任务管理软件：必须具备的 5 大功能

简介
如果您正在阅读本文，您可能正考虑首次尝试使用任务管理软件来提高项目效率，或者您可能正在考虑更换一款无法满足您需求的现有程序。无论您的企业面临何种情况，在选择项目管理软件时做出正确的决定都意味着节省资源——随着时间的流逝和截止日期的临近，这可以节省大量资源。如果您有机会通过一个开关来确保团队实现更好的协作、组织和成果，您肯定会毫不犹豫地去做——而加载了这五项功能的软件正是那个关键的开关。

当然，您对任何其他工作软件所要求的条件——可靠性、跨平台功能和稳健的性能记录——依然适用，但这些是您在项目进行期间每天都会用到的功能。您的组织需要一款像任何团队成员一样努力工作的软件，为您个人的项目和整个团队提供支持。如果您正在投资一项技术，请确保它能够胜任这项任务——在选购项目管理或任务管理软件时，将这五个特征作为您的起点。

通知和提醒，让您保持专注
劳动密集型项目通常同时进行多个任务，工作内容相互重叠并从一个小组流向另一个小组。如果截止日期提前完成，或者发现了重大问题，尽快向受影响的“下游”小组广播变更至关重要。可自定义的提醒功能会在达到里程碑或出现问题时向相关项目成员发送电子邮件或仪表板消息，从而确保即时的纠偏。仪表板也应在移动设备上可访问，以确保无论团队成员身在何处，提醒和通知都能及时送达。
缺少此功能对项目的危害：

• 在错误的参数下完成了无效工作。
• 熟练工人无所事事，等待着几小时前就已悄悄完成的任务。
• “不在状态”的管理人员无意中拖延了提交进度。

确保“知情权”的安全性
项目通常涉及敏感数据——尚未发布的产品、可能导致股价暴跌的致命弱点解决方案、新创新的研发等。即使在项目内部，也有某些组件不应广播给每个工作组，这就是为什么您的任务软件应该提供隐私设置。向个人发送消息、将外部自由职业者引入单个讨论或评论线程以及针对某些较小群体进行沟通，应该像发送广播消息一样容易。如果您每次点击“发送”消息时都感到畏缩并犹豫不决，那么您的任务软件可能缺乏您成功所需的清晰、用户友好的隐私设置。

缺少此功能对项目的危害：
• 发送给错误收件人的消息可能会使您违反法规。
• 整理意外群发消息带来的混乱会浪费您的时间和精力。
• 引入承包商或自由职业者的复杂变通方法会给互动增加破坏性的干扰。

用于协作文件的文档存储
在富有成效的头脑风暴会议中，没有经理希望他们的团队跳出仪表板去检查文件服务器，或者在云驱动器中挖掘正确的图像或文档。专注力在会议中是宝贵的商品，这就是为什么文档和文件需要触手可及，而不是通过笨拙的站外链接进行路由。您选择的任务管理软件还应该为文件提供分区，而不是将所有项目文档堆在一起。图形团队不一定需要营销团队的人口统计分析，反之亦然；滚动浏览无关文件列表并逐个打开检查，是忙碌的团队无法承受的复杂工作。将您的文件放在身边并进行整洁的组织，团队效率自然会随之提高。

缺少此功能对项目的危害：
• 第三方文件存储网站可能不安全。
• 使用不同计算机或操作系统的用户可能无法访问存储网站。
• 文件大小或账户大小限制可能会导致上传问题。
• 如果基础文件未在站外更新，团队成员可能会意外使用错误的文件版本。

实现轻松优先级排序的组织工具
问责制不仅是一种激励手段，更是作为项目管理保持多元化团队目标一致的必要工具。您的软件应为项目负责人提供创建和监督待办事项列表的能力，以及个性化的设置选项，以便团队成员可以根据自己的需求调整这些列表。日历和议程让团队成员在登录仪表板时就能了解当天的任务和截止日期，从而避免他们陷入电子邮件收件箱带来的时间消耗。通过几次点击即可获得消息、任务甚至时间表，拖延症被挤压出去，项目进度得以加快。将这种生产力的提升乘以每一位团队成员，您的项目看起来就不会那么令人生畏了。

缺少此功能对项目的危害：
• 管理风格在负责人之间可能存在差异，导致团队成员收到相互冲突的指示。
• 口头或随意的优先级列表缺乏问责所需的必要权威。
• 负责员工评估的经理可能难以找到相关数据作为参考。
• 如果项目负责人被调走或缺席，非统一、无记录的工作流程方法将难以遵循。

用于明确项目进展的社区化更新
当重要信息需要同时传达给整个团队时，群发电子邮件太容易被忽略或遗漏。然而，如果您使用具有社区化更新功能的任务管理软件，您可以确保所有人的目光都集中在您的消息上，无论收件箱里潜伏着什么。如果您的最终客户需要改变基调或方向，您不想浪费时间单独接触每一位团队成员——如果项目需要改变方向，让每个人同时达成共识对于消除混乱和成长阵痛至关重要。理想情况下，您选择的软件应该像熟悉的 社交媒体 程序中使用的动态时间轴视图一样，保留项目中重要变更的运行记录。这种方法还消除了对无休止会议的需求，而会议是紧迫时期最大的时间窃贼之一。

缺少此功能对项目的危害：
• 一封错过的协作电子邮件可能会完全误导团队成员。
• 群体广播需要浪费时间的会议。
• 重要新闻无法立即传达；必须将其解析为电子邮件或会议日程。

结论
任务管理软件中的其他功能，如图形设计和流畅的用户界面，也应纳入您的购买决策，尽管它们在购物清单上的优先级较低。归根结底，您需要的是一个能够与您正在构建的当前工作环境相融合的任务管理程序，而不是一个需要您围绕它进行构建的程序。在项目管理领域，干扰是进步的敌人，因此请确保您的“数字盟友”是在帮助——而不是损害——您的工作。

作者
Umesh Lalwani
首席执行官兼联合创始人，GRAPPLE
此前曾创立并管理 IT 公司 Assigncorp 长达 15 年。该公司年收入增长至 1300 万美元。Umesh 热衷于了解个人倾向以及团队在协作和完成任务方面的动态。