Khi nào bạn nên thuê nhân viên hay nhà thầu?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, khả năng thuê ngoài là một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí để có được sự trợ giúp cần thiết nhằm vận hành doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là một số tiêu chí cần xem xét khi đánh giá liệu có nên thuê ngoài một chức năng hoặc hoạt động nào đó hay nên tuyển dụng nhân viên.

Xem xét thời hạn nhu cầu của bạn

Hãy cân nhắc kỹ xem bạn cần sự trợ giúp đó trong bao lâu. Nếu bạn chỉ đang tìm nhân sự cho một dự án cụ thể, thuê ngoài một nhà thầu là lựa chọn tối ưu nhất.

Ngoài công việc theo dự án, các nhà thầu độc lập có thể là lựa chọn lý tưởng trong những tình huống khác mà sự linh hoạt được đặt lên hàng đầu:

• Khi doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhưng bạn vẫn chưa chắc chắn về doanh thu tương lai để biện minh cho việc thuê một nhân viên “cố định”.
• Trong thời kỳ suy thoái kinh tế – việc bật/tắt hợp đồng với nhà thầu sẽ dễ dàng hơn nếu bạn cần cắt giảm chi phí. Trong khi đó, một khi đã thuê nhân viên, việc chấm dứt hợp đồng sẽ khó khăn hơn về mặt cảm xúc, pháp lý và tài chính nếu bạn buộc phải cắt giảm chi phí.
• Khi nhu cầu của bạn tăng đột biến do biến động tạm thời hoặc theo mùa – ví dụ, nếu bạn thường có nhu cầu cao hơn trong mùa hè, một thỏa thuận hợp đồng 3 tháng có thể chính là điều bạn cần.

Xem xét ngân sách của bạn

• So sánh chi phí. Thông thường, việc thuê nhân viên sẽ cộng thêm 30% – 40% vào chi phí của bạn do bảo hiểm bồi thường cho người lao động, phúc lợi và các chi phí khác, ngoài mức lương hoặc thù lao theo giờ. Vì vậy, nếu bạn đang so sánh chi phí giữa việc thuê nhân viên và thuê ngoài nhà thầu, hãy đảm bảo so sánh tương đương. Hãy cộng thêm 30% – 40% đó vào mức lương theo giờ hoặc theo tháng của nhân viên. Bài viết này tại NFIB chứa một ví dụ hay về cách so sánh chi phí giữa nhà thầu và việc thuê nhân viên.
• Xác định điểm hòa vốn. Việc so sánh chi phí cũng sẽ giúp bạn xác định điểm hòa vốn về số giờ hàng tuần hoặc hàng tháng mà tại đó việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài trở nên đắt đỏ hơn. Một khi bạn vượt qua điểm hòa vốn đó, nếu nhu cầu của bạn sẽ tiếp tục vô thời hạn hoặc nếu bạn kỳ vọng nhu cầu sẽ tăng lên, đó là lúc bạn nên cân nhắc chuyển sang thuê nhân viên. Có thể đơn giản là bạn đã vượt quá khả năng đáp ứng của nhà thầu độc lập đối với một chức năng hoặc nhiệm vụ cụ thể.

Bạn cần những kỹ năng gì?

Một nhà thầu độc lập là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần chuyên môn hoặc kỹ năng chuyên biệt. Thông thường, với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ, việc tìm kiếm và tuyển dụng các chuyên gia trong lĩnh vực làm nhân viên là rất khó khăn.

Điều đó đặc biệt đúng vì các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển thường có nhu cầu về 8 hoặc 10 bộ kỹ năng khác nhau – từ kế toán đến SEO, phát triển phần mềm và tiếp thị. Nhưng bạn có thể không cần bất kỳ kỹ năng nào trong số đó toàn thời gian.

Sẽ gần như không thể tìm thấy một nhân viên duy nhất có đủ trình độ chuyên môn mà bạn cần trong từng lĩnh vực đó. Bằng cách thuê nhiều nhà thầu độc lập khác nhau, bạn có thể có được các bộ kỹ năng cần thiết trong phạm vi ngân sách của mình.

Bạn có thể dành bao nhiêu thời gian quản lý?

Khi bạn thuê ngoài một nhà thầu, bạn không cần phải quản lý các hoạt động hàng ngày của họ. Đây là điều tuyệt vời đối với các doanh nghiệp nhỏ, vì các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu nhân sự quản lý.

Mặt khác, khi bạn thuê nhân viên, bạn sẽ phải dành thời gian cho việc quản lý hàng ngày liên tục. Giao việc, xử lý các vấn đề về hiệu suất, đào tạo, v.v. đều tốn thời gian. Hãy thực tế. Nếu bạn không có thời gian cho các nhiệm vụ quản lý như vậy, hãy cân nhắc kỹ việc thuê ngoài.

Hãy nhớ rằng khi bạn có một nhà thầu độc lập, bạn thường trả tiền cho trình độ chuyên môn hiện có trong một lĩnh vực cụ thể, chứ không phải cho một người mới bắt đầu hoặc “chưa có kinh nghiệm”. Thêm vào đó, việc quản lý là trách nhiệm của người khác. Bạn có thể mong đợi một mức độ thực hiện độc lập mà bạn thường không có được với nhân viên.

Cẩn thận với một cái bẫy lớn

Hãy cẩn thận để cấu trúc thỏa thuận của bạn sao cho bạn không thuê một cá nhân làm nhà thầu khi người đó thực sự là nhân viên. Nếu bạn là người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ, hãy xem xét bài kiểm tra 11 điểm của IRS để xác định nhà thầu độc lập so với nhân viên.

Một cách để giảm thiểu rủi ro là thuê các nhà thầu (a) làm việc cho một công ty khác chuyên cung cấp dịch vụ, hoặc (b) là những người làm nghề tự do hoặc chủ sở hữu duy nhất, nhưng họ cũng nhận các khách hàng khác ngoài bạn. Bằng cách đó, bạn đang thuê những nhà thầu thực sự sắp xếp công việc của họ với tư cách là nhà thầu, chứ không phải là nhân viên trá hình.

Đó là lý do tại sao việc thuê một nhà thầu độc lập thông qua một thị trường như Elance có thể là lựa chọn hoàn hảo. Bạn có nhiều khả năng tìm thấy các nhà thầu phục vụ nhiều khách hàng và kiếm sống bằng nghề cung cấp dịch vụ thuê ngoài.

Tóm lại, hãy xem xét tất cả những lợi thế mà bạn có thể nhận được thông qua việc thuê ngoài. Thuê ngoài có thể là một cách tiết kiệm chi phí, linh hoạt và dễ dàng để bổ sung nhân sự cho một doanh nghiệp đang phát triển. Với việc thuê ngoài, bạn nhận được rất nhiều lợi ích mà không phải gánh thêm những rắc rối và khối lượng công việc không cần thiết, hoặc những thứ có thể làm bạn xao nhãng khỏi công việc quan trọng cần làm để phát triển doanh nghiệp của mình.