整理任务的最佳技巧

整理任务的最佳技巧：

记录任务只是成功了一半。剩下的工作取决于你如何整理这些任务。很遗憾，如果你只是把需要记住的事情写在索引卡片上，那作用非常有限。如果我们都止步于此，我们的办公桌和厨房台面上只会堆满索引卡片。如果记录事情的目的是为了采取行动，从而让客户满意并发展我们的自由职业，那么我们就需要对所有这些记录采取行动。

我的办公室里有一个古董。我想你们很多人也有。它叫收件箱。不是我电脑电子邮件应用程序里的那个；这是收件箱的鼻祖，是我们今天所用一切收件箱的隐喻来源和命名者。我的收件箱是一个有三个高边的塑料托盘，它的用途你们都很熟悉。

很久以前，在遥远的过去，办公室里还没有电脑。当企业主收到邮寄的账单（那种带信封和邮票的）时，他们会打开账单，阅读它，然后把它放进收件箱。那个小盒子就成了所有需要处理事项的收集点。当任务完成后，他们会把它们归档（同样是字面意义上的，放在物理文件夹中）以便长期保存。

我知道这很疯狂。这就是多年前人们处理事情的方式。虽然过去二十年来工具可能发生了变化，但基本概念却没有变。停止关注工具和噱头，转而掌握基本的组织原则吧。工具会随着时间而改变。它们总是这样。基础原则是永恒的。

所以，你正在记录一切。太棒了。一旦你收集了一堆任务，你需要把它们放在某个地方。这就是你的“主收集库”发挥作用的地方。

从隐喻上讲，它就是一个收件箱，它有几个你必须认同的特性，否则你就有可能浪费你投入到收集一切事物上的时间和精力。让我们逐一剖析这些特质。

只能有一个
我认识一些自由职业者，他们有多个待办事项收集库。有些人会在个人任务和职业任务之间划清界限，因此每个类别都有自己的主收集库。人们甚至为了让分类尽可能清晰，而为每个任务集合使用完全不同的应用程序，这种情况很常见。我对这种策略有异议。我更愿意把所有东西都放在一个收集库里。

当我们制造分割时，我们就增加了持续管理的必要性。我们增加了步骤和复杂性。复杂的系统比简单的系统更容易崩溃，而我们在生产力系统中最不需要的就是失败的可能性。更好的选择，也是摩擦力最小的选择，就是把所有东西都放在一个大列表里。

我明白。在很多方面，把事情拆分并分类似乎更合乎逻辑。然而，我倾向于根据完成任务所需的步骤数量来考虑一切。当我们把生产力系统分成多个隔间时，每一次记录的时刻都需要先决定该任务应该归档到哪个主列表中。即使我们只有两个类别，比如我那些把工作和个人事项分开的朋友，这仍然会引入复杂性和额外的决策。

相反，把所有东西都放在一个地方。这样，你只需要关心任务的文本和需要完成的日期。如果按项目或生活领域整理任务对你来说很重要，可以使用我的技巧：在每个任务的文本开头加上一个反映其所属类别的参考词（这就是我在上一章示例中的“SMITH”部分）。我们稍后会详细讨论这一点。

一行包含我所需一切信息的文本，能帮助我在一个庞大的任务列表中理清每一项。不要把你的待办事项列表拆成碎片。如果你想让记录和整理每一项任务的系统尽可能顺畅，那么只能有一个主列表。

要记住的日期
你记录的每一项任务都需要有一个截止日期。这就像生孩子：每个孩子都需要一个名字，虽然我确实认识一对夫妇在离开医院前还没给孩子定好名字，但他们最终还是给孩子取了名。没有截止日期的任务就像没有名字的孩子。

有些人喜欢分配截止日期，即任务必须完成的日期。但是，如果你正在做的大型客户项目中的一个小任务，我建议你分配一个“执行日期”，它要比整个项目的截止日期早得多。这是你计划“执行”该任务的日期（“执行日期”，明白了吗？）。有些项目只有一个任务，但有些项目是一系列几十个待办事项。每个任务都需要一个你计划按顺序处理它的日期，所有这些都指向整个项目必须完成的日期。

我在将任务添加到主收集库时会给它们分配截止日期。正如我之前提到的，我使用一个名为 OmniFocus 的应用程序，但你可以找到自己偏好的解决方案。我认识的一些人喜欢把任务扔进一个大堆里，然后每周回来一次，添加截止日期并更好地整理它们。我只是觉得，分配截止日期的最佳时刻是在任务诞生时，那时它在我脑海中最清晰，所以我思考片刻并给它一个日期。

我通过展望未来几天来决定这一点，看看它们是空闲还是排满了。这是任务名称中的时间估算第一次发挥作用的地方。如果明天的列表上有六个 1 小时的任务，那么它已经满了，如果我再往里加任务就是愚蠢的。所以我就会查看后一天。然后再往后看。我不断向前看，直到找到一个有空间容纳 1 小时任务的日子。除非实际的“截止日期”（客户期望我交付成果的时间）晚于那个日期，否则我就没问题。设定好它，然后就不用管了，直到那一天到来。

不过，这些日期是可以改变的。如果我晚上坐下来制定第二天的日程安排（我们稍后会在本章中更详细地讨论这一点），我会重新计算并评估列表上的所有内容是否真的能塞进那一天。如果需要删减项目，我会把优先级最低的项目移到更靠后的时间。在分配日期时要严格（执行动作），但在该日期具体是哪一天时不要太死板（具体细节）。

随时随地
如果可能的话，使用一种可以从多个地方访问的记录任务的方法。你可能需要在路上或与客户开会时访问你的主列表。能够随时随地从任何位置访问你的主列表对自由职业者来说是一个巨大的福音，尽管很少有人意识到他们需要追求这种特质。

除了使其成为出色独立工具的众多功能外，我更喜欢 OmniFocus，因为它有适用于 iPhone 和 iPad 的对应版本，并且有一个出色的同步系统，可以保持所有设备上的数据库更新。再加上这三个版本的应用程序都让记录任务和处理列表变得异常简单，OmniFocus 成为了每个自由职业者在收集系统中应该寻找的典范。

Evernote 对你来说也可以以同样的方式工作，而且它还有一个网页版，你甚至可以从公共电脑上访问。而且 Evernote 非常适合在客户会议中和通话时记录笔记（废话），所以你所有的项目笔记都会和你的任务在同一个系统中。

你甚至可以把主列表放在笔记本里，只要你发誓它会随身携带。尽量不要在洗衣服时把笔记本留在牛仔裤里。这对你的生意（和你的牛仔裤）来说是非常、非常糟糕的。

最后，最重要的一点是，你记录的任务集合是你自由职业的命脉。如果你不能让它们易于查找、简单整理且随时可访问，那么你就是在给自己的脚踝系上铅块。为了成功，你需要跑得轻快自由。

整理你的 待办事项列表 是让你实现这一目标的关键。