在线阶段性发票如何助力您的小型企业扭转局面

在快速全球化的时代，经营一家小型企业充满挑战。作为企业主，您必须身兼数职。您既是店长、客户服务主管、营销人员，同时也是会计。然而，您必须处理的令人沮丧且琐碎的职责之一就是处理发票……

只有及时收到发票付款，才能确保您的收入大于支出。不幸的是，逾期付款困扰着许多中小企业。北爱尔兰有四分之一的中小企业，而英国有超过五分之二的中小企业深受逾期付款之苦，其中超过半数被迫注销高达 10% 的营业额。

换句话说，如果您不想损失辛苦赚来的钱，就需要一套战略性的小型企业发票策略。这就是在线阶段性发票可以为您提供帮助的地方。

让我们从基础知识开始。

1. 什么是阶段性发票？

阶段性发票允许您将总金额分成小额分期收取，而不是要求一次性付清。您可以将这些分期付款设计为固定的月度付款，或者在完成特定工作阶段时支付。项目结束后，您需要发送最终发票，其中包含阶段性账单和相应付款的详细信息。几乎所有的在线发票生成器都允许您发送阶段性发票。

假设您从 2019 年 8 月 1 日起为 ABC 公司提供为期六个月的 SEO 服务。您可以每月向客户收取 300 美元。前五个月，您总共可以从客户那里收取 1500 美元。在最后一个月，您可以开具 300 美元的最终账单。

但是，您需要在最终账单中针对额外工作时间（如有）以及您打算获得的利润进行调整。例如，如果您完成了价值 500 美元的额外工作，并打算获得 600 美元的利润，那么您的最终发票将是 1400 美元。

在这种情况下，您从客户那里收取的总金额将为 2900 美元（$1500 + $1400）。

大多数小型企业出于以下三个原因使用阶段性发票——

保持流动现金流 – 由于您可以持续获得月度付款，阶段性账单有助于您维持现金流。高流动性的现金流反过来又可以帮助您顺利经营业务，而无需承担不必要的债务。
避免昂贵的注销 – 它还可以帮助您避免昂贵的注销，因为您在项目结束前已经收到了大部分款项。您可以从容地通过电子邮件跟进最终未结金额。如果客户在项目进行到一半时停止付款，您也可以停止工作，直到结清欠款。
提供灵活性 – 这对您的客户来说是一个优势。他们无需筹集一笔大额款项，而是可以分期付款。您还可以在项目期间增加或删除服务，并相应地向客户收费。

如您所见，阶段性发票仅适用于大型项目或跨度较长的服务。通常，您可以将其用于运行时间至少超过三个月的项目。您不能将此方法用于小型项目和短期合同。您还需要咨询客户，看他们是否接受这种想法。虽然很少见，但有些客户可能会拒绝使用这种发票格式。

阶段性账单的结构会根据您承担的服务或项目类型而变化。例如，承包商需要提供测量详细信息以及测量账簿、回收声明、扣除额、预付款和额外付款（如有），以及截至开票日期已完成工作的累计信息。

另一方面，数字营销机构只需要包含已完成工作、进行中工作以及合同中约定的开票金额的详细信息。然而，通常阶段性发票包含以下详细信息。

除了这些信息外，您还需要在项目完成时的最终发票中注明总到期金额，并附上之前所有阶段性发票的详细信息。

发送阶段性发票后，您应该期望客户在规定时间内付款。如果没有，您将需要进行跟进。如今，发票软件使在线开票变得更加容易，可以创建不同类型的发票，包括阶段性账单。您还可以将几乎任何发票工具与其他业务应用程序集成，以创建更准确的发票，并通过电子邮件提醒进行自动跟进。

如您所见，在线阶段性发票是中小型企业的强大工具。它不仅能帮助您维持现金流，还能为客户提供分期付款的灵活性。您是否仍在使用 Excel 表格来满足您的小型企业开票需求？也许是时候改用在线发票工具了。问题是您打算什么时候开始行动？请在评论区告诉我们。