Mẹo thuê kế toán phù hợp

Mẹo thuê kế toán phù hợp

Những điều cần lưu ý khi bạn thuê một nhân viên kế toán. Mẹo đầu tiên là tìm người có kinh nghiệm tốt. Đôi khi điều đó khá khó khăn. Trong môi trường làm việc ngày nay, dường như ngày càng ít kế toán viên sẵn sàng để tuyển dụng. Khi phỏng vấn, bạn muốn tìm một người có kinh nghiệm tốt. Người đó cần kinh nghiệm đến mức nào? Tôi sẽ nói là hãy chọn người có kinh nghiệm tốt nhất trong khả năng chi trả của bạn. Kế toán viên càng giỏi thì càng tốt cho bạn và doanh nghiệp của bạn. “Hãy đầu tư xứng đáng cho nhân viên kế toán mà bạn có thể chi trả.”

Điều thứ hai là, khi xem xét kinh nghiệm của họ, hãy nhớ rằng kinh nghiệm của một nhân viên văn phòng không giống như kinh nghiệm của một kế toán tổng hợp. Trong doanh nghiệp của mình, có thể bạn đang tìm kiếm một người để xử lý tất cả các chức năng kế toán trong doanh nghiệp nhỏ của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn cần một người mà chúng ta gọi chung là kế toán tổng hợp, một người không chỉ quen thuộc với các khoản phải trả, các khoản phải thu, xử lý các vấn đề về lương, thuế bán hàng, các bút toán nhật ký chung, v.v. Bạn muốn có được kinh nghiệm bao quát đó.

Đôi khi, nếu bạn có nhiều người đảm nhận công việc kế toán trong doanh nghiệp, thì có lẽ bạn sẽ thuê một nhân viên tính lương hoặc nhân viên kế toán phải trả. Nếu bạn đang tìm kiếm một kế toán tổng hợp, hãy đảm bảo họ có kinh nghiệm về lĩnh vực đó, vì một nhân viên kế toán phải trả không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho vị trí kế toán tổng hợp. Nhiều khi, mọi người cố gắng thuê một người làm quản lý văn phòng kiêm kế toán, điều đó cũng tốt, nhưng hãy đảm bảo họ có kỹ năng kế toán tốt. Hãy tìm kiếm kinh nghiệm đó, và họ càng giỏi, người mà bạn có thể chi trả càng tốt, thì bạn càng ít phải giám sát họ.

Nếu họ thực sự không hiểu việc, và nếu họ thực sự thiếu năng lực, thì bạn sẽ phải dành rất nhiều thời gian để giám sát những gì họ làm, hoặc bạn sẽ phải thuê một CPA từ bên ngoài để kiểm tra công việc của họ. Sẽ mất khá nhiều thời gian để dạy dỗ, đào tạo, giúp họ bắt kịp công việc, sửa lỗi và khắc phục các vấn đề. Hãy tự giúp mình bằng cách đầu tư xứng đáng cho nhân viên kế toán mà bạn có thể chi trả, đó là mẹo đầu tiên.

Mẹo thứ hai là công nghệ. Công nghệ là một phần trong cuộc sống của chúng ta ngày nay. Chúng ta muốn đảm bảo rằng kế toán viên mà chúng ta thuê rất thoải mái với hệ thống kế toán của chúng ta. Nhiều doanh nghiệp sử dụng CloudBooks, một chương trình tuyệt vời để theo dõi doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy đảm bảo họ đã quen thuộc với nó. Không chỉ với phần mềm đó, mà còn với việc sử dụng Cloud. Rất nhiều người trong chúng ta lưu trữ phần lớn thông tin trực tuyến. Chúng ta sao lưu dữ liệu trực tuyến. Chúng ta có thể quét và lưu giữ các biên lai theo cách không cần giấy tờ, và chúng ta cũng có thể lưu trữ chúng trên Cloud.

Cho dù bạn lưu trữ trên Cloud hay bạn có các máy chủ để sao lưu dữ liệu, bạn muốn đảm bảo rằng kế toán viên của mình thoải mái với công nghệ mà bạn sử dụng. Rất nhiều giao dịch ngân hàng và quan hệ khách hàng của chúng ta hiện nay cũng được thực hiện trực tuyến. Nếu họ không thoải mái với công nghệ, họ có thể sẽ không đáp ứng được những gì bạn cần.

Mẹo thứ ba là suy nghĩ về nhập liệu và báo cáo. Nhập liệu nói về khả năng của họ trong việc đưa thông tin mà bạn cung cấp, hoặc thông tin mà khách hàng và nhà cung cấp của bạn cung cấp vào hệ thống kế toán của bạn. Họ cần phải giỏi việc đó. Họ cần thực hiện kịp thời, dù là hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. Một số người sẽ thuê một kế toán chỉ làm việc với thông tin của họ mỗi tháng một lần, hoặc mỗi tuần một lần, hoặc mỗi ngày, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn.

Bạn muốn đảm bảo người này không bị chậm trễ. Rằng họ làm việc kịp thời, thông tin được nhập vào đó, để khi tháng đó kết thúc, bạn có thể rút ra các báo cáo tài chính. Từ góc độ báo cáo, bạn cần các báo cáo tài chính chất lượng tốt, và họ cần có khả năng nhập thông tin đó vào một cách kịp thời. Hãy rút các báo cáo tài chính đó ra và xem xét chúng. Kế toán viên đó phải đủ giỏi để có thể nhìn vào các báo cáo tài chính đó và xem liệu có điều gì đó không ổn, điều gì đó không hợp lý, điều gì đó không đúng. Sau đó, họ có thể thực hiện sửa chữa.

Một lần nữa, nếu bạn không đủ khả năng thuê một kế toán cấp cao và phải chọn người có ít kinh nghiệm, thì bạn hoặc CPA bên ngoài sẽ phải vào cuộc và xem xét. Tìm ra những sai sót và đề xuất các thay đổi, sửa chữa. Bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình tốt hơn khi bạn có thông tin tốt, khi bạn có các báo cáo tài chính tốt để làm việc, bạn có thể dự báo tương lai tốt hơn. Bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho doanh nghiệp của mình, và nhìn chung, việc đảm bảo mọi thứ được thực hiện kịp thời và bạn có các báo cáo cần thiết để làm điều đó là rất hợp lý.

Nói về điều đó, chúng ta hãy nghĩ về thuế. Để lập kế hoạch thuế phù hợp, chúng ta cần thông tin trong hệ thống kế toán một cách kịp thời. Tôi ngồi lại với khách hàng của mình, những người mà tôi làm việc cùng, ít nhất là vào khoảng tháng 11 và tháng 12 để cố gắng quyết định xem chúng ta có thực hiện một số điều chỉnh, thay đổi hay không. Cách chúng ta sẽ chốt lương cho chủ sở hữu vào cuối năm, v.v. Chúng ta không thể làm điều đó nếu không có thông tin kịp thời và chính xác để làm việc, rác vào thì rác ra. Nếu thông tin không tốt, chúng ta không thể lập kế hoạch tốt.

Sau đó là việc thực hiện các tờ khai thuế. Nếu chúng ta đang xử lý các tờ khai thuế thu nhập, tôi chắc chắn rằng bạn muốn thấy thông tin tuyệt vời ở đó, để chúng ta có thể làm tốt công việc giảm nghĩa vụ thuế đó xuống và tối đa hóa số tiền bạn được giữ lại. Không chỉ vậy, còn có các loại thuế khác phải nộp. Tờ khai thuế lương, tờ khai thuế bán hàng, tờ khai thuế tài sản cá nhân, bạn có rất nhiều việc phải làm ở đó, và bạn muốn đảm bảo rằng bạn có thông tin tốt.

Kế toán viên đó phải có kiến thức nhất định về thế giới thuế. Họ cần hiểu những gì bạn cần để có thể cung cấp cho CPA của bạn. Họ cần giỏi trong việc thực hiện các tờ khai thuế lương đó và không gây ra các lỗi dẫn đến các khoản phạt khiến bạn tốn kém nhiều tiền hơn. Rằng họ cũng có thể thực hiện các tờ khai thuế bán hàng đó một cách chính xác, cũng như các tờ khai tài sản cá nhân, v.v. Điều đó rất quan trọng. Họ cần phải am hiểu về thuế.

Cuối cùng, từ góc độ quản lý dòng tiền, điểm mấu chốt quan trọng nhất đến từ doanh nghiệp là dòng tiền. Bạn cần hiểu dòng tiền của mình. Thật không vui khi đến một thời điểm trong tháng mà bạn phải trả lương và đột nhiên bạn phát hiện ra, ôi chao, chúng ta không có đủ tiền mặt ở đây để chi trả lương cho chu kỳ cụ thể này. Hoặc các khoản phải trả đang bị chậm trễ; chúng ta không thanh toán hóa đơn đúng hạn. Hoặc chúng ta có những khách hàng chưa thanh toán cho chúng ta trong 60 ngày, hoặc 90 ngày, trong khi thỏa thuận là họ phải thanh toán trong vòng 30 ngày.

Một kế toán giỏi sẽ theo dõi tất cả những điều đó, để mắt đến nó cho bạn và thông báo cho bạn khi có vấn đề. Chủ động giải quyết, theo sát khách hàng của bạn và tìm hiểu lý do tại sao họ chưa thanh toán. Đảm bảo rằng họ đang làm mọi thứ có thể để đảm bảo điều đó xảy ra. Đảm bảo rằng các hóa đơn của bạn không bị chậm trễ, rằng bạn nhận thức được các vấn đề là gì để bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình tốt. Dòng tiền thực sự rất quan trọng.

Điều đó quan trọng đối với mối quan hệ của bạn với ngân hàng. Hầu hết các doanh nghiệp đều có hạn mức tín dụng với ngân hàng của họ. Bạn không muốn cứ tiếp tục rút từ hạn mức tín dụng đó và cuối cùng bị tối đa hóa, và bạn không có sự linh hoạt khi cần. Một kế toán giỏi sẽ giúp bạn đảm bảo rằng không chỉ trong quản lý dòng tiền, họ còn quản lý tín dụng của bạn. Đảm bảo rằng họ đang theo dõi các hạn mức tín dụng đó để bạn biết mình cần gì, khi nào bạn cần.

Một lần nữa, một kế toán giỏi sẽ là người có kinh nghiệm làm việc, thoải mái với công nghệ. Họ kịp thời trong việc nhập liệu. Họ biết báo cáo của mình có đúng hay không. Họ cung cấp cho bạn thông tin tài chính tốt, không có chuyện rác vào thì rác ra. Họ cung cấp cho bạn thông tin chất lượng để bạn và họ có thể quản lý tình hình thuế, dòng tiền và các mối quan hệ ngân hàng của bạn liên quan đến tín dụng. Không có bất ngờ nào cả, bạn không cần bất kỳ bất ngờ nào. Bạn muốn đảm bảo những điều này được thực hiện để bạn có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp, quản lý doanh nghiệp và đạt lợi nhuận về lâu dài.