, một công ty CNTT trong 15 năm. Công ty đã phát triển lên 13 triệu USD một năm. Umesh có niềm đam mê tìm hiểu các xu hướng cá nhân và động lực nhóm hướng tới sự cộng tác và hoàn thành công việc.