面向小型企业的在线发票：简史与您所需的 5 种基本发票

调查结果显示，27% 的中小型企业 (SMB) 承认，他们在创建和发送发票方面感到困难，更不用说跟踪发票了。

根据 HubSpot 对 400 家中小型企业的调查，49% 的企业在跟进逾期付款方面感到困难，46% 的企业发现很难按时收到付款。

小型企业主身兼数职已不是什么秘密，但这有时会让人不堪重负。虽然他们本应专注于企业的战略和盈利方面，但他们却常常发现自己不得不处理那些本可以轻松自动化的手动任务。发票开具就是这样一项耗时的任务。

有人可能会说，开具发票对于获得所提供产品/服务的报酬至关重要，但企业主需要意识到时间就是金钱。花费在创建、发送和整理发票上的时间并不能带来任何收益。

最好将发票开具工作自动化，这不仅能节省宝贵的时间，还能简化流程、消除错误并确保快速付款。您可以针对不同的业务支付需求使用不同类型的发票。同时，您可以腾出精力处理有助于增加收入或满足客户需求的业务活动。

开具发票绝不应成为一种负担，也不应拖慢小型企业的运营速度。如果您认为它阻碍了您的生产力，使用在线发票软件会有所帮助。它将通过以下方式改善您与客户的体验：

• 在开具发票前提供准确的估价

通过借助小型企业发票软件创建专业风格的发票，您可以主动避免在后期回答核实问题和处理与客户分歧的可能性。使用其模板将确保您和您的客户在项目开始之前就清楚项目的要求和相关成本。

这些类型的发票还可以帮助您详细说明付款条款，并从项目开始之初就建立良好的工作环境。反过来，这将确保您不必花费数小时反复查阅协议条款和条件来回答客户的疑问。

• 添加细节和品牌标准

您的发票应有助于客户轻松识别您的身份，因此建立强大的品牌标准是必要的。它们还应在您的所有沟通中始终如一地强调您的品牌价值。

为了更好地进行组织，每张发票中都应提及某些重要的规格。建立编号系统会有所帮助，这样您可以为每张发票分配一个唯一的编号/代码，以便于跟踪。您的发票还应注明您的联系方式，例如办公地址、电子邮件 ID 和电话号码。

此外，请确保提及的规格涵盖了工作完成和付款的条款与条件。即使这些数字和规定已包含在书面协议/合同中，您的发票也应在开具时向客户重申这些内容。

发票的目的

企业在向客户提供商品或服务后会向其发送销售发票。发票作为企业与客户之间交易的书面或电子凭证。企业必须保留所有销售记录，以在未来发生争议时保护自身利益，这一点至关重要。

发票的目的包括：

• 记录保存

发票的主要目的之一是准确记录您的销售数据。这是一种跟踪特定细节的有效方式，例如产品销售日期、支付价格以及任何未偿债务。此外，发票还有助于会计流程，同时监控负责销售的员工的表现以及他们销售的商品。

• 税务计算

通常情况下，政府不会为企业应使用的发票类型制定一套固定的系统或模板。然而，所有企业都需要缴纳一定的税款，这就是为什么发票工具在记录现金流入方面变得很有用。借助发票来维护所有业务交易的持续摘要总是一个好主意。这在报税时非常有用，并能确保缴纳准确的金额以避免审计。

• 法律考量

在线发票系统有助于保护小型企业免受欺诈和轻微民事诉讼。发票中提到的细节清楚地表明，特定项目/服务是在特定时间提供的。带有客户签名的发票非常有价值，因为它作为企业与客户之间协议的证据。如果没有发票，将没有销售记录，这使得企业容易面临与价格相关的冲突。

• 获取营销洞察

企业主需要密切监控所有销售发票，以便利用这些信息来定位其客户群并进行营销。这包括销售日期、销售频率、销售产品和产品售价等数据。CRM 软件或营销专业人员可以利用这些信息来获取有关客户人口统计、高峰购买时间、首选产品等的洞察。这在制定营销策略时非常有价值。

• 库存管理

为小型企业使用设计良好的发票对买家和卖家都有好处，因为它们有助于管理库存。无论您是使用在收到和售出商品时自动添加和移除商品的自动化库存系统，还是使用传统的纸笔方法来管理现有库存信息，发票都是一份有价值的文件。卖家可以跟踪有关已售出和已发货产品的详细信息，而买家可以跟踪已收到和已入库的产品。

• 信息共享

小型企业发票以系统的方式呈现所有产品和销售相关信息，其中总价被系统地分解并进行了解释。它还反映了收取的服务费以及人工费。其他详细信息包括购买日期和时间、适用税费、产品总价、发送日期、付款截止日期以及卖家和买家信息。

从传统到现代：发票的演变历程

就现代企业而言，发票工具因其简化了收款流程而获得了发展动力。然而，记录产品和服务的提供以及随后的交易这种做法已经延续了 5000 年。

在现代小型企业发票和计费软件出现之前，人们使用其他方法。它始于数千年前的美索不达米亚，即现代伊拉克所在的地区。在最早记录的发票形式中，卖家在泥板上制作 IOU（“I owe you”的缩写，意为“我欠你”）。
鉴于我们所处时代的科技进步，通过纸质、电子邮件和 PDF 发送发票也被视为原始方法。

让我们来看看发票是如何演变的。

来源：Ohmynews.com

公元前 3300 年：这张图片描绘了世界上最早的发票之一，它以泥板的形式出现。上面的铭文是借助一种称为楔形文字的书写系统制作的。

来源：Wikimedia Commons

1504 年：这张图片显示了卡斯蒂利亚的菲利普一世在购买《最后的审判》（天堂与地狱）画作时支付的 36 英镑首付款的账目。

来源：Goodfuneralguide.com

1780 年：上图显示了一张 18 世纪购买葬礼用品的发票。物品包括棺材、家具等。

来源：Jot101.com

1870 年：这张图片显示了西斯廷教堂唱诗班指挥制作的一份文件。他们为六节课加上乐谱收取了 67 法郎 50 生丁。

来源：大英图书馆

1891 年：这是一张 17 世纪大英图书馆购买荷兰海图的发票。

来源：The Coopered Tot

1904 年：这是来自著名的 Graham Distillery Company 的 20 世纪初发票。

来源：Wikimedia Commons

1935 年：这是比利时弓箭价格表的样子。

来源：Wikimedia Commons

1942 年：这是一张美国画家爱德华·霍普的《夜游者》从芝加哥艺术学院购买的发票。

来源：Wikimedia Commons

1976 年：这张图片显示了超大型 IBM 3800 型打印机。它首次用于大规模文档打印，例如发票和邮寄标签。

来源：Vintagecomputing.com

1981 年：上图是一张 Atari 800 磁盘驱动器的发票，Atari 800 是市场上最早的个人电脑之一。

来源：DiCentral Corp.

2003 年：上图是沃尔玛发票的截图。这就是典型的 ERP 驱动的发票解决方案的样子（也许现在仍然如此），尽管办公室确实需要处理一定数量的支持性文书工作。

2013 年：电子发票软件彻底改变了游戏规则，简化了发票开具流程。

许多企业在 Microsoft Word 和 Excel 等程序上创建发票。创建此类发票的模板在网上很容易找到。您所要做的就是下载一个，填写所需的数据字段，然后通过电子邮件发送。您也可以打印发票并通过普通邮件发送给客户。然而，对于成长型企业来说，这可能极其繁琐且耗时，特别是如果您需要频繁重复相同的过程。

此外，这也是一个容易出错的过程。从输入错误的数字到意外删除某些细节并弄乱对齐方式，出错的空间非常大。

由于这些原因，在线发票工具在小型企业中越来越受欢迎。它们不仅易于使用，还允许用户在几秒钟内创建不同类型的发票。

小型企业发票软件在以下方面更高效、更方便：

• 自动化：在线发票软件自动化了必要的流程，使发票开具变得简单高效。这包括向相关方发送未付账单的自动付款提醒。
• 更快的付款：发票软件使用的发票格式带来了专业的设计。它包含所有必要的信息，并清晰地传达给客户，从而实现更快的付款。
• 创新的内置工具：与产品、客户、价格和税费相关的关键数据由发票软件安全存储。这使企业只需点击几下即可准备发票。
• 移动性：因为所有数据都存储在云端，所以您从哪里访问它并不重要。无论您是想在办公桌前工作还是在旅途中工作，在线发票都能让您轻松查看和管理发票。此外，您还可以通过移动设备进行交易。

成本难题

越来越多的企业正在从纸质发票方式转向在线电子方式。然而，一些新兴企业继续使用纸质发票和计费系统以及过时的付款处理程序。这可能被证明是昂贵、不准确、单调且极其耗时的。

一项由 Sterling Commerce 进行的研究显示，（平均而言）纠正每张纸质发票错误的成本为 53.50 美元。

同一项研究还发现，“手动处理发票的平均处理成本为每张 30 美元，而全自动发票的平均处理成本仅为每张 3.50 美元。”

在现代，在线发票系统更合适，因为它是基于云的，使企业能够通过互联网同时创建和发送多张发票。因此，这样的系统有助于削减成本并加快计费流程。

如果您仍在使用纸质发票系统，以下几个因素可能会让您的企业蒙受损失：

1. 准备和打印纸质发票的成本
2. 与存储纸质发票相关的成本
3. 邮寄和运输费用
4. 提供借记卡和信用卡等付款方式的费用
5. 与未送达的账单或丢失的发票和时间相关的成本
6. 处理客户电话和回答有关发票的问题的相关成本

“下方是一张信息图，它将告诉您有关在线发票及其全球影响的一切。此外，为什么小型企业应该开始无纸化，以及这将如何帮助他们实现更快、及时的付款，同时节省资金。”

在线发票的出现

如果您还没有放弃纸质发票系统并采用在线发票，这里有几个不可否认的理由让您立即这样做。

• 告别纸质发票的挑战

如上所述，纸质发票流程需要时间、精力和金钱。通过在线发票系统，您可以减少在所有这些方面消耗的宝贵资源，并优化您的应付账款职能。在存储发票方面，通过电子发票发送自动提醒将留下一个易于您和您的客户在需要时参考的记录。这意味着工作场所更少的混乱和更少的麻烦，无需归档文书工作。

• 增强流程自动化

得益于技术创新，企业已经能够转变其流程，无论时间和地点如何，都能更好地协作、沟通、管理和运营。在线发票不仅可以使流程变得方便和易于访问，还可以让您利用移动设备通过向您发送及时的警报、更新、报告、通知等来经营您的业务。

• 改善现金管理

当经济状况严峻时（大多数小型企业的情况都是如此），您需要专注于削减成本。优化现金管理的重要性不容忽视。无论是收到及时还是逾期的付款，还是记录有关您的发票费用的详细信息，在线发票系统都可以帮助您保持一切井井有条。

• 促进质量保证

向客户发送低质量和错误的发票会破坏您的形象，他们可能会停止认真对待您的业务。这可能导致逾期付款或根本没有付款，这是您最不希望看到的。拥有在线发票系统将通过以下方式防止这种情况：

1. 验证和组织供应商数据
2. 确认发票上的工作数量
3. 确保发票符合订单、收据和合同
4. 分配给成本中心
5. 生成正确的税务报表

• 拥抱绿色倡议

我们生活在一个客户希望与具有社会责任感的公司建立联系的时代。此外，绿色环保对我们的地球和子孙后代都有好处。减少纸质发票的创建并以电子方式存储文件将使您能够尽自己的一份力量，努力为生态环境带来急需的改变。

设置在线发票流程以充分利用它

以下提到了一些需要记住的事情，以充分利用在线发票系统的好处。

• 确保正确的系统设置：您交易的每个客户都应分配一个唯一的数字代码，发送给客户的所有发票都应包含其各自的编号。
• 定期发送发票：定期计费是获得及时付款而不引起争议的关键。
• 提及逾期付款罚款：这样做将使客户保持警惕，以免错过付款并按时发送。
• 频繁生成重要报告：无论您是需要即时报告还是自定义报告来快速了解您的业务事务，您都可以在需要时生成所有必要的报告，以掌握企业的财务状况。

电子发票的优势

由于在线发票流程是自动化的，买家、卖家和管理员将获得许多战略和运营利益。发票软件与其他业务应用程序集成的能力使企业能够提高效率和创造收入的能力。

除了降低成本、节省时间和避免争议等好处外，电子发票还提供其他几个优势。

卖家的优势：

• 更快、更准确的付款
• 提高生产力
• 降低发票被拒绝的可能性
• 更好的账户对账
• 丰富的现金管理
• 改善客户关系
• 创建外观专业的发票

买家的优势：

• 增强的准确性
• 更好的生产力
• 加速付款周期和处理
• 改进的账户对账
• 增强的现金管理
• 降低欺诈、争议和其他与付款相关问题的可能性
• 更好的供应商关系管理

业务管理员的优势：

• 增强的业务品牌和知名度
• 业务资本的最佳利用
• 确保符合行业和法律规范
• 改善与客户和供应商的关系
• 优化的 IT 系统
• 环保倡议

不同类型的发票：小型企业的 5 个必备要素

以下是每家小型企业都需要的基本发票类型。

1. 形式发票 (Pro Forma Invoice)

形式发票与普通报价单不同，因为它是一份具有约束力的协议。但是，销售条款和条件可能会发生变化。它们有助于通过最大限度地减少销售完成后的反复沟通来简化销售流程，因为所有提到的条款都已得到所有相关方的同意。

因此，它是一份诚信估价文件，旨在防止买方在交易最终确定时承担不可预见和巨大的费用。

形式发票的目的是为买方提供确切的销售价格。此发票包括费用或佣金估算、适用税费以及运输成本（如有）。几乎每个行业的企业都使用形式发票来完成其内部采购审批流程。

企业可以在发货前或发货时发送形式发票。虽然发票确实包含确切的成本和销售细节，但它不被视为正式的付款要求。目前没有指导方针规定形式发票的确切格式。它在外观上可能与商业发票相似，也可能不相似。

示例：

您可能访问过一家设计师精品店，并同意了形式发票上服装的价格。设计师将在服装准备好后交付。您将在收到发票后付款。发票上的最终金额将与形式发票上提到的金额相同或大致相同。

2. 中期发票 (Interim Invoice)

中期发票允许将大型项目的付款分解为多次小额付款。付款时间对应于项目预定部分的完成。这种类型的发票涵盖了那笔金额，并有助于调节大型项目的现金流。

大型项目在材料、人工和额外运营成本方面会产生更高的费用。中期发票有助于小型企业在承担大批量工作时管理其支出。您无需等到项目完成即可收到付款。您可以使用从中期发票收到的钱来支付您产生的一些成本。

当您想为客户工作发布多张发票时，通常会使用这种发票。

示例：

您可能为 Johnson HVAC 技术人员执行了一些会计工作。您可能在 2018 年 1 月开始工作，并估计工作将在 2018 年 12 月完成。您决定每月向客户开具 100 美元的发票。

如果您使用中期发票，您将必须在 2018 年 1 月至 2018 年 11 月之间的每个月发布 100 美元的中期发票，使发票总数达到 11 张，金额总计为 1100 美元。

您的时间分类账显示 1500 美元的员工时间。中期发票将显示 11 笔 1100 美元的不同过账，从而反映出 400 美元的净在制品 (WIP) 余额。中期发票将显示为“账户贷项”，不会与任何时间量相协调。

通过使用中期发票，您有优势在 11 月结束时看到所有尚未计费的员工过账以及迄今为止发送给客户的所有发票。您还将能够查看欠您的当前 WIP 余额，这可能有助于您做出更明智的计费决定。

一旦 12 月到来，您完成了工作并准备向客户计费。您看到您在员工身上花费了 1500 美元，并已向客户开具了 1100 美元的发票。因此，您可能决定向客户开具 1800 美元的发票，从而获得 300 美元的利润。您还可以减少客户的 WIP 并清除所有已过账的中期发票。

为此，您需要发布 700 美元的最终账单（1800 美元减去 1100 美元是 700 美元）。您可以发布 1500 美元的核销，因为这将是当前余额，而您的目标是将价值降至 0（1500 美元减去 0 是 1500 美元）。最终账单用于最终确定（或清除）迄今为止发布到客户账户的所有中期发票。

3. 逾期发票 (Past Due Invoice)

逾期发票提醒客户他们尚未付款，应采取行动结清到期款项。有时，客户未能在最终发票上的截止日期前付款。发生这种情况时，您可以在付款逾期后立即向他们发送逾期发票。

逾期发票的主要目的是提醒客户他们的付款截止日期已过。准备此发票时，请务必提及最终发票中的所有信息，包括逾期付款将产生的罚款。

示例：

您想铺设车道，因此从五金店购买了大量的砾石和几个托盘。购买协议提到了自交货之日起两周的付款期限。

五金店第二天交付了用品，从而完成了其合同义务。它现在有权向您收取购买价格。通过这种方式，建立了债务关系，您是债务人，五金店是债权人。

如果债务人未能在协议中提到的截止日期之前或当天提供合同约定的付款，则债权人可以预先要求付款。

4. 循环发票 (Recurring Invoice)

在为持续服务开具发票时，开具循环发票是有意义的。它最适合相同金额的付款，例如订阅。

当您设置循环发票时，您的发票会自动发送给您的客户。您无需每次发送时都费心设置提醒或将数据从旧发票复制到新发票。这种安排使您可以将时间和精力集中在其他战略业务活动上，而您的发票开具则会自动处理。

如果您提供的产品或服务要求您定期向客户发送具有相同详细信息的发票，则需要使用循环发票。使用循环发票的几类企业包括：

• 服务提供商，如水管工和电工，他们每月为固定的工作时间计费。
• 月度服务套餐提供商。例如，一家数字营销机构，为客户提供固定数量的内容并实施 SEO 服务。
• 产品维护计划提供商。例如，借助其商标工具和技术将公司流程数字化的技术公司。与遗留系统的集成和业务关键应用程序的持续更新将需要他们的每月支持。另一个例子是园艺服务提供商，每周照看客户的花园。
• 教育材料和在线培训资源提供商，例如教育和培训机构提供的长期在线学习和进修课程。
• 需要会员资格或订阅的服务提供商。这可能是一年的杂志订阅或 10 年的俱乐部会员费。
• 软件提供商，他们每月收取许可费以允许使用其产品。

通常，当使用循环发票时，客户在不执行任何额外操作的情况下定期享受服务。当约定的期限结束时，客户可以选择延长或终止联盟。

5. 贷项通知单 (Credit Memo)

贷项通知单或贷项备忘录是产品或服务的卖家向买家发出的文件，旨在减少买家根据先前发票条款欠卖家的金额。通常，贷项通知单会清楚地说明通知单上所列金额的原因。这在收集有关贷项通知单的信息并弄清楚卖家开具它们的原因时非常有用。

当买家想要将购买的商品退还给卖家，或者存在定价问题、营销津贴或买家不应按照发票上提到的金额向卖家付款的任何其他原因时，通常会开具此文件。卖家将贷项通知单记为应收账款余额的减少。另一方面，买家将其记为应付账款余额的减少。

使用贷项通知单时，卖家最好在每个报告期结束时审查未结贷项通知单，以检查与未结应收账款关联的适用性。这样做时，它会降低未结发票的平均金额，还可以减少对供应商的付款。

如果买家和卖家的付款未决，买家可以使用贷项通知单作为对卖家基于发票的付款的部分抵销。但如果买家已按照发票上的规定全额付款，他/她可以使用贷项通知单来抵销未来的付款或要求现金支付以换取通知单。
当未向买家发送发票副本时，会创建内部贷项通知单。当企业核销未偿应收账款余额时，会这样做。

示例：

您从一家时尚服装店购买了一些衣服。商店的退货政策规定，退货将在购买之日起 15 个工作日内被接受。他们的政策还提到，报销将仅通过商店积分进行，而不是现金。
购买后一天，您发现您购买的一件衣服上有一个洞。所以您决定退货。商店经理通知您他们将接受退回的产品。经理随后着手创建贷项通知单，因为服装店将需要减少先前开具的发票，以补偿售出的损坏服装。

一旦开具通知单，您在时尚服装店的账户将被记入您为要退回的商品支付的金额。然后，您可以使用此正向积分将损坏的服装换成相同型号的完好服装，或者完全购买不同的服装。

结论

现代市场竞争极其激烈，小型企业需要准备好最好的系统和软件以保持竞争力。如果企业想要长期增长并在市场上竞争，不仅需要吸引新客户，还需要留住他们。效率是关键，这就是为什么小型企业找到在节省资源的同时最大化结果的方法至关重要。提高生产力和使客户交易方便等因素很重要。面向小型企业的在线发票系统是实现这一目标的关键。改进的发票流程最终将通过带来增强的现金流来帮助扩展您的业务。在纸张和 Excel 表格上创建发票足以进行高效发票开具的日子已经一去不复返了。现代业务流程需要只有基于云的软件才能带来的效率和多重好处。

您的小型企业是否配备了满足其所有独特需求的最先进的发票系统？请在下方的评论框中告诉我们它如何帮助您的业务。