Những lý do hàng đầu để ngừng sử dụng bảng tính Excel cho việc lập hóa đơn

Liệu có quá thô lỗ khi nói rằng bảng tính Excel đã lỗi thời? Xét cho cùng, đó là nơi mọi thứ bắt đầu. Bảng tính Excel đã giúp công việc của các kế toán viên trở nên dễ dàng hơn. Những hóa đơn này đã được vô số doanh nhân sử dụng trong quá khứ. Tuy nhiên, với sự sẵn có của các giải pháp lập hóa đơn đáng tin cậy và tiên tiến, bảng tính Excel đã trở nên dư thừa. Mặc dù nó có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản của bạn, nhưng một số sự tiện lợi có thể đạt được bằng cách sử dụng các giải pháp mới và tiên tiến hơn.

Dưới đây là một số lý do để ngừng sử dụng bảng tính Excel cho việc lập hóa đơn –

1. Không có vùng sửa đổi
2. Hóa đơn của bạn không bao giờ nhất quán
3. Bị ràng buộc với việc lập hóa đơn tại bàn làm việc
4. Hoàn toàn không có quyền kiểm soát
5. Bạn đang bỏ lỡ rất nhiều điều

Không có vùng sửa đổi

Bạn đã bao giờ phải thực hiện những thay đổi vào phút chót trong bảng tính Excel chưa? Điều này xảy ra với cả những người giỏi nhất trong chúng ta, ngay trước khi tạo hóa đơn, khách hàng của bạn lại đưa ra thêm một yêu cầu và hóa ra đó là khoản cần tính phí. Và thế là hóa đơn của bạn bị hỏng. Việc chỉ thêm một hàng trong Excel rất gây khó chịu khi bạn đã thực hiện các phép tính qua các cột hoặc tính tổng bằng một tập hợp các ô. Việc thêm các mục mới hoặc thậm chí xóa các thực thể khỏi bảng tính Excel là một công việc khó khăn. Những con trỏ nhỏ và việc nhập công thức thủ công đó luôn dẫn đến những sai sót không đáng có.

    Đọc thêm: Lập hóa đơn trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ: Lịch sử tóm tắt & 5 loại hóa đơn thiết yếu bạn cần

Hóa đơn của bạn không bao giờ nhất quán

Ngay cả khi bạn sử dụng mẫu trong bảng tính Excel để lập hóa đơn, không có hóa đơn nào của bạn trông giống nhau. Thật kỳ lạ khi việc thêm một hàng đơn giản có thể thay đổi toàn bộ định dạng của hóa đơn. Điều này có thể không có ý nghĩa nhiều với bạn khi bạn không có nhiều hóa đơn. Nhưng một khi bạn phải tổng hợp hàng trăm hóa đơn, đó có thể là một nỗi đau thực sự. Và, trông nó không đẹp mắt chút nào. Khách hàng chắc chắn không đáng phải chịu những rắc rối như vậy. Toàn bộ giao diện của bảng tính Excel không được tạo ra cho những người không thích toán học.

Bị ràng buộc với việc lập hóa đơn tại bàn làm việc

Bạn đã thử tạo hóa đơn trên điện thoại bằng các ứng dụng Microsoft như MS office chưa? Hãy thử đi, nó có thể làm bạn thất vọng. Bạn muốn thêm một ô ngay bên dưới, và đột nhiên bạn sẽ thấy mình đang ở một phần của bảng tính mà bạn không hề biết là nó tồn tại. Hóa đơn bảng tính Excel chỉ đáng để tạo hoặc chỉnh sửa trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn. Vì vậy, không hề có tính di động nào cả. Điều này có vẻ không phải là vấn đề lớn, nhưng nó có thể gây rắc rối trong tương lai.

Hoàn toàn không có quyền kiểm soát

Bạn sẽ thấy khó thực hiện bất kỳ hình thức sửa đổi nào trong bảng tính Excel. Vào một ngày bình thường, các bảng tính này được cập nhật giữa một nhóm nhân viên. Đến khi nó quay lại với bạn, các giờ tính phí mới đã được mỗi nhân viên thêm vào. Nhưng phải làm gì nếu có sai sót? Bạn có thể khôi phục bảng tính về phiên bản trước, nhưng điều này có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ mất tất cả công việc của họ và phải làm lại từ đầu. Một giải pháp khác là cập nhật thủ công bảng tính, nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian, khiến bạn thất vọng. Hoàn toàn không có cách nào để tự động hóa quy trình kiểm soát phiên bản với bảng tính Excel, nó phải là lao động thủ công vất vả.

    Đọc thêm: Cách chọn giải pháp lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ: Hướng dẫn đầy đủ

Bạn đang bỏ lỡ rất nhiều điều

Có một cách tốt hơn để làm mọi việc. Hãy tưởng tượng một thế giới nơi bạn có thể tạo và in hóa đơn trên điện thoại trong hai phút, nơi bạn có thể theo dõi các giờ tính phí và tự cứu mình khỏi những tổn thất kinh doanh không đáng có. Đây là thế giới mới của phần mềm lập hóa đơn trực tuyến. Tại đây, bạn có thể truy cập hóa đơn của mình mọi lúc mọi nơi, thực hiện thay đổi khi đang di chuyển. Bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng theo cách họ muốn. Và vẫn duy trì một bộ hóa đơn nhất quán. Và chúng cũng trông rất đẹp mắt nữa.