了解形式发票如何帮助破解充满挑战的销售周期

在企业经营的多个方面之间取得富有成效的平衡绝非易事。而延迟付款和未付发票的现实让这一过程变得更加艰巨。

Fundbox 对一些中小企业进行了调查，以了解未付发票的影响，结果发现，在美国各地，如果能实现准时付款，中小企业将能够额外雇佣 210 万名员工。

是否有策略可以有效地促进中小企业的及时付款？

以形式发票（pro forma invoice）开启的销售周期有助于简化付款流程。立即查看详细信息。

了解形式发票

什么是形式发票？

形式发票是一份在项目交付之前或交付时发送给客户的约束性协议。此发票包含诸如需处理的项目模块数量、技术规格、涉及的人力以及计费工时等详细信息。虽然它包含了包含税费和杂费在内的精确销售价格，但该数值可能会发生变化。

在各种类型的发票中，形式发票主要用于提供诚信估算，并使客户免受关于收费金额的不愉快意外。

这些面向中小企业的发票有助于遏制其内部销售审批流程中的瓶颈。它还通过消除销售交易确认后进行额外来回沟通的可能性，从而简化销售程序。形式发票确保相关各方在进行最终交易之前已就所有条件达成一致。

何时需要形式发票？

形式发票用于项目周期的早期阶段，即服务/产品已确定且即将付款时。

• 中小企业开票中需要形式发票，原因如下：
• 作为服务提供商与客户之间的主动谈判工具。
• 作为促进销售程序顺利运行的自愿性文件。
• 作为整个项目周期的蓝图，其中包含将在最终发票中使用的关键信息。

中小企业已开始实施开票工具以促进更快的付款周期。此类工具不仅限于账单发票，还可容纳形式发票以启动销售周期。

如何整合形式发票？

用于企业合并与联盟的形式报表

进行合并基于相关各方的保证。形式文件有助于培养和加强这种保证，并附带适当的声明，让各方识别可能影响业务流程的关键考量因素。

针对初创企业的形式发票

拟议中的初创公司可能会寻求潜在投资者的资金。在这种情况下，形式文件将确保初创公司能够盈利且财务稳定。该报表突出了拟议公司的主要优势，从而成为依赖和投资的动力。

用于预算和规划的形式报表

形式报表将包括公司未来现金需求所需的预算和时间安排。它将包含作为占位符的近似估算，这些估算可以在以后进行开发。它有助于公司做好财务准备，以防止前所未有的延误和逾期付款。

零售店的形式发票

当客户到零售店购买商品时，订单下达且产品交付。形式发票会注明购买详情及预估费用。最终发票在产品交付后生成。最终发票与形式发票中的估算值接近。买方可以在发送最终发票之前自由进行修改和协商。

形式发票的目的是什么？

形式发票的目的是：

• 概述项目周期中涉及的费用，包括项目需求、需处理的模块以及涉及的计费工时。
• 通过提供预估销售价格来促进更快的付款周期，从而让客户准备好安排必要的资金，进而实现及时付款。
• 声明项目价值，包括技术规格、计划工时和计费费用，以供法律审查（如适用）。
• 允许在最终确定产品/服务交付之前修改销售规格。

形式发票应包含哪些信息？

形式发票应明确以下详细信息：

• 发票编号
• 服务提供商/客户的名称和地址
• 服务提供商/客户的名称和地址
• 所涉及产品/服务的描述。
• 有关包含税费和扣除额的分类账目的详细信息。
• 有关额外费用的详细信息（如有）。
• 发票的有效期。
• 拟议的销售条款。
• 拟议的付款条款。
• 监管机构要求的认证。
• 服务提供商的签名、印章和盖章。

发送形式发票后会发生什么？

发送形式发票后，客户可能会继续进行项目、进行谈判或放弃销售交易。如果客户决定继续进行项目，他将根据形式发票中提到的条款开始付款流程。

形式发票的其他几个方面包括：

• 它们不是最终发票，可以进行修改。
• 它们不能用作服务的法律发票，因为它们没有唯一的发票编号。
• 这种发票格式不是预定义的，会根据需求而变化。
• 它们没有财政价值，不能包含在会计记录中。

结论

将形式发票纳入销售周期对服务提供商和客户都有利。作为中小企业计费软件的一部分，这些发票提供了对销售周期的初步了解，帮助服务所有者和客户在财务和战略上做好充分准备。

如果您是一位面临类似挑战的企业主，请使用简单的发票软件生成形式发票来开启您的下一次销售推介。

一款优秀的在线开票软件可以帮助中小企业向客户发送有效的形式发票，以实现快速交易。您是否已经开始为您的中小企业使用此类软件了？请告诉我们您的想法。