3 Bước nhanh và đơn giản để theo dõi chi phí kinh doanh

Chỉ những ai từng dành hàng giờ để phân loại các chi phí kinh doanh mới hiểu được tầm quan trọng của một mô hình theo dõi chi phí hiệu quả. Hãy nâng cấp quy trình theo dõi chi phí kinh doanh của bạn với 3 bước nhanh chóng sau đây.

Việc quản lý tài khoản và tài chính doanh nghiệp không quá khó, nhưng cũng chẳng hề thú vị. Điều cực kỳ quan trọng đối với một tổ chức là phải kiểm soát chặt chẽ dòng tiền. Chi phí kinh doanh là những khoản chi cần thiết để vận hành một tổ chức. Việc theo dõi chúng thường gây ra nhiều căng thẳng và áp lực. Đặc biệt, những ngày quyết toán thuế có thể là khoảng thời gian đầy lo âu đối với hầu hết các doanh nghiệp. Hiểu cách theo dõi chi phí đúng cách có thể giúp giảm bớt gánh nặng cho các chủ doanh nghiệp. Với ba bước này, bạn có thể đơn giản hóa việc theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Sử dụng tài khoản ngân hàng riêng
Việc sử dụng tài khoản cá nhân khi mới bắt đầu kinh doanh rất dễ dàng. Nhưng điều này có thể gây rắc rối cho công tác kế toán của bạn sau này. Vì vậy, để phân biệt giữa chi tiêu cá nhân và chi tiêu liên quan đến công việc, hãy sử dụng một tài khoản ngân hàng riêng.
Tài khoản kinh doanh không phải là một thực thể vốn tách biệt. Đó vẫn là tiền của bạn, nhưng được truy cập riêng biệt. Điều này mang lại cho bạn sự tự do để quản lý chi phí kinh doanh, đặc biệt nếu bạn muốn mở rộng quy mô hoặc thuê kế toán. Mọi giao dịch trên tài khoản này đều có thể được theo dõi và giám sát chặt chẽ.

Hãy sử dụng tài khoản này để ghi nhận tất cả các loại chi phí kinh doanh, bao gồm cả chi phí đi lại. Điều quan trọng là phải hạch toán mọi thứ bạn chi tiêu cho doanh nghiệp. Từ chuyến bay bạn thực hiện, chiếc xe bạn thuê cho đến chi phí xe đẩy tại sân bay. Hãy ghi chú mọi thứ vào tài khoản kinh doanh.

Theo dõi hóa đơn hàng ngày
Sử dụng phần mềm theo dõi chi phí dựa trên nền tảng đám mây để theo dõi các khoản chi hàng ngày. Số tiền bạn chi tiêu mỗi ngày cho doanh nghiệp chính là những gì tích lũy theo thời gian vào bảng cân đối kế toán của bạn. Vì vậy, để quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải theo dõi mọi thứ hàng ngày. Hãy thiết lập lời nhắc để tránh bỏ lỡ các khoản thanh toán hàng ngày.

Hãy để mắt đến các khoản thanh toán định kỳ. Chúng có vẻ là một số tiền nhỏ nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn đến tổng lợi nhuận của bạn. Một phần mềm theo dõi chi phí tốt cho phép bạn ghi lại mọi giao dịch. Điều này có nghĩa là tất cả các hóa đơn của bạn đều được lưu trữ trong phần mềm theo dõi chi phí dựa trên đám mây. Việc lưu trữ tất cả các hóa đơn là cực kỳ hữu ích trong quá trình kê khai, thu tiền thanh toán và hoàn thuế.

Các hóa đơn hàng ngày không chỉ liên quan đến khách hàng. Mọi thứ từ mua văn phòng phẩm đến các chuyến công tác thông thường đều nên được đưa vào. Phần mềm theo dõi kinh doanh như CloudBooks cho phép bạn ghi lại trực tiếp tất cả các hóa đơn. Nó cũng đi kèm với một công cụ theo dõi thời gian để đảm bảo bạn được thanh toán cho mỗi giờ làm việc bạn dành cho khách hàng. Tất cả những điều này là thông lệ tốt cần tuân theo để có một phương pháp tiếp cận kinh doanh có tổ chức.

   Xem thêm: 3 Bước để theo dõi chi phí hàng tháng của doanh nghiệp bạn

Phân tích các khoản mua sắm của bạn
CloudBooks lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch và hóa đơn của bạn trong cơ sở dữ liệu đám mây. Cùng với đó, nó cung cấp cho bạn nhiều công cụ khác nhau để phân tích chi phí kinh doanh. Với CloudBooks, bạn có thể theo dõi tổng chi tiêu, vốn cá nhân, chi phí hàng tháng và nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể lên lịch các báo cáo phân tích hàng tháng để tính toán các mức cao và thấp trong chi phí hàng tháng của mình.

Bạn nhận được các báo cáo hàng tháng, qua đó bạn có thể đánh giá điều gì mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và điều gì là khoản nợ. Nó giúp bạn sắp xếp các chi phí định kỳ và làm cho mùa thuế trở nên suôn sẻ hơn. Không phải mọi khoản mua sắm kinh doanh đều thực sự thông minh, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình lãng phí bao nhiêu tiền, ngay cả khi là một doanh nghiệp nhỏ.