3 Bước để Theo dõi Chi phí Hàng tháng của Doanh nghiệp

Chi phí kinh doanh hàng tháng có thể là một gánh nặng lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ. Câu hỏi lớn nhất là làm thế nào để tính toán chi phí kinh doanh mà không làm cạn kiệt ngân sách của bạn. Việc theo dõi chi phí kinh doanh bằng phần mềm theo dõi thời gian có thể là cứu cánh cho bạn.

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ mà không có công cụ tính chi phí vận hành, bạn đang làm sai cách. Theo dõi chi phí kinh doanh là bước cơ bản để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận. Việc chi tiêu quá mức cho chi phí kinh doanh hàng tháng có thể gây hao hụt tài chính đáng kể.

Chúng tôi đã tổng hợp năm bước để theo dõi chi phí kinh doanh hàng tháng của bạn nhằm giúp giảm bớt chi phí hàng tháng.

Sắp xếp chi phí kinh doanh hàng tháng của bạn
Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách sắp xếp các khoản chi tiêu. Có một báo cáo chi phí được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc và rõ ràng về các chi phí hàng tháng của mình. Chi phí kinh doanh hàng tháng của bạn có thể được phân loại thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Đối với chi phí biến đổi, có những thứ có thể không mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp của bạn như cách chúng làm tăng chi phí kinh doanh hàng tháng. Bạn sẽ tìm thấy nhiều khoản chi cho bữa sáng trong chi phí biến đổi mà bạn có thể cắt giảm. Bí quyết là phải hoàn toàn chắc chắn về các yêu cầu của nhóm bạn. Với chi phí cố định, mọi thứ ít có khả năng thay đổi hơn. Đây là các khoản tiện ích, nợ, tiền thuê nhà, v.v. Có nhiều cách để sắp xếp chi phí kinh doanh hàng tháng của bạn:

• Thuê một kế toán viên hoặc tốt hơn là một Kế toán viên công chứng (CPA)
• Tạo bảng tính với ngày tháng, chi phí, danh mục và mục đích.
• Số hóa các hóa đơn của bạn

Tính toán chi phí kinh doanh
Với báo cáo chi phí kinh doanh được sắp xếp, bạn có thể dễ dàng tính toán chi phí kinh doanh của mình. Nó sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh cụ thể. Thực hiện việc này theo từng danh mục có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về mô hình chi tiêu. Thói quen sử dụng tiền của doanh nghiệp có thể cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết tuyệt vời. Nó cũng sẽ cho phép bạn nắm bắt được dòng tiền của mình. Hãy tính toán chi phí kinh doanh của bạn một cách chính xác. Đừng bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào trong chi phí kinh doanh của bạn. Với hóa đơn trong tay và một bảng tính được sắp xếp, bạn có thể đơn giản hóa quy trình này ở mức độ lớn. Bạn có thể sử dụng công cụ tính chi phí kinh doanh như CloudBooks cho việc này. Rất nhiều doanh nghiệp mới chọn hệ thống kế toán đơn ghi sổ để thuận tiện. Nhưng khi bạn phát triển, hệ thống này có thể chứng tỏ là một phương pháp sai lầm. Sử dụng công cụ tính toán kinh doanh sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển sang hệ thống kế toán kép hơn.

     Đọc thêm: Mọi điều bạn cần biết về việc theo dõi dấu vết tiền bạc

Sử dụng Phần mềm Theo dõi Thời gian để ghi lại Chi phí
Ghi lại chi phí kinh doanh giúp bạn kiểm soát và tránh những tổn thất không đáng có. Kế toán viên làm tốt công việc này, nhưng họ đắt đỏ và không hiệu quả bằng. Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm theo dõi thời gian. Là một doanh nghiệp nhỏ, việc yêu cầu nhân viên chấm công có vẻ không công bằng. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải có một hệ thống lập hóa đơn hiệu quả để thực hành công bằng. Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian sẽ đơn giản hóa việc quản lý dự án và bạn sẽ có thể tạo hóa đơn kịp thời. Một phần mềm theo dõi thời gian thực sự thậm chí sẽ giúp nhân viên của bạn tạo ra số giờ có thể tính phí đến từng phút cuối cùng. Vì đây là một chi phí không thể tránh khỏi và định kỳ, độ chính xác rất quan trọng. Chỉ với 20 đô la một tháng, bạn có thể đăng ký Phần mềm Theo dõi Thời gian CloudBooks (cấp đại lý) để thực hiện việc này. Nó cũng đi kèm với bản dùng thử miễn phí 30 ngày và hỗ trợ chuyên dụng 24/7 cao cấp. Hơn cả nhân viên, việc ghi lại chi phí thông qua theo dõi thời gian có thể là một sự trợ giúp tuyệt vời cho việc lập hóa đơn khách hàng. Một phần mềm tự động với khả năng truy cập dễ dàng sẽ tự động thông báo cho bạn về các khoản thanh toán đến hạn.

Đọc thêm: 10 Mẹo cho Doanh nghiệp Nhỏ để Theo dõi Chi phí của Họ