12 cạm bẫy mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ nên tránh

Bất kỳ dự án kinh doanh nào, dù trên giấy tờ có vẻ hợp lý đến đâu, cũng luôn tiềm ẩn nguy cơ xảy ra sai sót, rủi ro và nhầm lẫn. Mọi chủ doanh nghiệp, dù am hiểu về quản lý đến mức nào, cũng sẽ có lúc rơi vào những tình huống khó xử. Kinh doanh thành công giống như đi trên dây, có thể mang lại lợi nhuận lớn hoặc khiến bạn phá sản. Trong khi mơ về điều tốt đẹp, chủ doanh nghiệp không bao giờ được quên những gì có thể xảy ra nếu điều tồi tệ nhất trở thành hiện thực.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người mới bắt đầu, thường mắc phải một số sai lầm rất phổ biến mà lẽ ra có thể tránh được nếu có sự siêng năng và hiểu biết. Những sai lầm cơ bản trong kế toán cũng như việc giữ chân khách hàng và nhân viên thường gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp nhỏ. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thất bại trong vòng năm năm đầu hoạt động chủ yếu là do thiếu kế hoạch.

Sai lầm về tài chính

Bắt đầu bằng một khoản vay – Các chủ doanh nghiệp nhỏ, với hy vọng nhanh chóng thành công, thường vay những khoản tiền lớn từ ngân hàng, công ty thẻ tín dụng, các khoản vay thế chấp nhà hoặc từ bạn bè và gia đình. Vì doanh nghiệp bắt đầu với nợ nần, nên có áp lực phải tạo ra lợi nhuận ngay lập tức để trả nợ. Cách tiếp cận lý tưởng là tiết kiệm một khoản tiền kha khá và dựa vào số tiền tiết kiệm đó làm vốn chính khi bắt đầu kinh doanh. Nhưng nếu bạn cảm thấy thực sự cần một khoản vay, hãy đảm bảo bạn đã nghiên cứu kỹ và chọn một tổ chức đáng tin cậy để thực hiện việc đó.

Tập trung quá mức vào lợi nhuận – Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không đạt được lợi nhuận trong hai năm đầu tiên. Đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ mới, bạn nên có một nguồn thu nhập thay thế để duy trì cuộc sống trong giai đoạn khởi nghiệp.

Chi tiêu quá mức – Bắt đầu một doanh nghiệp mới không nhất thiết phải cần một khoản đầu tư lớn như một số chủ doanh nghiệp mới nghĩ. Họ thường có cảm giác rằng mình cần chi rất nhiều tiền để mua những thứ tốt nhất, từ hỗ trợ tiếp thị, thiết bị cho đến phần mềm. Đối với những người sẵn sàng nghiên cứu, luôn có những lựa chọn khả thi hơn. Việc tạo ra và tuân thủ một ngân sách kinh doanh được lập kế hoạch tốt sẽ giúp hạn chế chi tiêu quá mức.

Chi tiêu quá ít – Và cũng có những người từ chối chi tiêu nhiều cho bất cứ thứ gì. Mặc dù có nhiều cách để bắt đầu và phát triển doanh nghiệp với nguồn vốn hạn hẹp, nhưng việc không đầu tư bất kỳ loại vốn cụ thể nào vào doanh nghiệp của bạn có thể hạn chế nghiêm trọng tiềm năng thành công của bạn.

Sai lầm về kế toán

Không theo dõi các khoản phải thu – Được thanh toán chắc chắn là phần thú vị nhất khi điều hành một doanh nghiệp. Nhưng việc theo dõi các khoản phải thu chắc chắn không thú vị như vậy. Một khoản phải thu được ghi nhận khi hóa đơn được xuất, nghĩa là khách hàng đang nợ tiền bạn. Khi bạn thấy số dư của khách hàng là chưa thanh toán trong danh sách phải thu, nghĩa là họ vẫn chưa trả tiền cho bạn. Ngay khi bạn nhận được thanh toán từ khách hàng đó, khoản tiền này cần được đối trừ vào hóa đơn và đánh dấu là đã thanh toán.

Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Một chủ doanh nghiệp nhỏ không bao giờ có đủ thời gian trong ngày để theo dõi và đối chiếu các khoản tiền gửi của khách hàng. Điều này khiến chủ doanh nghiệp phải ngồi trước một đống tiền gửi của khách hàng với một báo cáo khoản phải thu không rõ ràng. Ngoài việc lãng phí hàng giờ để cập nhật danh sách phải thu, bạn còn phải trả thuế quá mức và có thể gánh những khoản nợ lớn. Hãy theo dõi các khoản phải thu thường xuyên và áp dụng các khoản thanh toán vào hóa đơn mỗi tháng, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều nguồn lực trong tương lai.

Không lưu giữ biên lai chi phí – Các chủ doanh nghiệp mới thường không lưu giữ bản sao biên lai chi phí. Điều này gây ra hàng loạt vấn đề về thuế, kế toán và dòng tiền. Bạn đã bao nhiêu lần kiểm tra sao kê ngân hàng và cảm thấy bối rối khi nghĩ về khoản phí 100 đô la bổ sung đó? Đó có thể là vật tư, bữa ăn công việc, thiết bị hoặc thậm chí là chi phí cá nhân mà bạn đã thanh toán bằng thẻ doanh nghiệp. Việc thiếu biên lai thực tế có thể dẫn đến việc báo cáo chi phí thuế không chính xác và hóa đơn thuế cao nếu bị kiểm toán.

Mở rộng tín dụng quá mức – Với hy vọng tăng doanh thu và phát triển với tốc độ nhanh hơn, nhiều doanh nghiệp nhỏ mở rộng tín dụng cho những khách hàng thanh toán chậm hoặc tệ hơn là không bao giờ thanh toán. Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều có những khoản nợ chậm hoặc không thể thu hồi, nhưng điều quan trọng đối với một doanh nghiệp mới là phải giảm thiểu nợ xấu.

Nếu bạn bán hàng trả chậm, hãy đảm bảo bạn kiểm tra tín dụng của khách hàng. Hãy cẩn thận để khách hàng hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản thanh toán của bạn trước khi giao dịch với họ. Những khách hàng thanh toán chậm thường chờ đợi để lợi dụng những điểm mơ hồ trong chính sách thanh toán. Mặc dù việc nhận càng nhiều đơn hàng càng tốt có vẻ hấp dẫn, đặc biệt là khi các hóa đơn chồng chất mỗi ngày, nhưng hãy biết rằng thà không có đơn hàng còn hơn là cung cấp dịch vụ miễn phí.

Không để mắt đến thuế – Nhiều chủ doanh nghiệp mới có xu hướng trì hoãn vấn đề thuế cho đến phút cuối cùng. Sự trì hoãn này có thể gây tốn kém rất nhiều khi nộp thuế. Hầu hết các chủ doanh nghiệp không có chiến lược thuế hợp lý, và những người có chiến lược lại thất bại vì họ không tìm kiếm kiến thức và lời khuyên trước khi tham gia vào bất kỳ hoạt động nào có ảnh hưởng đến thuế.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ và mới cần học cách xem xét các hệ quả về thuế trước khi hành động. Lập kế hoạch chắc chắn là chìa khóa để giảm số tiền thuế bạn phải nộp mỗi năm. Việc làm mọi cách có thể để giảm thiểu chi phí kinh doanh là hoàn toàn cần thiết, và vì thuế là một khoản chi phí lớn, nên việc dành sự quan tâm đúng mức cho chiến lược thuế của bạn là điều hoàn toàn đúng đắn. Điều này có nghĩa là bạn cần nắm vững các vấn đề về thuế trước và trong suốt năm tài chính, chứ không phải sau đó.

Sai lầm về quản lý

Không có sự lãnh đạo rõ ràng – Nhiều chủ doanh nghiệp hạn chế sự phát triển của chính mình bằng cách không chịu học hỏi khi công việc mở rộng. Bạn phải được thông tin đầy đủ về tất cả các diễn biến mới nhất trong ngành và làm quen với mọi sắc thái trong doanh nghiệp của mình. Một số chủ doanh nghiệp chuyển sang chế độ ủy quyền ngay khi họ có nhân lực dưới quyền. Điều này dẫn đến việc họ mất kết nối với cơ sở kinh doanh của chính mình và xa lánh nhân viên. Có những người khác lại rơi vào chế độ quản lý vi mô ám ảnh, điều này cũng có thể cản trở các hoạt động trơn tru của doanh nghiệp và gây khó chịu cho nhân viên.

Sự thành công của công ty bạn phụ thuộc vào việc bạn trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ và hiệu quả. Không cần phải độc đoán, nhưng bạn cũng không nên là bạn thân của tất cả mọi người. Một nhà lãnh đạo tuyệt vời luôn giao tiếp với đội ngũ của mình và truyền cảm hứng để họ đạt được cấp độ tiếp theo mà không thúc ép họ quá mức.

Lúc nào cũng chỉ có công việc – Như đúng với bất kỳ hoạt động nào, làm việc mà không nghỉ ngơi sẽ khiến bạn trở nên trì trệ. Nhiều doanh nhân tạm dừng cuộc sống cá nhân trong khi cố gắng thiết lập doanh nghiệp của mình. Kết quả cuối cùng thường là cả hai đều bị ảnh hưởng. Không có gì phải bàn cãi về việc doanh nghiệp của bạn cần sự chú ý và năng lượng liên tục của bạn, nhưng bạn phải vạch ra một ranh giới ở đâu đó. Luôn cần có thời gian dành cho bản thân để đảm bảo rằng khi quay lại bàn làm việc, bạn tràn đầy năng lượng.

Không có tầm nhìn chung cho đội ngũ – Không phải ngẫu nhiên mà những chuyên gia được trả lương cao lại rời bỏ công việc văn phòng thoải mái để làm việc cho các công ty khởi nghiệp. Chính việc làm việc với những người có chung mục đích đã thúc đẩy họ làm việc với các doanh nghiệp mới. Nhiều doanh nghiệp không xác định được mục tiêu và mục đích tồn tại của mình. Những công ty này liên tục thu hút một nhóm nhân viên theo đuổi chương trình nghị sự riêng và tìm kiếm thành công theo cách riêng của họ. Việc đưa tất cả nhân viên vào cùng một guồng quay trở nên khó khăn, thường dẫn đến văn hóa làm việc của công ty bị ảnh hưởng tiêu cực. Hãy làm rõ mục đích của công ty bạn ngay từ đầu với nhân viên và tạo tiền đề để thu hút những nhân viên phù hợp với mục đích mà bạn đã đặt ra. Không có lực lượng nào mạnh hơn trong thế giới doanh nghiệp bằng một đội ngũ tập trung vào một mục tiêu duy nhất.

Để khách hàng chi phối cách bạn kinh doanh – Không phải ngẫu nhiên mà từ xa xưa chúng ta đã được dạy không nên bỏ tất cả trứng vào một giỏ. Sẽ luôn có người này người kia nói với bạn cách bạn có thể hoặc nên điều hành doanh nghiệp của mình, thường đây là những người đang tìm cách để có được một thỏa thuận có lợi từ bạn. Đừng bao giờ để khách hàng yêu cầu bạn phải đặt họ lên hàng đầu. Nhưng đồng thời, bạn cũng phải cố gắng đối xử với mọi người bằng sự lịch sự và tôn trọng ngay cả khi họ khó tính.

Bây giờ bạn đã biết những cạm bẫy phổ biến nhất mà doanh nghiệp nhỏ của bạn phải đối mặt, hãy cảnh giác với chúng. Các chủ doanh nghiệp nhỏ ở khắp mọi nơi cần phải luôn cảnh giác khi đối mặt với sự cạnh tranh ngày nay. Ghi nhớ những điểm nêu trên sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hỗ trợ bạn thiết lập doanh nghiệp của mình với ít vấn đề nhất.