Dibayar Tepat Waktu. Tips untuk Menagih Faktur Anda

Dibayar Tepat Waktu. Tips untuk Menagih Faktur Anda:

Menurut saya, perasaan paling membebaskan dan memuaskan dari tahun pertama saya sebagai pekerja lepas adalah perasaan yang saya dapatkan setiap kali saya mengirimkan faktur melalui email kepada klien. Jika Anda sudah melakukan ini cukup lama, Anda mungkin mulai terbiasa dengan betapa hebatnya tindakan tersebut. Namun, saat Anda baru memulainya—WOW!—sungguh sebuah sensasi yang luar biasa.

Namun, mengirim faktur itu seperti membuat permohonan. Anda mengirimkan permintaan kepada klien, tetapi itu tidak berarti uangnya sudah ada di rekening bank Anda. Mereka harus mengambil tindakan, dan itulah bagian yang menakutkan. Artinya, bisa ada jeda waktu berhari-hari antara saat Anda mengirim faktur dan saat Anda menerima pembayaran. Atau berminggu-minggu. Dalam beberapa kasus, bahkan berbulan-bulan.

Saya telah mendengar banyak cerita—bisa dibilang mimpi buruk—tentang pekerja lepas yang masih menunggu uang yang menjadi hak mereka dari klien berminggu-minggu setelah pekerjaan selesai. Hal ini lebih sering terjadi daripada yang saya bayangkan, dan itu membuat saya kesal. Sejujurnya, saya tidak bisa memikirkan hal lain yang lebih membuat saya kesal di dunia pekerja lepas.

Rasanya tidak berdaya saat Anda menunggu pembayaran faktur. Anda mungkin mengandalkan gaji tersebut untuk membayar sewa bulan ini, atau untuk membeli bahan makanan, atau membiayai kawat gigi anak tertua Anda. Namun, saya tahu satu rahasia: meskipun sepertinya tidak ada yang bisa Anda lakukan, Anda memiliki banyak kekuatan untuk mengubah keadaan.

Oh, Anda ingin bukti? Tentu, saya bisa mendukung klaim tersebut. Namun, untuk melakukannya, kita perlu mengobrol tentang apa itu ketentuan pembayaran “Net”.

Net Saya punya banyak teman yang merupakan pekerja lepas dan, setelah berbicara dengan mereka selama bertahun-tahun, saya melihat sebuah pola. Hampir semuanya menunggu klien membayar pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Ketika saya bertanya mengapa, mereka memberi tahu saya bahwa itu karena klien tersebut membayar faktur mereka dengan ketentuan Net 30 atau terkadang Net 60.

Ketentuan tersebut, “Net #”, berarti bahwa pembayaran faktur diterima 10, 15, 30, atau 60 hari setelah diterima. Secara teknis, ini adalah ekspektasi yang ditetapkan oleh pihak yang menagih, tetapi sering kali departemen utang usaha dari perusahaan besar akan memaksakan waktu penyelesaian mereka sendiri kepada vendor (menyedihkan, tetapi pada akhirnya Anda dan saya hanyalah vendor).

Saya tidak menyukai hal ini. Jika tanggal jatuh temponya hari ini, saya mengharapkan pembayaran hari ini. Untuk klien kecil atau bisnis keluarga, hal ini relatif mudah diajarkan. Namun, terkadang kliennya lebih besar daripada toko perorangan, dan departemen yang berbeda mulai ikut campur.

Kebanyakan pekerja lepas melihat situasi seperti itu dan menelan pil pahit yang berarti harus menunggu sebulan atau lebih untuk upah yang menjadi hak mereka. Mereka menyerah dan meratapi sistem korporat jahat yang tidak bisa mereka kendalikan, lalu menderita selama masa tunggu. Namun, tidak bagi saya.

Menurut pengalaman saya, semakin besar perusahaannya, semakin besar kemungkinan klien tersebut memiliki kartu kredit bisnis. Mereka tidak perlu mengirimkan faktur saya ke departemen lain; mereka cukup membayar dengan kartu kredit perusahaan dan mendapatkan penggantian biaya bersama dengan semua pengeluaran lainnya di akhir bulan. Kuncinya di sini adalah memperjelas kepada klien bahwa ini adalah sebuah opsi. Mereka tidak terbiasa membayar vendor dengan kartu kredit, tetapi begitu Anda mengajari mereka, Anda telah menghilangkan banyak hambatan dari proses tersebut.

Saya menganggap ini sebagai cara memberdayakan klien saya. Ya, mereka bisa membayar faktur saya hari ini. Dan ini berarti mereka tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan apa yang mereka bayar dari saya. Ada prinsip lain yang dapat membantu memangkas jangka waktu Net Anda secara signifikan. Berikut adalah tiga di antaranya.

Mempermudah Pembayaran:
Saya menyebutkan di bab sebelumnya bahwa saya menyertakan tautan pembayaran saat saya mengirimkan faktur PDF melalui email kepada klien. Ada beberapa sistem di luar sana yang bisa mengikuti model tersebut, tetapi saya punya layanan favorit. Pertama, izinkan saya memberi tahu Anda cara kerjanya bagi saya, lalu saya bisa mencantumkan beberapa opsi lain untuk dicoba jika pilihan saya bukan yang Anda cari.

Saya ingin klien membayar saya dengan kartu kredit. Saya memiliki tujuan ini karena beberapa alasan: lebih mudah bagi mereka, dan saya benci pergi ke bank untuk menyetor cek. Namun, agar hal itu memungkinkan, saya perlu membuat gerbang pembayaran di mana mereka bisa melakukannya. Saya mencoba PayPal selama beberapa tahun, tetapi saya beralih ke Stripe pada awal 2013 dan tidak pernah menoleh ke belakang.

Stripe adalah perusahaan pemrosesan pembayaran kartu kredit. Anda mungkin akan bingung di situs webnya, karena target utamanya adalah insinyur perangkat lunak sebagai alat untuk membangun transaksi ke dalam kode situs web. Untungnya, layanan lain mulai membangunnya ke dalam backend mereka. Contohnya, Plasso, dari Drew Wilson.

Plasso terhubung ke akun Stripe Anda (yang terhubung ke rekening bank Anda), lalu memberi Anda kemampuan untuk membuat halaman web “Bayar Saya” kosong dengan logo Anda di atasnya. Halaman tersebut memiliki alamat web statis (tidak berubah), sehingga Anda dapat menyimpan tautan tersebut dan menggunakannya kembali setiap saat. Halaman itu memiliki kolom “jumlah” kosong, yang diisi oleh klien dari faktur mereka, lalu mereka memasukkan info kartu kredit mereka dan mengeklik “Bayar”.

Sangat sederhana:
Stripe memiliki biaya, tetapi itu adalah biaya standar 2,9% + .30 yang akan Anda bayar di tempat lain. Plasso bebas biaya selama Anda menggunakan satu halaman Bayar Saya tersebut, alih-alih menggunakan salah satu “ruang” kustom mereka. Dan saat Anda dibayar melalui Stripe/Plasso, dana yang diterima setiap hari akan ditransfer ke rekening bank Anda satu minggu kemudian (meskipun entah bagaimana saya telah ditingkatkan ke penundaan transfer 2 hari, jadi pengalaman Anda mungkin berbeda).

Selain Stripe, tentu saja ada PayPal, tetapi sejujurnya saya tidak merekomendasikannya. Mereka dapat mengunci dana Anda tanpa pemberitahuan, dan itu bisa melumpuhkan pekerja lepas. Sebagai alternatif, beberapa aplikasi faktur online, seperti Harvest dan FreshBooks, bekerja sama dengan sejumlah layanan gerbang pembayaran. Saya tidak menggunakan aplikasi web faktur, tetapi jika Anda menggunakannya, ada baiknya untuk memeriksa seberapa baik integrasinya dengan Stripe.

Tidak Ada Barang Tanpa Pembayaran:
Satu hal lain yang saya lakukan untuk menjamin pembayaran faktur yang lebih cepat adalah saya memperjelas dalam kontrak saya dengan setiap klien baru bahwa tidak ada hasil kerja yang akan diserahkan sampai pembayaran diterima. Anda tidak akan keluar dari toko bahan makanan dengan membawa tas penuh produk segar tanpa membayar, dan tidak ada klien yang boleh mengharapkan hal yang kurang dari itu. Kedengarannya utopis dan ideal, tetapi itu mungkin, dan saya menjalaninya setiap hari. Jika mereka menginginkan file seni mereka, mereka harus membayar saya terlebih dahulu.

Ini bukan yang disebut beberapa orang sebagai, “menyandera klien.” Tidak, itu terjadi ketika Anda menahan file atau aset penting jauh setelah pembayaran dengan tujuan memaksa klien Anda untuk kembali kepada Anda berulang kali untuk proyek kecil yang sebenarnya bisa mereka lakukan sendiri. Itu adalah praktik buruk yang mengarah pada karier pekerja lepas yang singkat (Anda sudah diperingatkan).

Tidak, mengharapkan pembayaran sebelum menyerahkan hasil kerja hanyalah masalah mengikuti rantai kepemilikan barang yang dibuat. Sampai klien membayar penuh atas pekerjaan Anda, pekerjaan tersebut adalah milik Anda. Setelah mereka membayar, mereka bisa memilikinya. Ini tidak agresif atau mengendalikan; ini adalah kebijakan yang melindungi kedua belah pihak agar tidak merusak hubungan bisnis dan reputasi masing-masing. Apakah beberapa klien akan keberatan? Saya rasa begitu. Dalam hampir satu dekade sebagai pekerja lepas, di ratusan proyek dan banyak klien, saya tidak pernah mendapat keluhan. Tidak ada. Jika Anda melakukannya dengan benar, ekspektasi Anda bahkan tidak akan disadari. Gunakan bahasa yang tepat saat Anda mendapatkan persetujuan proyek akhir

(“Bagus! Saya akan menyiapkan file-file tersebut sementara Anda mengurus fakturnya, dan mengirimkannya segera setelah saya menerima pemberitahuan pembayaran.”), dan klien Anda akan merasa dilayani, bukan ditawan. Hasilnya juga akan berbicara sendiri. Dalam bidang pekerjaan dengan jangka waktu rata-rata Net 30, saya menjalankan bisnis yang beroperasi pada sekitar Net 2 (ya, saya dibayar dalam rata-rata dua hari). Ikuti saran saya, dan Anda mungkin bisa mengklaim hal yang sama.

Saya suka dibayar segera dan saya punya firasat Anda juga akan menyukainya.

Pemberitahuan Keterlambatan dan Biaya:
Satu-satunya bahasa pada faktur saya yang bahkan mengisyaratkan bahwa keterlambatan adalah sebuah opsi ada di catatan kaki templat faktur saya. Bunyinya: “Faktur yang tidak dibayar dalam waktu 30 hari setelah diterbitkan akan dikenakan biaya keterlambatan $25 untuk setiap bulan yang terlewat.” Namun, itu ada dalam cetakan kecil di bagian bawah. Di bagian atas dengan karakter raksasa adalah tanggal jatuh tempo yang sebenarnya, yang tercantum sebagai tanggal saya membuat faktur.

Saya bisa menghitung dengan jari berapa kali saya harus menagih biaya keterlambatan kepada klien. Saya memperjelas ekspektasi saya saat mengirim faktur, dan saya telah membuat proses pembayaran sesederhana mungkin, dan ini mencegah sebagian besar klien menunda pembayaran faktur mereka. Semakin sedikit hambatan dalam prosesnya, semakin cepat pembayarannya.

Saya juga menggunakan lembar kerja “dasbor” bulanan saya (sesuatu yang dibahas dalam The Freelancer’s Guide to Finances) untuk membantu menjaga akuntabilitas klien. Karena saya memiliki seluruh bagian yang didedikasikan untuk faktur yang belum dibayar, saya dapat melihat sekilas kapan seorang klien berada di daftar itu selama lebih dari satu hari. Tergantung pada hubungan yang saya miliki dengan mereka (apakah mereka baru, atau klien yang sering kembali?) dan sifat proyeknya (apakah faktur tersebut untuk deposit yang menunda proyek, atau pembayaran untuk barang cetakan yang perlu segera dipesan untuk memenuhi tenggat waktu?), saya dapat menanggapi faktur yang belum dibayar ini dengan tepat.

Ketika email perlu dikirim, saya tidak berbicara tentang biaya keterlambatan atau membuat ancaman. Saya berasumsi yang terbaik dan hanya menyebutkan bahwa saya ingin memastikan PDF faktur dan tautan pembayaran sampai ke kotak masuk mereka dengan aman, dan bertanya apakah mereka memiliki pertanyaan. Jika fase proyek bergantung pada pembayaran itu, saya dengan lembut mengingatkan klien bahwa membayar akan mempercepatnya. Tidak ada yang agresif atau memaksa; hanya email ramah untuk mengingatkan mereka bahwa saya mengirim faktur sejak awal. Sembilan dari sepuluh kali itu berhasil dan pembayaran segera menyusul.

Jelaskan prosesnya. Buat prosesnya sederhana. Dan jangan menjadi penindas. Tidak bisa lebih mudah dari itu.