面向小型企业的在线项目管理软件：明智选择

根据调查结果，只有 58% 的组织充分理解项目管理的价值。与此同时，高达 93% 的组织报告称使用了标准化的项目管理实践。事实上，77% 的高绩效项目都使用了项目管理软件。

在 2017 年至 2018 年间，使用电子表格管理敏捷项目的组织比例从 74% 下降到了 67%。这是因为这些组织转向了专业的项目管理工具。

在经营一家成功的小型企业时，您需要一款无缝衔接的项目管理软件，帮助您专注于目标并按时实现它们。

从规划、调度和沟通的早期阶段，到管理关键资源、跟踪成本和报告，强大的项目管理程序可以完美地实现这一切。此外，它还能让每个流程中的协作变得透明且简单。

小型企业项目管理软件的主要目标是为项目经理简化任务。它让项目经理掌握主动权，由他们决定执行项目相关任务的内容、时间、原因和方式。

得益于便捷的协作，不同的团队可以在多个应用程序中协同工作，同时随时掌握最新进展，从而统一工作流程。文件共享、任务监控、报告和沟通等任务都可以在一个地方完成。

换句话说，一款全面的云项目管理软件将确保您始终了解最细微的细节以及全局概况。

您知道吗，全球项目绩效有所提升？2018 年，近 70% 的项目实现了其最初的目标或业务意图，约 60% 的项目在最初预算内完成。这两个数字分别高于 2016 年的 62% 和 50%。

以下是选择适合您业务的项目管理系统至关重要的几个原因。

• 虽然这是一项具有挑战性的工作，但使用正确的项目管理程序可以组织您的业务运营，使您的组织能够通过一流的工作流程提供最佳成果。
• 在现代商业环境中，使用纸笔和电子表格等手动且过时的工具来维护记录可能被证明是非常低效且容易出错的。使用项目管理软件可以避免这些问题。
• 您的客户对您的业务寄予厚望。错过截止日期、浪费资源、风险管理不善以及类似问题可能会给您带来大麻烦，甚至可能导致您的项目在启动前就失败。当您拥有高效的项目管理系统时，这一切都不会发生。
• 有效的客户管理是小型企业成长的一个关键方面。正确的项目管理工具也能处理好这一点。

现在，您可能想知道如何为您的企业选择合适的系统，对吧！

让我来告诉您，如何选择？

在为小型企业选择项目管理软件时，请考虑以下因素：

1. 同类最佳与业务需求

许多小型企业主犯了一个错误，即购买了充斥着各种功能的高端软件，这些功能承诺满足整个企业的需求。这类软件通常被宣传为“同类最佳”。然而，您需要明智地判断它是否最适合您的业务需求。

通常，这样的程序最终会变成闲置软件。企业主往往因为凭印象选择几个名字而掉入闲置软件的陷阱。有必要根据您的业务来衡量程序的功能和优势，并明智地进行投入。

虽然手动和电子表格方法可能迄今为止一直服务于您的业务，但您需要跟上时代的步伐，并利用技术来改善您的项目管理流程和成果。虽然我们不建议您购买遇到的下一款软件，但我们建议您确定业务的具体需求，并选择一款能填补系统空白的程序。

2. 免费试用只为您准备

首先实际试用项目管理工具以确定它是否符合您的需求是有意义的。但是，不要只停留在一种或两种上。查看 5 到 10 个程序的演示，并筛选出几个看看它们是如何工作的。

利用大多数提供商/供应商在有限账户下或固定期限内提供的免费试用。如果您的提供商没有预先提供此设施，请随时询问。

其次，您选择的软件应使沟通和协作流程尽可能完美。这就是为什么在购买前与团队一起试用新软件非常重要。获取他们关于该流程如何为他们工作的反馈。这样做也会让您的团队感到参与了决策过程。

试用期应足够长，以便您能够评估软件并确信它确实适合您的工作风格和业务需求。评估每一家提供商，以确保您不会最终凑合使用一个系统，而是获得一个真正为您提供良好服务的系统。

最重要的是，永远记得考虑客户服务和整体供应商响应能力。很多时候，即使是专业人士也会因为忽视客户支持而犯下这样的小错误，这会在以后给他们带来麻烦。

为什么您永远不应该忽视客户支持？

如果您遇到障碍或心中有某些疑问并联系了他们的支持团队，但没有得到预期的回复。这将给您的项目带来灾难。

因此，明智的做法是提出一些疑问，并检查他们在处理此类疑问时的响应能力，以及他们提供的解决方案。这样做将使您能够看到他们是多么乐于接受和合作。

3. 成本与功能

无论项目规模如何，小型企业通常都在预算限制内工作。因此，选择最适合您独特业务需求的软件可能是一个挑战。在这种情况下，获得一个能为您提供物有所值的程序是有意义的。

项目管理软件的成本因提供商而异。有些可能低至 50 美元，而复杂的 ERP 解决方案可能会让您花费数千美元。如果您专注于获得高质量的软件，您可以认为您的钱花得值。

需要考虑的一些因素包括：

· 理想的支付解决方案是什么？
· 您应该选择订阅选项还是坚持按月/按季/按年付款？
· 程序的采用和实施成本是多少？
· 您支付的价格是否获得了足够的功能/便利设施？
· 拥有该程序的成本是否会高于没有该程序运营业务的成本？

上述问题的答案将帮助您弄清楚该软件是否能证明其成本的合理性。

4. 面向未来的可扩展性

一些小型企业主最终购买的项目管理工具仅满足他们当前的迫切需求，忽略了业务快速增长的可能性。随着他们的扩张，他们意识到他们的软件不够灵活，无法适应不断增长的业务需求和客户期望。

这需要进一步支出购买高级程序。投资一个灵活且可扩展的项目管理系统至关重要，它能随着您的业务发展而成长。确保获得一个允许您添加更多功能并在您成长时进行升级的程序。

5. 防御网络攻击

低估项目管理软件的安全方面，风险自负。毫无疑问，安全性是投资软件解决方案时要考虑的最关键因素之一。

当您的客户与您合作时，他们会将一些最关键和机密的数据托付给您。您最不希望看到的就是因为有既得利益者入侵了您的软件并窃取/滥用了这些敏感信息，从而失去他们的信任和您的信誉。

除了客户数据外，您自己的业务数据、研究、发现、专利和商标也需要远离邪恶的网络罪犯。

从第一天起，预防/避免网络攻击和其他安全问题就应列在您的优先事项清单上。选择一个加固且安全的程序将使您免受黑客、恶意软件、病毒等的侵害。

建议检查并重新检查您计划购买的软件的安全功能，并衡量其可靠性。此外，供应商定期备份数据的效率和可靠性也应纳入您的决策考量。确定他们是否正在使用安全的主机平台来备份客户信息，且不影响当前运营。

这方面的另一个考虑因素是停机时间。您选择的项目管理解决方案应始终可用，没有任何故障。您不希望因为项目管理工具的问题以及供应商客户支持团队无法回答您的问题而让您的客户等待。

6. 易于使用的界面

投资项目管理软件的主要原因之一是让企业主可以停止担心日常运营，专注于业务战略。

时间是一种奢侈品，您最不想做的事情就是花时间学习软件的操作，对吧！

获得一个带有用户友好界面并允许您无需太多培训即可轻松工作的项目管理解决方案至关重要。最好的程序需要最少的培训，并使用户能够立即开始工作。这是因为它们具有直观的用户界面。

这里最容易被忽视的因素之一是，您的软件应最大限度地减少用户出错和犯下代价高昂的错误的风险。为了确保用户友好性，您的软件应该：

• 直观：该软件即使对新手来说也应该易于使用，同时可由专家进行配置。查找和更改软件设置应该是快速且无障碍的。
• 可访问：项目管理系统应易于由现场员工和远程员工通过登录 ID 和密码访问。此外，它应该能够在各种设备和平台上访问。
• 可支持：基于云的在线项目管理软件中的功能会定期升级，以最大限度地提高性能并提升成果。您的程序应在这方面提供足够的维护和支持，无论是免费的还是以合理的价格。

结论

选择适合您特定业务需求的项目管理软件是实现组织目标的关键。它可以帮助您提高决策能力和客户满意度，从而带来持久的成功。但是，不要被那些对其功能夸大其词的花哨软件所迷惑。您最终可能会付出更高的成本，却得到了一些您根本不需要的功能。注意上述提到的因素，您将能够锁定最适合您的业务、团队和客户的软件。

您一直在使用项目管理工具来推动您的小型企业吗？您认为哪些功能最重要？在评论中告诉我们。