経費管理ソフトウェアに不可欠な5つの機能

経費管理ソフトウェアは、経費の申請、承認、精算のプロセスを即座に効率化します。最近の調査によると、この種の管理ソフトウェアを導入した企業は、処理コストを53%削減し、従業員の経費精算を71%改善したことが明らかになりました。

ビジネスに経費管理システムの導入を検討している場合は、まず既存の経費管理プロセスを分析してください。例えば、大量の領収書を収集している場合、領収書を自動スキャンできるクラウドベースの経費管理ソフトウェアを探すとよいでしょう。これにより、複数のチャネルからアクセス可能なデータを自動的に収集、記録、保存できるようになります。

一般的な観点から、すべての企業が経費管理ソフトウェアに求めるべき5つの機能は以下の通りです。

領収書の自動スキャン
経費管理ソフトウェアにおいて最も重要な機能の一つが、領収書の自動スキャンです。手動でのデータ入力は、経費管理、ひいては業務管理全般において最も煩雑な作業です。

経費管理ソフトウェアを通じて最初に自動化すべきは、領収書のアップロードとスキャンです。自動スキャンにより、従業員は経費が発生した直後に領収書をアップロードできます。ソフトウェアは領収書を解析して関連情報を抽出し、クラウドベースのデータストレージにカテゴリ別に記録します。

自動スキャナーは、画像だけでなく電子領収書も取り込みます。これは光学式文字認識（OCR）によって行われ、画像をテキストファイルに変換して、名前、日付、金額などの情報を抽出します。

    関連記事: 自社に最適な経費管理ソフトウェアを見つける方法

経費のカテゴリ分け
経費管理システムには、経費をカテゴリ分けする機能が必要です。経費の領収書がスキャンされるとすぐに、関連するカテゴリに自動的に分類されるべきです。

例えば、経費が宿泊費である場合、従業員が宿泊施設の領収書をスキャンすると、自動的に「宿泊費」カテゴリにアップロードされる必要があります。これは過去の入力を認識することで行われるほか、ユーザーが特定のブランドや領収書タイプをカテゴリに追加することも可能です。

高度な検証プロセス
経費管理の重要な側面は経費の検証であり、多くの管理者が苦労しているタスクです。すべての領収書は、いくつかの基準に基づいて手動でチェックする必要があります。その後、領収書は精算可能な経費として認められるか、あるいは不適切としてフラグが立てられます。

経費管理ソフトウェアは、整合性を損なうことなく、このプロセスを完全に自動化するべきです。正当な経費の領収書を自動的に承認し、会社の方針に準拠していないものにフラグを立てるソフトウェアを探してください。これは絶対に欠かせない機能です。

レポート作成
経費は、個別に銀行や経理部門へ精算のために送られることはありません。それらは経費レポートにまとめられ、関係者によって承認されます。経費の領収書を手動で入力してレポートを作成するのは非常に手間がかかります。経費管理ソフトウェアには、このプロセスを自動化する機能も求められます。経費レポートは、物理的な領収書の自動スキャンとカテゴリ分けの後に生成されるべきです。経費レポートには、特定の日付範囲の経費が含まれ、適切に分類されている必要があります。さらに、ソフトウェアは定期的に、このレポートを関係部署や従業員へ自動的に送信するべきです。

    関連記事: 個人事業主向けの収支管理ソフトウェア – トップ7

分析と提案
経費管理ソフトウェアは、運用を通じて膨大なデータを収集します。このデータは重要な分析結果を提供し、改善の余地を示してくれます。それこそが、優れた経費管理ソフトウェアが自動的に行うべきことです。経費管理システムは、違反者の特定、部門別の支出グラフ、その他のカスタマイズされた分析レポートなど、重要な事実を強調する分析レポートを提供できる必要があります。

経費管理は、貴重な時間とコストを節約する素晴らしい方法です。ここで挙げた必須機能をすべて備えた経費管理システムを選びましょう。