Lời khuyên thực tế khi thuê ngoài các nhà thầu độc lập

Công ty phân tích NelsonHall gần đây đã dự báo rằng thị trường thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) sẽ tăng trưởng lên mức 450 tỷ đô la vào năm 2021.

Tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ đang ngày càng thuê ngoài nhiều hơn các công việc dự án và thậm chí là một số phần trong quy trình kinh doanh của họ. Đây là một chiến lược giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách linh hoạt. Bạn có thể tăng năng lực và hiệu suất mà không cần thêm các chi phí cố định vốn rất khó để cắt giảm sau này.

Nhưng việc thuê ngoài một cách thông minh là rất quan trọng.

Vì vậy, tôi đã hỏi một số chủ doanh nghiệp am hiểu về cách họ thuê nhà thầu thành công. Cụ thể, tôi đã đặt câu hỏi:

“Khi bạn sử dụng các nhà thầu (nhà thầu độc lập/nhà cung cấp dịch vụ) trong doanh nghiệp của mình, câu hỏi số 1 bạn đặt ra hoặc mẹo bạn có để sàng lọc hoặc lựa chọn nhà thầu là gì?”

Dưới đây là những lời khuyên tôi nhận được. Như bạn có thể thấy, một số ý kiến khác nhau nhưng tất cả đều là những kinh nghiệm quý báu – chắc chắn sẽ có điều gì đó bạn có thể áp dụng.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Jonathan Fleming, người mua trên Elance và là Đại lý Bất động sản tại Khu vực Vịnh San Francisco-Oakland cho biết: “Đừng bao giờ thanh toán trước khi công việc hoàn thành, hãy thanh toán theo các cột mốc và giữ liên lạc thường xuyên. Ngoài ra, hãy thuê trên cơ sở thử nghiệm. Trong quá trình thử nghiệm, bạn đang kiểm tra xem mình đã tìm thấy ứng viên hoàn hảo hay chưa. Hãy chắc chắn rằng việc thuê mướn này mang tính chất ‘thử việc’.”

Kiểm tra tham chiếu

Tim Berry, Người sáng lập Palo Alto Software và blogger tại Planning, Startups, Stories cho biết: “Nó giống như chế độ ăn kiêng và tập thể dục vậy. Tất cả chúng ta đều biết mình nên làm gì, nhưng chúng ta lại không làm. Và với các nhà thầu, đó chính là việc kiểm tra tham chiếu. Không chỉ là lấy thông tin tham chiếu, mà hãy gọi điện và kiểm tra chúng. Hãy hỏi về những khách hàng cũ không hài lòng với họ và lý do tại sao. Và hãy gọi cho tất cả những người đó.”

Có kỳ nghỉ nào sắp tới không?

Yvonne DiVita, Chủ tịch và Người sáng lập WME Books cho biết: “Mọi người, trong mọi dự án tại Windsor Media Enterprises đều được kỳ vọng là người giỏi nhất và cống hiến hết mình. Do đó, chúng tôi chỉ chọn những chuyên gia đã mang lại chất lượng công việc đó và có lời chứng thực từ khách hàng để chứng minh. Câu hỏi quan trọng nhất sau đó trở thành: “Điều gì, nếu có, có thể ngăn cản bạn hoàn thành dự án này đúng hạn?” Bằng cách đó, chúng tôi phát hiện ra các kỳ nghỉ sắp tới hoặc các vấn đề mà nhà cung cấp thấy nhưng chúng tôi thì không. Cho đến nay, cách đó đã hiệu quả với chúng tôi.”

Yêu cầu mức giá cố định

Barry Moltz, tác giả, nhà đầu tư thiên thần, doanh nhân và Người sáng lập BarryMoltz.com cho biết: “Bạn có làm việc đó với mức giá cố định không? Tôi tin rằng đối với nhiều dự án, mức giá cố định hiệu quả hơn mức lương theo giờ vì tôi có thể trả tiền cho kết quả. Tôi có thể đánh giá lợi nhuận bằng cách đo lường chi phí để đạt được kết quả đó. Tôi thích trả tiền đặt cọc và sau đó là số dư khi hoàn thành dự án. Tôi không thích tham gia vào các hợp đồng dựa trên thời gian trừ khi tính chất của dịch vụ khiến điều đó trở nên hoàn toàn cần thiết.”

Tất cả nằm ở sự hòa hợp

George Langan, Giám đốc điều hành của eXpresso Corporation cho biết: “Tham chiếu không quan trọng! Nghe có vẻ như dị giáo nhưng hãy nghĩ về điều đó, lần cuối cùng bạn nghe hoặc đưa ra một lời nhận xét tiêu cực là khi nào? Tất cả nằm ở sự hòa hợp, đừng thực hiện một cuộc phỏng vấn – hãy trò chuyện, tìm người phù hợp với phong cách làm việc của bạn. Trong thị trường ngày nay, có rất nhiều người tài năng trong thế giới hợp đồng độc lập. Điều quan trọng là chọn người có cùng giá trị và mục tiêu thay vì “người được cho là giỏi nhất trong lĩnh vực đó.”

Điều gì đã xảy ra sai sót?

Jonathan Fields, Người sáng lập Sonic Yoga tại Thành phố New York, người cũng viết blog tại Awake at the Wheel, cho biết: “Hãy kể cho tôi nghe về một công việc đã diễn ra không suôn sẻ.” Điều này giúp mọi người thoát khỏi những câu trả lời soạn sẵn, tiết lộ cách họ định nghĩa một mối quan hệ có vấn đề, thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề và tiết lộ nhiều hơn về việc làm việc với họ như thế nào. Tất cả những thứ khác, như danh mục đầu tư và tham chiếu, là những thứ dễ dàng.”

Không làm việc với người thiếu trách nhiệm

Robert Rutkowski, một luật sư tại Weltman, Weinberg & Reis và blogger tại The Credit Union Blog cho biết: “Thành thật mà nói, điều đầu tiên bạn phải làm khi thuê một nhà thầu độc lập là đảm bảo rằng bạn không thuê phải một người thiếu trách nhiệm. Bạn càng tìm hiểu nhiều về một cá nhân hoặc công ty thì càng tốt. Hãy kiểm tra tham chiếu, nói chuyện với những người mà nhà thầu độc lập (IC) đã từng làm việc cùng và xem các mẫu hiệu suất công việc.”

Giao tiếp với tôi

Ramon Ray, nhà truyền giáo công nghệ và biên tập viên của Smallbiztechnology.com cho biết: “Câu hỏi hoặc mẹo số một là họ sẵn sàng tương tác với tôi trực tuyến và trả lời các câu hỏi đến mức nào. Tôi hoàn toàn không biết nhà cung cấp đó và chúng tôi càng có thể đối thoại qua email, họ càng có thể trả lời các câu hỏi đầy đủ và thẳng thắn, họ càng cho thấy họ HIỂU những gì tôi muốn, thì tôi càng có xu hướng sử dụng họ. Ngoài ra, khi ai đó theo sát công việc – đó là một điểm cộng LỚN hơn nữa.”

Bắt đầu nhỏ, làm lại và lặp lại

Cuối cùng là lời khuyên của riêng tôi: “Hãy thử nghiệm các freelancer hoặc công ty thầu trong một dự án nhỏ trước khi cam kết lớn. Ngay cả khi bạn chỉ có một dự án, hãy cố gắng chia nó thành 2 dự án, với phần nhỏ hơn trước. Bạn không chỉ có thể đánh giá công việc của nhà thầu mà đôi khi bạn còn phát hiện ra mình đã bỏ sót điều gì đó trong quá trình kiểm tra: ví dụ, bạn nên đặt một câu hỏi nhất định hoặc yêu cầu một loại mẫu công việc cụ thể. Cách tiếp cận này có vẻ phản trực giác, nhưng nó đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều sự thất vọng về lâu dài. Ồ – một khi bạn tìm thấy những nhà thầu tuyệt vời, hãy trân trọng họ!”

Vậy là bây giờ bạn đã có một số mẹo để thuê ngoài và thuê nhà thầu. Lời khuyên chính của bạn là gì? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.