精通规划的艺术

精通规划的艺术：

有句老话说得好：要想掌控生活，必须先掌控你的一周。而要掌控你的一周，必须先掌控你的每一天。

这话听起来有点像尤达大师的口吻，我承认，但这些确实是值得遵循的人生准则。如果你愿意投入精力去捕捉和整理所有任务，那么这最后一步就是将一切整合起来的关键。

怎么强调都不为过：规划好每一天，就意味着为成功做好准备。
那么这具体是什么样子的呢？如果你曾经想过要微调和调整你的日程，以榨取最大的工作效率，那么今天就是你的幸运日。拉把椅子坐下吧，因为我即将为你拆解我的时间管理系统。而这一切都始于“时间块”。

构建时间块
把从起床到睡觉之间发生的一切都看作一个“块”。我倾向于以30分钟为一个时间块来审视我的一天，但你可以根据自己的情况将时间切分成任何合理的单位。我的一些任务只需要30分钟，而另一些则需要一小时或更久。你只需要确保它建立在一致的时间增量上即可。

不过可以肯定地说，你可以把你的工作日按小时切分成时间段：比如上午8点的时间段、9点的时间段、10点的时间段，以此类推。你可能会在一个时间段里安排两个独立的任务（即每个30分钟），但一切仍然是以块的形式存在。

时间块也有不同的类型。有些是僵化且不可移动的，而另一些则是灵活且可调整的。例如，因为我在家办公，我有幸每天能和家人一起吃午饭。这意味着我的午餐时间固定在每天中午12:00到下午1:00，这是不可商量的（我妻子练CrossFit，能硬拉近200磅，所以我得听她的）。午餐就是那种不可变动的时间块之一。

其他例子包括会议或电话会议。如果我周四有一个与客户的会议，我会把它作为一项任务添加到我的总清单中。为什么要将会议添加到任务清单中呢？嗯，当我在计算是否能把另一个1小时的任务塞进当天的日程时，如果我忘记了那天有会议，就更容易导致日程安排过满。所以，会议在某种意义上变成了任务，因为它们占用了我的日程空间。顺便说一句，一个会议记录看起来大概是这样的：

“60分钟 – 会议：John Smith @ 下午2:00”

不过，我总清单中的其他项目则更灵活。只要不与不可变动的项目冲突，我可以把客户工作安排在日程的任何地方。如果我有一个60分钟的任务，我只需要找一天有一个小时的空闲时间把它放进去就行了。就是这么简单。

我唯一的建议是，观察一下你在一天中不同时段擅长处理哪类任务可能会很有帮助。我发现我在午餐前完成Logo设计工作的成功率比午餐后要高得多。也许是因为早餐喝的咖啡，或者是午餐后经常悄悄袭来的困倦。无论原因是什么，我已经学会了相应地进行规划。破解你身体的节奏，你会感谢我的。

了解你的能力与极限
说到了解你的大脑如何运作，提前规划并为每一天建立一个紧凑、高效的日程表，需要你对自己的技能和能力有深刻的把握。你为客户执行某项特定服务的次数越多，你就越清楚它需要花费多长时间。然而，真正的考验在于，当你从未做过某事时，学会预估它需要的时间。有时凭直觉，有时你只需要猜测，然后在过程中进行调整。

你可能已经注意到，每当有新任务出现时，我都会把这个要素融入到捕捉过程中。当我写下需要完成的事情时，我总是以对所需时间的预估作为任务文本的开头。也许是15分钟，30分钟，甚至一小时；无论时间长短，我在捕捉任务时都会确保把它写下来。这样，当我坐下来规划我的一天时，我就可以利用这些时间长度来帮助我建立一个现实的日程表。

人们在规划过程中无意中制造阻力的最大原因之一，就是贪多嚼不烂。然后他们就会感到窒息、手忙脚乱，睡得太晚且压力过大。你能猜到这是谁的错吗？提示一下：这不是清单的错。

当你背着过重的背包去徒步旅行时，你其实已经为失败做好了准备。对待你的日常日程表也要像对待你的身体一样尊重。不要让它超负荷，也不要制造一座难以攀登的高山。为成功而规划，而不是为挫败而规划。

我了解到，在上午8:00到下午4:00之间，我大约有六个小时可以投入到客户工作中。如果我试图在一天内完成八个1小时的任务，那我就是个傻瓜。那注定会让人失望。

没有什么比在一天结束时清单上还有未完成的项目更糟糕的了。新手认为这是因为他们工作不够努力，但实际上是因为他们规划得不够充分。过度安排日程是导致挫败感和失望的最快途径。了解你的极限并相应地进行规划。

为非项目事务留出空间
我还会把每天日程中最后30分钟的时间块留空，不填任何内容。工作日可能正式结束于下午5:00，但我只会规划到下午4:30。为什么？
因为总会有突发状况。总是这样。

总会有最后一分钟塞给我的项目，或者需要处理的紧急修复。我有很多长期客户依赖我的支持。他们知道我关心他们的业务，并且只要我能帮忙，我都会伸出援手。有时会有紧急情况（有些是真正的紧急情况，有些只是在客户心目中是紧急情况，但我一视同仁）。

给我的日程留出这种喘息空间，使我能够保持专注并达到当天的预期，同时也让我偶尔能成为那些需要紧急修复的客户的英雄。这又给了我一次超越预期的机会。

如果什么都没发生，那个缓冲时间没用上，那也不是浪费时间。我只需扫一眼第二天的清单，然后开始处理清单上的小任务，直到下午5:00。或者，我提前收工，花更多时间陪伴家人。称之为喘息空间、余地或B计划；无论你怎么称呼它，这种自由度必须内置到你的日程中，以防止挫败感悄悄滋生。

落笔成文
你可能使用某种特定的电脑程序来组织你每天的任务，但当涉及到规划它们并建立日程表时，我总是建议你在纸上进行。我使用一种结构最简单但又能提供足够指导来辅助我个人系统的笔记本（唉，又是一个推销：我用的是我自己设计的记事本）。

手握钢笔，我逐字逐句地将当天的待办事项从屏幕复制到纸上，将它们安排成最佳的顺序和流程。已经标注了基于时间的背景信息，这会让过程更顺利。如果清单上的项目太多，无法塞进当天的日程，那么我会挑选优先级最低的项目，并将它们移到我总清单的第二天。

哦，还有一个难以接受的事实：我是在前一天晚上做这一切，而不是在当天早上。我不知道你怎么样，但我的早晨总是很疯狂。过夜后会收到一堆新邮件，孩子们需要关注，我还要煮咖啡喝。我不想在开始新的一天时还要花时间去规划。

相反，我在晚上完成这些艰苦的工作，那时我还有足够的脑力去做好它。我每周的周日至周四，每天晚上都这样做。当我早上坐到桌前时，我只需打开笔记本，开始处理清单。这能帮助我尽快找到当天的目标。

额外的好处是：我每天晚上睡觉时都清楚地知道需要完成什么以及何时完成，这样我就不会在第二天早上浪费时间去决定从哪里开始。那个决定我在前一天晚上就做好了；现在我只需要付诸行动。

你必须相信你的系统。在建立清单和第二天早上之间可能会出现突发状况，但这就是缓冲时间的作用。只需在前一天晚上规划好你的一天，然后每天按照那个日程表工作即可。

精通每天的规划艺术将帮助你最大化你的工作产出。无论你自己的捕捉和收集系统是什么样子的，提前规划都能带来天壤之别。