Làm việc tại nhà – Các khía cạnh vật lý, ảo và tâm lý

Mandy Griffin, một nhà cung cấp trên Upwork trong các danh mục Hỗ trợ Hành chính và Web & Lập trình, đã duy trì một văn phòng tại nhà ở Bay Area trong hơn 15 năm. Gần đây, tôi đã có buổi trò chuyện với Mandy để tìm hiểu những bí quyết làm việc tại nhà của cô ấy.

Từ không gian làm việc vật lý đến các khía cạnh tâm lý và gia đình khi làm việc tại nhà, Monita chia sẻ cách cô ấy trở thành một chuyên gia làm việc tại nhà:

R: Văn phòng tại nhà của bạn được thiết lập như thế nào?

M: Tôi có khu vực văn phòng riêng nằm trong một phần mở rộng của ngôi nhà. Văn phòng của tôi có những cửa sổ rất lớn nhìn ra khu vườn – vì vậy tôi có nhiều ánh sáng tự nhiên và được gần gũi với thiên nhiên.

R: Bạn làm thế nào để giữ sự ngăn nắp và kết nối khi làm việc tại nhà?

M: Tôi sử dụng một chiếc bàn lớn có ngăn kéo đựng hồ sơ, một máy tính xách tay, một máy in đa năng, máy photocopy, phần mềm hóa đơn và máy fax (mặc dù tôi sử dụng eFax để gửi fax). Tôi có một kết nối băng thông rộng và một kết nối không dây dự phòng – vì như chúng ta đều biết – mọi chuyện đều có thể xảy ra! Tất nhiên, tôi có một chiếc điện thoại, một máy tính cầm tay lớn và rất nhiều bút, kẹp giấy cùng các văn phòng phẩm khác.

R: Bạn làm gì vào buổi tối khi bọn trẻ đi học về?

M: Tôi đã lắp đèn âm trần phía trên bàn làm việc để có đủ ánh sáng khi làm việc muộn. Căn phòng cũng có lò sưởi gas và vài chiếc ghế sofa để các con tôi có thể làm bài tập về nhà ở đó sau giờ học – vì chúng chẳng bao giờ chịu ngồi vào bàn học trong phòng riêng của mình.

R: Bạn làm thế nào để các con bận rộn trong khi bạn làm việc?

M: Tôi giữ cho chúng tập trung vào bài tập về nhà. Tôi đã mua một chiếc tủ nhựa ba ngăn để đựng tất cả đồ dùng của các con để chúng không phải đến bàn làm việc của tôi tìm kéo, máy tính, v.v. Khi làm xong bài tập, chúng có thể ra ngoài chơi hoặc xem tivi ở phòng khác. Một điều tôi không cho phép là có tivi trong căn phòng này. Đây là khu vực văn phòng, không phải khu vui chơi – và chúng biết điều đó.

R: Bạn có thiết lập ảo như thế nào tại nhà?

M: Tôi có bộ phần mềm Microsoft 2007 thông thường cùng với Adobe, Photoshop, v.v. Tôi cũng sử dụng Skype và MSN Messenger. Vì tôi sử dụng Skype VOIP khá thường xuyên, tôi có một chiếc micro – nó rất tuyệt để trò chuyện với khách hàng từ khắp nơi trên thế giới.

R: Bạn chuẩn bị tinh thần như thế nào để bắt đầu ngày làm việc?

M: Tôi đảm bảo mình ăn mặc phù hợp với công việc. Mỗi người đều có quan điểm và suy nghĩ riêng về điều này, nhưng tôi đã thử cả hai cách – ăn mặc giản dị, thoải mái trong bộ đồ ngủ và chú ý hơn đến vẻ ngoài của mình.

R: Vậy là bạn chọn ăn mặc chuyên nghiệp mặc dù đang làm việc tại nhà. Điều đó giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho công việc như thế nào?

M: Những gì tôi mặc và vẻ ngoài của tôi ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác và cách tôi làm việc. Nếu tôi trông chỉn chu, tôi cảm thấy tự tin và kiểm soát được mọi thứ, và nếu tôi kiểm soát được, kết quả công việc của tôi sẽ chuyên nghiệp.

R: Bạn có bao giờ cảm thấy mình bỏ lỡ những đặc quyền khi làm việc tại văn phòng không?

M: Hầu như là không. Nhưng để tránh cảm giác cô đơn, tôi luôn dành thời gian ghé thăm Elance Water Cooler. Tôi cảm thấy nó thực sự tốt như khi ở văn phòng vậy. Bạn có thể tương tác với những người khác và chia sẻ quan điểm của họ.

R: Làm thế nào để bạn tránh bị xao nhãng khi làm việc tại nhà?

M: Tôi làm việc tám tiếng một ngày – đôi khi hơn. Tôi cũng đảm bảo dành một giờ nghỉ trưa và nghỉ giải lao 10-15 phút sau mỗi 2-3 giờ làm việc. Tôi không để tivi trong khu vực văn phòng và không lên mạng trừ khi đang làm việc liên quan đến dự án.

Một điều khác tôi làm là tránh sự bừa bộn trong văn phòng. Sự bừa bộn có thể khiến tôi rất xao nhãng. Tôi không muốn mất thời gian tìm kiếm giấy tờ hay cây bút. Tôi thích giữ mọi thứ gọn gàng và ngăn nắp.

R: Còn những yếu tố gây xao nhãng từ con người thì sao; bạn có bao giờ gặp khách ghé thăm bất ngờ hoặc các cuộc gọi cá nhân không mong muốn không?

M: Tôi có ý thức thông báo cho mọi người biết tôi đang làm việc. Tôi cho bạn bè và gia đình biết lịch trình của mình và cho họ biết khi nào tôi rảnh và khi nào không. Nếu họ gọi mà tôi không thể nói chuyện – tôi sẽ báo rằng tôi sẽ gọi lại sau. Sau mười lăm năm cởi mở và trung thực về lịch trình của mình – số lượng cuộc gọi cá nhân tôi nhận được trong giờ làm việc đã giảm hẳn.

R: Bạn đã chuẩn bị cho gia đình như thế nào để họ cho phép bạn làm việc?

M: Khi các con tôi còn nhỏ, đó thực sự là một cuộc vật lộn. Tôi đã dành rất nhiều đêm muộn để làm việc bù cho thời gian bị mất trong ngày. Bây giờ khi chúng đã lớn hơn và hiểu rõ các ranh giới, tôi có thể làm việc vào giờ hành chính mà không bị gián đoạn.

R: Làm việc tại nhà có cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho các con không?

M: Các con tôi và tôi đã dành ra một khoảng thời gian mỗi ngày mà tôi hoàn toàn dành cho chúng. Tất nhiên chúng có những vấn đề muốn thảo luận với tôi và điều quan trọng là chúng biết rằng chúng có khoảng thời gian đó để làm việc đó. Giống như bất kỳ gia đình nào, chúng tôi có những ngày rất tuyệt vời và sau đó luôn có những ngày khủng hoảng mà chúng tôi phải đối mặt.

R: Bạn có lời khuyên nào cho những bà mẹ làm việc tại nhà đang cố gắng phát triển trong văn phòng tại gia không?

M:

1. Dành một không gian riêng để gọi là khu vực làm việc của bạn.

Ngay cả khi đó chỉ là một góc trong phòng ngủ, giống như tôi đã từng có trước khi cải tạo, điều quan trọng là phải có một nơi để “đi làm”.

2. Làm cho không gian làm việc của bạn trở nên hấp dẫn.

Bạn cần một nơi mà bạn có thể ngồi, suy nghĩ và tập trung vào các dự án của mình. Điều này khác nhau đối với mỗi người. Đối với tôi, đó là một căn phòng riêng ấm cúng với tầm nhìn tuyệt đẹp.

Đối với bạn, có thể là có nhiều cây xanh xung quanh và những cửa sổ lớn sáng sủa mở ra, trong khi với người khác, có thể là những bức tường màu sắc đậm, tươi sáng với những bức tranh treo xung quanh. Hãy nhớ rằng, điều này không có nghĩa là nó phải hoàn hảo theo phong cách Martha Stewart – nó chỉ cần là nơi bạn thực sự cảm thấy thoải mái.

3. Sử dụng phần mềm mới nhất và tốt nhất.

Việc có sẵn phần mềm bạn cần trong tầm tay giúp làm việc tại nhà dễ dàng hơn nhiều. Nó có thể tăng năng suất của bạn lên đáng kể.

4. Thay thế thiết bị bị lỗi.

Nếu bạn đã chọn sự nghiệp làm việc tại nhà – thì bạn muốn đảm bảo rằng thiết bị của mình hoạt động tốt – và bạn có thể tin tưởng vào nó. Và, luôn luôn hữu ích khi có bản sao lưu tất cả các tệp của bạn – phòng khi cần.

5. Hãy nghiêm túc với bản thân và công việc bạn làm.

Và hãy đảm bảo gia đình và bạn bè của bạn cũng coi trọng điều đó. Nếu làm việc tại nhà là công việc toàn thời gian của bạn – hoặc ngay cả khi đó là công việc bán thời gian – nếu bạn dành thời gian để bày tỏ tầm quan trọng của nó với gia đình và bạn bè, bạn sẽ có cơ hội thành công cao hơn.

6. Đừng quên, bạn là một chuyên gia.

Đừng nhầm lẫn, bạn đang làm việc chăm chỉ, được đánh giá cho công việc của mình và kiếm tiền thật – điều đó khiến bạn trở thành một chuyên gia. Luôn ghi nhớ điều đó khi làm việc với khách hàng.