Web – Vị cứu tinh của các doanh nghiệp nhỏ

Thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay không cho phép các doanh nghiệp nhỏ được phép lơ là. Những “ông lớn” trong ngành luôn không ngừng nâng cao vị thế thông qua sản phẩm, dịch vụ và chi phí. Các doanh nghiệp nhỏ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải cạnh tranh trong thị trường đầy khắc nghiệt này hoặc là bị đào thải. Phần mềm kế toán đầu tiên hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ được ra mắt từ những năm 1990. Khi đó, mọi người vẫn đang cố gắng làm quen với “gã khổng lồ” mang tên Web. Hơn hai thập kỷ sau, các công cụ trực tuyến đang trở thành yếu tố quyết định sự sống còn và sụp đổ của một doanh nghiệp.

Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng nhân viên chỉ sử dụng 60% tổng thời gian làm việc của họ. Nghĩa là, trong một tuần làm việc năm ngày, họ chỉ thực sự làm việc hiệu quả trong khoảng bốn ngày. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ đang kiếm tiền trong 60% thời gian bạn có mặt tại nơi làm việc. Trong tình huống này, việc sử dụng các công cụ trực tuyến phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo mức độ hiệu quả cao hơn.

Một số công cụ quan trọng cho doanh nghiệp nhỏ:

Google Analytics – Đối với một doanh nghiệp mới, các con số là tất cả những gì quan trọng. Website của bạn thu hút bao nhiêu lưu lượng truy cập? Phần lớn lưu lượng truy cập đến từ đâu? Các nhân khẩu học chính của nhóm khách hàng mục tiêu của bạn là gì? Những câu hỏi này đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của một công ty khởi nghiệp.

Việc theo dõi các số liệu thống kê này không phải là chuyện dễ dàng. Đây là lúc Google Analytics phát huy tác dụng. Người dùng có thể xem các quốc gia đã truy cập vào trang web của họ, tỷ lệ khác biệt giữa các nguồn lưu lượng truy cập và các số liệu chính được phân loại theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Công cụ này sử dụng các biểu đồ và đồ thị đơn giản, được đánh dấu rõ ràng để truyền tải thông tin một cách dễ hiểu nhất cho người dùng phổ thông.

Nó cũng giúp bạn phân bổ nguồn lực vào các tính năng thu hút người dùng trên website và giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh tốt hơn. Khi biết được điều gì đang dẫn dắt mọi người đến trang web của mình, bạn có thể thực hiện kỹ thuật đảo ngược và khám phá các cơ hội quảng cáo với các trang web tập trung vào các chủ đề liên quan. Nếu phù hợp, bạn cũng có thể thiết kế lại trang chủ dựa trên nội dung đang thu hút người dùng. Google Analytics cũng cung cấp cho bạn bảng phân tích 'tỷ lệ thoát', tức là tỷ lệ khách truy cập rời khỏi trang web của bạn mà không nhấp vào cửa sổ thứ hai. Tỷ lệ thoát cao có nghĩa là website của bạn đang hoạt động không hiệu quả.

Dropbox – Ý tưởng mang theo một chiếc túi đầy các thiết bị vì mỗi thiết bị chứa một tài liệu quan trọng khác nhau giờ đây có vẻ thật lạc hậu. Chúng ta không chỉ có vô số thiết bị di động đa nhiệm tuyệt vời để lựa chọn, mà sự phổ biến của lưu trữ đám mây đã thực sự chấm dứt nhu cầu phải mang theo tài liệu trong thiết bị của mình. Dropbox đã trở thành vị cứu tinh cho những người làm việc đa nhiệm ở khắp mọi nơi. Nó tạo ra một liên kết ảo giữa tất cả các thiết bị kết nối Internet của bạn. Sử dụng khả năng lưu trữ đám mây, người dùng có thể lưu hình ảnh, tài liệu và video vào tài khoản Dropbox của mình. Những tệp này có thể được truy cập từ bất cứ đâu.

Bạn sẽ không còn nỗi lo mất tài liệu hay phải gửi các tệp quá lớn. Dropbox giúp việc chia sẻ tệp với những người dùng khác trở nên đơn giản hơn nhiều. Nó cũng cho phép bạn sắp xếp các tệp bằng cách tạo các thư mục cá nhân hóa. Một số công ty cũng chọn sử dụng nó như một máy chủ chia sẻ. Điều này giúp họ tiết kiệm chi phí mua máy chủ và thúc đẩy sự minh bạch trong công ty.

MailChimp – Việc các doanh nghiệp mới quảng bá thông tin về mình trên thị trường là điều bắt buộc. Đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng của bạn tiếp cận đúng người là ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn đầu. Mạng xã hội là một cách để tiếp cận khách hàng tiềm năng, nhưng khi nói đến việc giữ chân họ, MailChimp lại cực kỳ hữu ích.

Với hơn 400.000 người dùng, công cụ này giúp bạn tạo các bản tin email để gửi đến khách hàng. Nó cung cấp một thư viện mẫu HTML miễn phí bên cạnh việc cho phép bạn tự tạo mẫu riêng. Người dùng không có kinh nghiệm về kỹ thuật hoặc thiết kế vẫn có thể dễ dàng tạo ra một bản tin điện tử bắt mắt thu hút sự chú ý của người đọc. Việc gửi bản tin thường xuyên có thể giúp bạn cập nhật cơ sở dữ liệu về các dự án hiện tại và thu hút lượng truy cập lớn vào website của bạn.

Skype – Sự kết hợp mạnh mẽ giữa điện thoại, video và trò chuyện tạo nên một cấu trúc xã hội vững chắc và một công cụ kinh doanh hiệu quả hơn nữa. Khả năng video của nó rất tuyệt vời cho các nhóm lớn. Các dịch vụ điện thoại của nó cũng có thể mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp mới có thể phải làm việc với khách hàng nước ngoài và chênh lệch múi giờ, nhưng với Skype, phí điện thoại cao đã trở thành chuyện của quá khứ. Nó cũng có thể gửi tài liệu trong khi gọi, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các cuộc hội nghị qua điện thoại.

Chia sẻ màn hình là một tính năng giá trị khác trên Skype và là cách lý tưởng để thực hiện các bài thuyết trình từ xa. Nó cũng có tính năng chuyển tiếp cuộc gọi cho những người sử dụng thường xuyên. Với hơn 550 triệu người dùng, Skype chiếm 12% tổng số cuộc gọi được thực hiện vào năm 2009. Gần một phần ba người dùng của nó sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh.

Odesk – Bắt đầu một doanh nghiệp không chỉ là vấn đề khai thác kỹ năng của chính bạn, mà còn là kỹ năng của người khác. Các doanh nghiệp mới, thường không có đủ nguồn lực để thuê nhân viên toàn thời gian nhưng lại chịu áp lực về thời hạn dự án, có thể thuê các nhà thầu theo dự án, điều này có thể mang lại lợi ích cực kỳ lớn.

Odesk hợp lý hóa quy trình này cho bạn. Bạn có thể tận dụng cơ sở dữ liệu lớn các nhà thầu đang tìm việc để tìm ra người phù hợp nhất cho công ty của mình. Nó cung cấp kinh nghiệm làm việc trước đây, danh mục đầu tư mẫu và đánh giá của khách hàng để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Nó giúp bạn thiết lập các cuộc phỏng vấn ảo và với công cụ theo dõi, bạn có thể liên tục quan sát các dự án của mình và ghi chú hoặc bổ sung trong thời gian thực. Odesk cũng xử lý tất cả các giao dịch để bạn có thể thanh toán cho nhà thầu một cách dễ dàng.

Insightly – Là một trong những gói quản lý quan hệ khách hàng phổ biến nhất, nó cho phép bạn theo dõi khách hàng tiềm năng, đề xuất, cơ hội và dự án, cũng như quản lý tệp thông qua giao diện người dùng dễ sử dụng.

Điểm mạnh nhất của Insightly là khả năng tích hợp, bao gồm khả năng tự động đồng bộ hóa tài khoản của bạn với danh bạ Google và lịch Google. Nó cũng cho phép bạn tìm kiếm trên Google Drive và đính kèm bất kỳ tệp Google Doc nào vào liên hệ hoặc tổ chức có liên quan. Nó cũng có thể được tích hợp với tài khoản MailChimp của bạn.

Trademarkia – Là một trong những công cụ tìm kiếm hình ảnh lớn nhất, nó có hơn 6 triệu logo, tên và khẩu hiệu đã được đăng ký nhãn hiệu trên Web. Nó cho phép bạn xem tên cá nhân, tên sản phẩm, nhãn hiệu hoặc tên người dùng của bạn đang được sử dụng như thế nào trên bất kỳ mạng xã hội phổ biến nào trong số hơn 500 mạng xã hội. Nó giúp bạn giữ tên mình chọn và ngăn người khác sử dụng nó. Đây là một trong những công cụ phần mềm và công nghệ được sử dụng rộng rãi nhất để bảo vệ thương hiệu.

Evernote – Không cần phải lục lọi trong đống tài liệu trên bàn làm việc để tìm mảnh giấy ghi thời gian cuộc họp của bạn nữa. Là một công cụ tổ chức thông tin, Evernote hoạt động với ba chức năng cơ bản là thu thập, truy cập và tìm kiếm.

Nhập tất cả thông tin của bạn vào đó, từ lịch hẹn bác sĩ đến các cuộc họp kinh doanh, truy cập từ các nguồn khác nhau như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính và tìm thấy mọi thứ trong chớp mắt. Đây là một ứng dụng miễn phí mà bạn có thể tự mình trải nghiệm.

Không gian ứng dụng di động đã chứng kiến sự tăng trưởng vượt bậc trong vài năm qua, nhờ vào phần mềm dựa trên đám mây đã mang lại cho các doanh nghiệp khả năng di động được cải thiện và chi phí thấp hơn. Nhưng việc tìm kiếm ứng dụng phù hợp với nhu cầu của bạn có thể rất khó khăn. Nhu cầu về các ứng dụng và phần mềm giúp tăng năng suất và hợp lý hóa các khía cạnh tẻ nhạt hơn của công việc kinh doanh sẽ luôn tồn tại.

Đây không phải là thời đại để các doanh nghiệp né tránh công nghệ; ngược lại, đây là lúc để tiếp cận và đón nhận nó. Dù lớn hay nhỏ, mọi doanh nghiệp ngày nay đều đã tìm thấy chỗ đứng trên Web. Tận dụng nhiều công cụ trực tuyến sẵn có cho các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể là một cách tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp để quản lý doanh nghiệp của bạn.