如何为您的客户创建并发送精美的发票

如何为您的客户创建并发送精美的发票：

在这个现代时代，为客户开具发票的方式有很多，您的自由职业业务在这方面绝不缺乏选择。 然而，并非所有的选择都能做到顺畅无阻，因此，在寻找适合自己的发票解决方案时，花点时间讨论您应该坚持哪些优先事项非常重要。

创建和管理发票并不是流程的终点，因此我们将花一点时间讨论一些棘手的要素，例如滞纳金、提醒邮件，以及“Net 30”（30天内付款）的含义，以及为什么它应该被彻底淘汰。

发票应用程序：为了给客户开具发票，您必须先制作发票。有些企业会手工填写发票并通过邮政服务寄出。我更喜欢即时且顺畅的方法。

市面上有许多应用程序可以帮助您维护发票和收款。 业内大名鼎鼎的是 CloudBooks，这是一个功能强大的工具，可以轻松完成这项工作。其他选择虽然功能较少，但速度更快，例如 Billings。它是一个纯云端应用程序，但非常擅长完成我所需要的功能：生成品牌化的 PDF 发票和估价单，并维护客户数据库和交易历史记录。

还有一些基于网络的选项。 Ballpark、FreshBooks 和 Harvest 都是不错的选择。我倾向于避开它们，仅仅是为了节省它们通常收取的月费。桌面应用程序是一次性购买，偶尔更新，使其更实惠且更稳定。

不过，过去几个月出现了一个新的选择，对于那些没有太多硬性要求的人来说，值得考虑。 Square，这家由创立 Twitter 的同一个人创立的支付处理公司（我这样说，是为了让您在信任一家您可能从未听说过的公司时感到更安全），已经成为一个不错的选择。原因如下：

我喜欢 CloudBooks 出色的发票功能。不过，CloudBooks 的最新功能是自由职业者最大的改变：发票开具。在您的账户内，您可以通过添加明细项目来制作简单的发票，然后添加电子邮件地址并发送。客户会收到一封精美的、适合电子邮件阅读的发票，其中包含一个“立即付款”按钮，点击后会跳转到 CloudBooks 页面，他们只需输入信用卡信息即可。简单而美观，您就能收到款项。

制作发票：
我制作发票的目标是尽可能清晰地列出服务内容。在从事相同服务多年后，很容易产生一种诱惑，即简单地写上“网页编辑”，而客户需要知道的是“关于我们和联系页面编辑——更新徽标文件并添加验证码”。前者对您来说很方便，但后者对客户更好。当客户理解他们的账单时，他们更有可能立即付款。

我始终牢记的一个想法是，在未来的某个时候，我的客户可能会因为某种原因回头查看过去的发票，而他们几个月甚至几年后在上面读到的内容，需要尽可能具有描述性。 这可能是他们记住为您支付了什么费用的唯一方式。不要为每个明细项目写段落，但要尝试撰写简单的短语来捕捉服务的细节。此外，请确保您为这些明细项目选择的语言不会被客户误解或利用。我通常在项目开始时收取定金。如果我只是简单地开具 500 美元的发票，而没有注明这只是项目的一部分，那么那个罕见的“害群之马”客户（这种情况确实存在，所以请务必阅读《自由职业者客户指南》）很容易操纵局势以利于自己。相反，我会清楚地标记定金，在项目描述中写上“第一笔 50%”，这样收件人就知道未来还有一张发票，用于支付剩余的百分比。

您的每张发票都应包含相同的基本信息：• 发票编号 • 发票日期 • 到期日期（稍后会详细说明） • 客户账单信息（姓名、地址、电话等） • 您的邮寄信息（姓名、地址、电话、传真等） • 付款条款，包括滞纳金和退款政策 • 实际计费的项目

使用专门的应用程序（桌面版或网页版）将自动为您处理其中的许多项目（我在 Billings 中设置了一次发票模板，多年来无需更改任何内容）。理想情况下，您除了输入客户信息和服务列表外，不应再输入其他任何内容。如果您每次创建发票时都必须处理其他部分，那就是摩擦，您需要消除它。尽可能少花时间制作这些发票，因为那是您可以用来进行付费客户工作的时间。

发送发票：
在您选择的应用程序中创建发票后，您需要将其发送给客户。许多基于网络的服务，如前面提到的 CloudBooks，将生成一封嵌入按钮的 HTML 电子邮件，或者至少提供一个链接，以便在线查看发票并从那里付款。这些是非常有用的功能，如果它们适合您，请每次都使用它们，并教育您的客户如何使用它们。

我的偏好是生成每张发票的 PDF，因为我使用 CloudBooks 云发票应用程序。 PDF 在几个方面非常棒。首先，我可以保留一份本地副本在我的财务记录中，以防我需要重新发送或在未来的沟通中引用它。其次，它也为客户提供了一些可以传递、打印和归档的东西。我意识到在线系统生成的发票链接可以完成许多相同的事情，但我发现我的大多数客户更喜欢收件箱里的 PDF。

我将发票作为附件发送到给客户的全新电子邮件中，邮件主题为“项目定金”或“最终项目发票”。我使电子邮件的内容尽可能简单和简短（人们不喜欢阅读冗长的电子邮件）。我总是包含付款链接（我将在下一节中介绍）和对付款的期望。例如，我的发票电子邮件可能会这样写：

嗨 John，请查收附件中关于徽标设计项目后半部分的最终发票。付款链接在这里：http://dl.dropbox.com/u/ O123456_789 在您处理发票的同时，我将准备最终的徽标文件并打包供您下载。收到付款后，我将发送一个链接，您可以使用该链接下载这些文件并将其保存到您的计算机以供立即使用。谢谢！Aaron

现在主动权在他们手中。该电子邮件的关键要素很明确，例如在哪里可以找到发票（已作为附件）以及支付网关（我提供了链接），并且我描述了当他们期望我交付成果时处理付款的流程（一旦他们支付了账单，我就会发送他们的文件）。

最后一点建议

这里有一些随机的建议，它们似乎不适合归入整齐的类别，但对流程同样重要：• 使您的发票系统尽可能简单 • 它需要随身携带，以防您在出差时需要开具发票 • 将发票也存储在本地文件夹中，按年份排序 • 确保您的 PDF 文件大小较小 • 对他们的打印机友好，最多使用两种颜色 • 如果您确实必须邮寄纸质发票，请使用优质纸张。开具发票是成为一名成功的自由职业者的重要组成部分（如果您不这样做，他们就无法向您付款），但它不应该成为一个充满挫折和浪费时间的黑洞。找到一个适合您的系统，保持简单，并考虑客户的需求。

现在，进入流程中最棒的部分：收取这些发票的款项，我们将在新的博客文章中进行讨论。