Cara Menemukan Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran yang Tepat untuk Bisnis Anda

Solusi perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis telah menghilangkan kerumitan manual dalam memantau pengeluaran di banyak kantor. Hal ini karena perangkat lunak tersebut cepat, efisien, dan benar-benar akan menghemat banyak uang serta waktu Anda.

Jadi, apa sebenarnya perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis itu?

Nah, perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis tidak lain adalah solusi berbasis cloud dengan alat bagi karyawan dan manajemen Anda untuk mencatat, melaporkan, dan menyetujui pengeluaran bisnis. Anda dapat mengakses semua pengeluaran bisnis melalui satu platform dan memproses penggantian biaya untuk karyawan Anda.

Perangkat lunak semacam itu akan secara otomatis membuat laporan pengeluaran untuk Anda dan menyederhanakan seluruh proses pengeluaran bisnis.

Namun, bagaimana cara Anda menemukan perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis yang tepat untuk bisnis Anda?

Ada beberapa hal sederhana yang harus Anda cari dalam perangkat lunak tersebut:

1. Membuat laporan pengeluaran harian (per diem)
2. Laporan pengeluaran otomatis
3. Kepatuhan terhadap kebijakan
4. Akses lintas platform dan Integrasi

1. Membuat laporan pengeluaran harian (per diem)
Setiap negara akan memiliki kebijakan harian yang berbeda. Misalnya, IRS di Amerika Serikat memiliki pedoman tertentu yang harus dipatuhi untuk laporan pengeluaran. Laporan pengeluaran harian memerlukan tanda terima makanan, penginapan, tujuan perjalanan, lokasi, dan tanggal.

Jadi, perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis yang Anda pilih harus menyertakan pedoman pemerintah federal dan tarif yang berlaku.

Anda harus memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik yang memungkinkan Anda mengunggah peraturan IRS sesuai dengan negara bagian dan wilayah Anda. Peraturan ini kemudian biasanya diterapkan secara otomatis pada tanda terima, dan Anda akan diberi tahu jika ada tanda terima pengeluaran yang diajukan oleh karyawan Anda yang tidak mengikuti pedoman tersebut.

Hal ini menyederhanakan proses pelacakan pengeluaran bisnis dan mempermudahnya sesuai dengan bisnis Anda dan pedomannya.

    Baca Juga: Mengapa Bisnis Kecil Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

2. Laporan pengeluaran otomatis
Ini adalah sesuatu yang harus Anda cari dalam perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis yang baik. Biasanya, manajemen di kantor mana pun menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyetujui laporan pengeluaran yang diajukan oleh karyawan. Namun, dengan perangkat lunak pelacakan pengeluaran, menyetujui laporan tersebut menjadi sangat mudah.

Sebagian besar pelacak pengeluaran bisnis gratis juga akan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan sistem persetujuan. Pengajuan otomatis untuk pengeluaran bisnis dari karyawan juga merupakan fitur yang wajib dimiliki. Dan dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat menetapkan aturan untuk persetujuan otomatis.

Pengajuan otomatis dan persetujuan otomatis menjadikan perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis sebagai paket lengkap yang bermanfaat. Otomatisasi alur kerja membuat proses pelacakan pengeluaran menjadi hemat waktu dan efisien. Itu karena manajemen dan karyawan tidak perlu lagi memeriksa lembar Excel yang tak terhitung jumlahnya.

3. Kepatuhan terhadap Kebijakan
Sama seperti laporan pengeluaran harian yang harus mengikuti beberapa pedoman hukum, setiap pengeluaran juga harus mengikuti kebijakan. Ini berarti, tidak semua pengeluaran dihitung sebagai pengeluaran bisnis, karena banyak di antaranya mungkin merupakan pengeluaran pribadi yang cenderung digabungkan oleh karyawan. Meskipun terlihat tidak berbahaya, pengeluaran bisnis terikat oleh aturan hukum.

Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik akan selalu memiliki fitur pemeriksaan kebijakan yang canggih. Hal ini memastikan bahwa dalam setiap tanda terima pengeluaran, tidak ada ruang untuk ketidaksesuaian. Dan admin akan diberi tahu setiap kali karyawan mengajukan pengeluaran.

Perangkat lunak pelacakan pengeluaran akan secara otomatis menandai tanda terima yang tidak patuh dan mengirimkan peringatan tergantung pada tingkat keparahan pelanggaran. Ini adalah fitur yang wajib dimiliki bagi bisnis yang kesulitan menganalisis tanda terima pengeluaran.

    Baca Juga: 3 Langkah untuk Melacak Pengeluaran Bulanan Bisnis Anda

4. Akses Lintas Platform dan Integrasi
Perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis apa pun akan bekerja dalam kerangka operasional Anda. Mulai dari cara Anda mengumpulkan data dalam bisnis Anda, hingga cara pemrosesan faktur, perangkat lunak pelacakan harus sesuai dengan model bisnis Anda.

Jadi, jika Anda ingin menjalankan bisnis saat bepergian, penting bagi Anda untuk memiliki akses ke perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis tersebut dari setiap platform, termasuk seluler dan desktop. Ini akan membantu saat pengeluaran perlu diajukan dan ditinjau saat bepergian. Selain itu, perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik harus terintegrasi dengan saluran faktur Anda untuk memproses tanda terima pengeluaran, guna memastikan bahwa Anda tidak mengajukan data duplikat pada beberapa solusi perangkat lunak.