制作有效的商业发票——关键要素

商业发票是企业创建的最重要的文件之一，因为它直接影响企业何时以及以何种条款从客户那里收到付款。它还在记录保存、业务分析、轻松报税和法律保护等方面在业务中发挥着巨大作用。

对于发送前几张发票的小型企业来说，一份有效的发票尤为必要，因为它向客户展示了他们的专业程度（或缺乏专业程度）。因此，小型企业发票必须包含下文讨论的所有要素。

什么是商业发票？

商业发票，也称为账单或挂账单，是由产品或服务的销售方签发的文件，用于告知客户应付款项。

         另请阅读： 如何选择小型企业发票解决方案：完整指南

发票应该是什么样子的？

一份高效的小型企业发票具有几个特点，使其区别于那些在客户邮件中丢失的发票。

• “发票”字样和公司徽标：为了便于识别，这两个要素应醒目地显示在发票上。
• 发票编号：您发送的每张发票都必须有一个唯一的“发票编号”、“参考编号”或“采购订单编号”，以使其从您的其他发票中脱颖而出。
• 提供服务的日期：添加此要素可以节省编目时间。
• 发送发票的日期：强调此细节对于确保按时付款大有帮助。
• 卖方的名称和联系方式：必须向客户提供这些详细信息，以便他们在需要澄清时可以联系您。
• 客户的名称和联系方式：在发票中包含这些详细信息至关重要，因为它们为发票提供了必要的合法性。
• 条款和条件部分：请特别注意此部分。此部分必须包含公司针对该交易的条款和条件，例如到期日和违约处罚。同样值得注意的是，条款和条件需要易于理解。
• 所提供服务的简要说明：添加一两行关于产品的说明将有助于消除对账单的歧义。
• 产品或服务的单位成本：通过在发票中添加此信息，可以避免很多困惑。这使客户能够轻松确定账单金额是否准确。
• 税率：单独列出此项可让客户清楚了解账单金额是如何得出的。
• 应付总额：好发票的另一个关键是“应付总额”部分。这让客户可以检查费率是否相加正确，以及是否与他们的计算结果一致。此外，发票中需要添加的另一个重要要素是金额所使用的货币。
• 个人风格：这是将专业商业发票与业余发票区分开来的步骤。花点时间添加个性化说明，例如感谢客户业务的一句话。这对于向客户表明您感谢他们大有帮助。

让您的生活更轻松的技巧

获取在线发票软件来管理小型企业账单需求已被许多人认为是明智的选择。发票软件客观上更方便，并且可以节省金钱和时间。随着 CloudBooks 等市场参与者的出现，生成发票也变得免费，其小型企业发票模板可以在这里找到。所以，请充满信心地发送您的发票吧——成功且及时的付款离高效的发票仅一步之遥。