Các mẹo quản lý thời gian thực sự hiệu quả dành cho doanh nhân khởi nghiệp

Nếu bạn là một doanh nhân (hoặc đang ấp ủ dự định khởi nghiệp), có lẽ bạn đã biết về những phẩm chất và kỹ năng quan trọng để tạo nên thành công cho doanh nghiệp của mình. Trong khi một số người sinh ra đã có sẵn những tố chất này, nhiều người khác lại phát triển chúng một cách vô thức trong những năm tháng hình thành sự nghiệp, và cũng có những người cần phải nỗ lực học hỏi một cách có ý thức.

Người ta thường nói thời gian không chờ đợi ai. Tôi hoàn toàn đồng ý với điều đó, và trong thế giới kinh doanh, lãng phí thời gian cũng giống như lãng phí tiền bạc. Điều này có nghĩa là thời gian không được phép lãng phí. Nó sẽ luôn trôi đi và luôn có rất nhiều áp lực đè nặng lên quỹ thời gian của bạn.

Tin tốt là có những cách giúp bạn kiểm soát thời gian – của chính bạn cũng như của nhân viên. Hãy đọc tiếp để biết cách thực hiện điều đó một cách hiệu quả.

Thiết lập ưu tiên

Hãy sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng để ưu tiên một cách hiệu quả. Hãy lập danh sách 'việc cần làm' nếu bạn muốn đi đúng hướng và bám sát kế hoạch.

Mỗi ngày sẽ mang đến những vấn đề và thách thức mới, và rất dễ để bạn bị cuốn vào đó. Tuy nhiên, việc có một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành cùng với thời hạn cụ thể sẽ giúp bạn luôn tập trung.

Việc xếp hạng là rất cần thiết vì nó giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng/khẩn cấp nhất. Việc đánh dấu hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách có thể tạo động lực rất lớn.

Theo dõi thời gian của bạn

Để sử dụng thời gian hiệu quả, bạn cần đo lường xem mình có bao nhiêu thời gian, cũng như bạn đang sử dụng chúng như thế nào và vào việc gì. Điều này rất quan trọng để quản lý thời gian xuất sắc. Bạn cần theo dõi thời gian và xác định xem những phút giây quý giá trong ngày của mình đang được sử dụng hay lãng phí vào đâu.

Có nhiều cách để thực hiện việc này. Bạn có thể sử dụng danh sách vật lý, ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc bảng tính excel, nơi bạn có thể ghi chú số phút/giờ dành cho một nhiệm vụ.

Nhưng cách hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm quản lý thời gian chất lượng cao. Nó có thể giúp bạn quản lý thời gian theo cách đơn giản nhất cũng như tính toán các khoảng thời gian phức tạp và sự thay đổi trong chớp mắt, về cơ bản là giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Loại phần mềm này thường dựa trên nền tảng đám mây nên bạn có thể truy cập từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào và xem tất cả dữ liệu đã lưu của mình.

Đừng ngần ngại ủy quyền

Từ điểm trên, một khi bạn đã xác định được nơi mình có thể cắt giảm thời gian, bạn có thể tìm ra những nhiệm vụ nào cần kỹ năng và/hoặc sự can thiệp của bạn, và những nhiệm vụ nào có thể ủy quyền.

Luôn có những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý hoàn toàn và không chia sẻ của bạn. Là một doanh nhân, bạn cần tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn. Các nhân viên khác có thể được giao phó các công việc chức năng. Bạn nên phân biệt được việc gì có thể ủy quyền và việc gì không.

Ủy quyền có nghĩa là dựa vào người khác để hoàn thành nhiệm vụ, trong khi bạn làm những việc khác. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thuê những nhân viên mà bạn có thể tin tưởng, nếu không việc ủy quyền có thể phản tác dụng.

Xây dựng hệ thống làm việc

Làm việc tùy hứng luôn tốn thời gian. Các quy trình được tổ chức và sắp xếp hợp lý luôn giúp tiết kiệm thời gian.

Trong hầu hết các doanh nghiệp, có những nhiệm vụ cần phải thực hiện bắt buộc mỗi ngày để đảm bảo bộ máy văn phòng vận hành trơn tru.

Đây là lúc việc hợp lý hóa và tạo ra các hệ thống, quy trình hiệu quả phát huy tác dụng. Chúng giúp tăng tốc công việc hàng ngày, cuối cùng là tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Tránh các cuộc họp thường xuyên và kéo dài

Vâng, các cuộc họp là một phần quan trọng và không thể tránh khỏi trong văn hóa của mọi công ty đang phát triển, nhưng chỉ khi chúng hiệu quả.

Những cuộc họp dài, không hồi kết mà không mang lại kết quả mang tính xây dựng hoặc kế hoạch hành động thì chẳng khác nào lãng phí thời gian của bạn cũng như của người khác tại nơi làm việc, thời gian đó lẽ ra có thể được dành để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác.

Luôn có chương trình nghị sự cụ thể trước khi bước vào cuộc họp và cố gắng không đi chệch hướng. Ngoài ra, chỉ bao gồm những người chủ chốt có thể đóng góp giải pháp và ý tưởng cho các vấn đề trong chương trình nghị sự. Hãy giữ cho các cuộc họp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

Giải quyết các nhiệm vụ khó khăn trước

Hãy đảm bảo bạn xác định các nhiệm vụ mà bạn thấy khó khăn nhất và giải quyết chúng ngay vào buổi sáng, hoặc khi bạn đang ở mức hiệu suất tối ưu.

Chúng ta nghe những câu chuyện về những gì người thành công làm mỗi sáng, nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ những người dậy sớm mới có thể thành công. Những 'cú đêm' cũng là những người đạt thành tích cao.

Điều tuyệt vời khi điều hành doanh nghiệp của riêng bạn là nó mang lại sự linh hoạt để làm việc đến tận đêm khuya, nếu bạn không phải là người dậy sớm. Hãy tận dụng điều đó.

Thuê ngoài (Outsource)

Tất nhiên bạn có những nhân viên rất tài năng, nhưng có những nhiệm vụ có thể thuê ngoài. Có khả năng bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn từ một công ty chuyên về một nhiệm vụ cụ thể.

Đó có thể là tuyển dụng, tính lương, quảng bá hoặc bất cứ thứ gì không đòi hỏi các bộ phận chuyên trách hoặc toàn thời gian. Thuê ngoài rẻ hơn so với việc thiết lập và vận hành các bộ phận nhất định.

Học cách nói 'Không'

Mặc dù tôi hoàn toàn hiểu rằng bạn không muốn làm khách hàng thất vọng bằng một lời từ chối, nhưng đôi khi, điều đó là cần thiết.

Điều này đặc biệt đúng khi bạn đã có quá nhiều việc phải làm và một khách hàng lại gây phiền nhiễu, khó tính hoặc tốn thời gian một cách không cần thiết.

Thay vì gây nguy hiểm cho những khách hàng mà bạn đã lên lịch, hãy nói không với những người hành động vô lý.

Sẵn sàng cho những gián đoạn

Dù chúng ta ghét chúng đến đâu, những sự gián đoạn vẫn có xu hướng xuất hiện khi chúng ta ít chuẩn bị nhất để đối phó với chúng.

Thay vì dành quá nhiều thời gian để thay đổi kế hoạch, hãy ngăn chặn những gián đoạn này bằng cách dành thời gian để xử lý chúng.

Nếu bạn đang xử lý một dự án đặc biệt quan trọng, hãy đảm bảo bạn có kế hoạch B để tránh việc phải bỏ dở mọi thứ và mất dấu công việc.

Cắt giảm sự xao nhãng

Đóng cửa đó lại, tắt nhạc, đặt điện thoại ở chế độ 'im lặng' và treo biển 'Không làm phiền' bên ngoài cửa nếu đó là những gì cần thiết để cắt giảm sự xao nhãng.

Ngoài ra, giảm thiểu sự xao nhãng đòi hỏi phải đào tạo những người làm việc cùng bạn tôn trọng thời gian và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Hãy nghỉ ngơi

Tỷ lệ công việc - thời gian hầu hết thời gian sẽ bị lệch, vì vậy đừng quá lo lắng nếu đôi khi bạn cảm thấy choáng ngợp trước tốc độ trôi đi của thời gian.

Hãy nhớ rằng, bạn là con người và có giới hạn của mình. Không có ích gì khi trở thành một người nghiện công việc và bị mệt mỏi, căng thẳng vì điều đó sẽ làm giảm năng suất của bạn.

Vì vậy, hãy lên lịch nghỉ ngơi và thời gian nghỉ trong lịch trình của bạn để duy trì sự tập trung, tinh thần minh mẫn và mức hiệu suất cao.

Kết luận

Tất cả các doanh nhân tiến bộ, dù mới hay dày dạn kinh nghiệm, đều có một kiểu tư duy đặc biệt. Họ tin rằng luôn có cơ hội để cải thiện cách họ làm việc hoặc xử lý công việc kinh doanh của mình. Họ coi thời gian là một trong những nguồn lực quý giá nhất và nỗ lực sử dụng nó một cách tối ưu nhất có thể. Bạn cũng có thể đạt được thành công bằng cách ưu tiên, chuẩn bị và sau đó thực hiện các nhiệm vụ để quản lý thời gian quý báu của mình.