如何改善公司的应收账款（AR）流程

您是否曾满怀希望地查看账龄报告，期待着那些超过60天和90天的账目能清零一次？我曾一次又一次地这样做，而且我敢肯定，我绝不是唯一一个有这种想法的人！

这些客户到底怎么了？在这篇博文中，我们将探讨这些余额长期存在的最常见原因，以及如何让它们在您下次查看报告时趋近于零。

账单惊喜！

第一个原因是沟通问题。当账单与客户的预期不符时，他们往往会暂停付款。惊喜在生日和节日里很有趣，但在结账时却绝非如此。如果账单金额高于客户的预期，那么这可能会延迟或危及您的收款。

如果您是应收账款岗位的新手，或者身处一家 invoicing（开票）是收款一部分的新兴企业，那么自信且一致地开具账单是一项需要学习的技能。在整个服务期间与客户保持沟通——特别是当账单金额或项目范围开始增加时。使用变更单来获得客户对原合同中未约定的新费用的批准。

我在亚洲曾有一位客户，他们想要完成一些额外的额外工作，这些工作原本在项目范围内，但因预算问题被删减了。当这件事提出来时，我已经在地球另一端的现场了。直接做完这些工作很容易，但我坚持原则，提交了一份变更单，结果未获批准。这为我拒绝额外工作提供了依据，也避免了各种账单问题。

发票丢失

在电视节目里玩“失踪”会制造出色的戏剧效果，但账单丢失可不是您在业务中想要的戏剧性事件。通常，对于通过电子邮件发送发票的计费系统，发票往往会成为客户垃圾邮件过滤器的无辜受害者。在其他情况下，账单地址或联系人可能发生了变更，导致了计费中断。

一个有用的开票做法是要求客户办公室的相关人员（即应付账款联系人、财务经理或其他负责付款的人员）确认已收到发票。如果这对您的业务来说不可行或不合适，那么次优的选择是在每张发票到期前一周左右进行跟进，以确保没有任何阻碍按时付款的因素。

无法付款或无意付款

在某些情况下，供应商可能无法或不愿付款。

尽早建立有效的信用流程可以帮助您在与这些供应商开展业务之前将其剔除。如果账单金额对您或您的业务来说意义重大，请在开展工作前进行信用调查。

对于商业公司，请查看 Dun & Bradstreet；对于个人信用报告，您可以前往 Experian、Equifax 和 TransUnion。

如果没有报告，通常的做法是在开始工作前要求提供三份商业推荐信和一个可以核实客户基本信息的银行联系人。在某些情况下，最好的风险规避工具是要求客户预付50%的款项。

并且要小心。我曾听客户讲过，新客户的定金支票在工作完成后跳票了。解决这个问题的办法是让客户等待的时间与银行让您等待的时间一样长。

仅仅是健忘

也许您的客户有很多事情要忙。小企业主通常处于四五十岁的年纪，这是生活中责任最重的时期——要照顾孩子、年迈的父母，还要管理自己的企业。这些人很容易感到不堪重负。一个友好的提醒可能就是让他们重新关注账单所需的全部。

对交付成果的不满或分歧

您努力为每位客户提供出色的工作，但如果客户对您的工作不满意怎么办？这种情况以及其他涉及交付成果分歧的场景，是导致付款延迟的常见原因，也可能让您和客户都陷入尴尬的境地。

我们大多数人都不喜欢冲突，往往会选择拖延而不是采取行动解决。一旦发现账单逾期是因为客户不满，您可以通过邀请他们分享顾虑来减轻客户的压力——然后尽可能客观地倾听。这将开启达成妥协或解决方案所需的对话。

在您的业务中养成在每个项目期间（特别是项目完成时）征求反馈的习惯，以确保客户对您的工作感到满意。

趋近于零

应收账款余额的大幅改善不会在一夜之间发生。本月承诺找出流程中几个关键的薄弱环节——然后采取行动。每个月迈出的一小步，可能会让您在一年后以全新的视角看待您的业务。

您还有其他帮助改善公司AR流程的想法吗？请分享出来！