7 cách để nhận thanh toán hóa đơn đúng hạn

Việc quản lý để nhận thanh toán đúng hạn thường là một vấn đề lớn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Các dịch vụ thanh toán trực tuyến đã phát triển mạnh mẽ trên khắp Web để giúp các doanh nghiệp và người tiêu dùng trao đổi tiền tệ bằng phương thức điện tử. Nhờ các dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể nhận thanh toán từ hầu như bất kỳ khách hàng nào có tài khoản email trên khắp thế giới.

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp nhỏ đang tụt hậu so với các doanh nghiệp lớn hơn trong việc tối ưu hóa các dịch vụ thương mại điện tử của họ. Mặc dù cùng nghiên cứu đó quan sát thấy hơn 90% các doanh nghiệp này đã có mặt trực tuyến, nhưng chỉ có 20% có thể chấp nhận thanh toán điện tử trên trang web của họ. Các dịch vụ thanh toán trực tuyến có thể được sử dụng để thay thế hoặc bổ sung cho việc chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.

Các cổng thanh toán trực tuyến tính phí thấp hơn so với tài khoản người bán truyền thống. Điều này có thể tạo ra tác động tích cực đáng kể đối với các doanh nghiệp nhỏ với nhiều giao dịch nhỏ trở nên đơn giản hơn nhiều. Từ góc độ dịch vụ khách hàng, cũng nên có nhiều tùy chọn thanh toán để đảm bảo khách hàng của bạn không quay lưng vì thiếu phương thức thanh toán tốt hơn.

Người tiêu dùng ngày nay không chỉ bị thúc đẩy bởi các chương trình giảm giá mà còn bởi các ưu đãi thông minh cung cấp giảm giá cho các sản phẩm họ muốn. Trong thời điểm như thế này, việc thanh toán hóa đơn đúng hạn và có nhiều tùy chọn thanh toán cho khách hàng là điều bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ.

Dưới đây là một vài cách mà các công ty có thể đảm bảo thanh toán hóa đơn kịp thời.

Ưu tiên việc lập hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền thông suốt là rất quan trọng. Mặc dù nghe có vẻ là lời khuyên quá đơn giản, nhưng bạn gửi hóa đơn càng sớm thì bạn càng sớm nhận được thanh toán. Ngay khi công việc của một dự án hoàn thành, việc lập hóa đơn cho dự án đó phải trở thành ưu tiên cao nhất của bạn. Các doanh nghiệp nhỏ thường để công việc chồng chất và những việc như vậy có thể bị bỏ sót. Một cách dễ dàng để quản lý việc này là sử dụng một trong nhiều cổng thanh toán hóa đơn trực tuyến dễ dàng để theo dõi các hóa đơn cần được gửi đi.

Theo dõi tất cả công việc của bạn

Một vấn đề khác với các doanh nghiệp nhỏ là người ta thường bỏ lỡ khối lượng công việc chính xác đã thực hiện cho một dự án cụ thể. Sử dụng một trong nhiều hệ thống theo dõi dự án trực tuyến có thể giúp bạn theo dõi chính xác số giờ dành cho mỗi dự án. Điều này sẽ làm cho quy trình lập hóa đơn của bạn đơn giản hơn nhiều.

Chú ý đến cách cư xử

Nói lời cảm ơn và vui lòng khi giao tiếp với khách hàng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giúp bạn nhận được thanh toán hóa đơn đúng hạn sau khi dự án hoàn thành. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự trên hóa đơn làm tăng tỷ lệ thanh toán lên 5%. Đặt từ "vui lòng" trước thời hạn thanh toán của bạn và "cảm ơn" ở cuối có thể tạo ra sự khác biệt giữa một khách hàng thanh toán đúng hạn và một khách hàng không làm như vậy.

Lập hóa đơn đầy đủ

Hóa đơn của bạn phải luôn bao gồm các thông tin tiêu chuẩn như địa chỉ thanh toán, ngày tháng, số hợp đồng, đơn đặt hàng, mã số thuế hoặc số tài khoản. Cũng nên đính kèm đơn đặt hàng, bảng mô tả công việc, hợp đồng hoặc tài liệu khác nêu rõ những gì bạn đã đồng ý cung cấp.

Sử dụng trực tuyến

Việc ký séc làm tăng thêm các bước cho thủ tục thanh toán. Điều này dẫn đến khoảng cách dài hơn giữa việc lập hóa đơn và nhận thanh toán. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các khoản thanh toán điện tử được thực hiện nhanh hơn tám ngày so với các khoản thanh toán truyền thống. Giúp mọi người dễ dàng thanh toán qua tùy chọn trực tuyến sẽ không chỉ tăng tốc thời gian thanh toán mà còn tăng số lượng người thanh toán cho bạn trong khung thời gian quy định.

Thiết lập lời nhắc

Thật không may, việc gửi hóa đơn không phải là kết thúc của quá trình. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng quên theo dõi các hóa đơn dẫn đến sự chậm trễ. Các cổng thanh toán trực tuyến cho phép người dùng thiết lập lời nhắc để theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán.

Tạo thời hạn thanh toán cụ thể

Việc thêm các chi tiết cụ thể vào hóa đơn tạo ra cảm giác cấp bách và đảm bảo cả hai bên liên quan đều hiểu rõ vấn đề. Bất kỳ khoản phí trễ hạn nào đối với việc thanh toán chậm cũng cần được thông báo cho khách hàng. Các cổng thanh toán trực tuyến giúp bạn đơn giản hóa bằng cách cung cấp các biểu mẫu dễ điền, đảm bảo bạn luôn cụ thể về thời hạn thanh toán và các khoản phạt cho bất kỳ sự chậm trễ nào.

Các loại thanh toán trực tuyến

Một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện trực tuyến mà không cần bất kỳ tờ séc giấy nào được gọi là thanh toán trực tuyến. Về cơ bản có ba hình thức thanh toán trực tuyến để giúp bạn nhận thanh toán đúng hạn:

1. Thanh toán một lần từ khách hàng đến nhà cung cấp – Hình thức thanh toán trực tuyến này thường được sử dụng phổ biến nhất trên các trang thương mại điện tử. Sau khi bạn đã điền vào giỏ hàng của mình, bạn nhập thông tin thẻ tín dụng và nhấp vào thanh toán. Sau khi trang web xử lý thông tin thẻ tín dụng của bạn, nó sẽ gửi cho bạn một email thông báo rằng khoản thanh toán của bạn đã được nhận. Một số trang web cũng cho phép sử dụng séc điện tử thay vì thẻ tín dụng.
2. Thanh toán định kỳ từ khách hàng đến nhà cung cấp – Hình thức giao dịch này được thực hiện khi bạn thanh toán hóa đơn thông qua ghi nợ trực tiếp được lên lịch thường xuyên từ tài khoản séc của bạn, hoặc tại thời điểm tính phí tự động vào thẻ tín dụng của bạn. Thường được cung cấp bởi các công ty điện thoại, công ty bảo hiểm xe hơi và công ty quản lý khoản vay, nó được sử dụng chủ yếu cho các hợp đồng dài hạn.
3. Thanh toán tự động từ ngân hàng đến nhà cung cấp – Để sử dụng hình thức cổng thanh toán này, ngân hàng của bạn phải cung cấp dịch vụ có tên là 'thanh toán hóa đơn trực tuyến'. Đối với điều này, bạn phải đăng nhập vào trang web của ngân hàng, nhập thông tin của nhà cung cấp và ủy quyền cho ngân hàng của bạn chuyển tiền điện tử từ tài khoản của bạn. Bạn có thể chọn thực hiện việc này theo cách thủ công cho mỗi chu kỳ thanh toán hoặc để hóa đơn được thanh toán tự động mỗi tháng.

Bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào cũng có thể thiết lập cổng thanh toán trực tuyến cho công ty của mình với ít rắc rối nhất nhờ vào nhiều phần mềm và ứng dụng có sẵn trực tuyến. Có nhiều cổng thanh toán được tổ chức theo các doanh nghiệp cụ thể. Hãy nghiên cứu để tìm ra tùy chọn tốt nhất cho bạn. Tuân thủ Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán (PCI) là yêu cầu đối với tất cả các doanh nghiệp giao dịch bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng. Nó đảm bảo rằng với tư cách là một doanh nghiệp, bạn được trang bị để bảo vệ bản thân cũng như khách hàng của mình chống lại gian lận thanh toán bằng thẻ.

Chọn tùy chọn thanh toán tốt nhất cho bạn

Nhiều doanh nghiệp trực tiếp chọn đăng ký với cổng thanh toán trực tuyến phổ biến nhất phù hợp nhất với công việc của họ. Không cần phải có lưu trữ web an toàn, hệ thống cổng riêng hoặc giỏ hàng riêng, một số cổng thanh toán giúp việc nhận thanh toán trở nên cực kỳ dễ dàng. Nó cũng tốn ít chi phí ban đầu và đòi hỏi rất ít công việc từ phía khách hàng. Nhưng luôn là một ý tưởng hay, khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, hãy thêm một tùy chọn thay thế vào trang web để có được phạm vi tiếp cận rộng nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Thiết lập tài khoản người bán cho giao dịch trực tuyến. Mặc dù không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể có được một tài khoản, giả sử bạn đủ điều kiện, bạn sẽ cần quyết định hình thức thanh toán nào bạn có thể áp dụng. Đó chỉ là thanh toán bằng thẻ tín dụng qua trang web của bạn, hay bạn cần một cơ sở thanh toán định kỳ hoặc thậm chí là hệ thống thanh toán qua điện thoại tự động? Hãy nói chuyện với ngân hàng của riêng bạn trước để có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn, hoặc để chỉ cho bạn đi đúng hướng.

Nhiều ngân hàng cũng đang tung ra các dịch vụ thanh toán qua điện thoại. Có hơn 1,5 tỷ điện thoại thông minh đang được sử dụng trên khắp thế giới. Khảo sát của Forrester đã phát hiện ra rằng 38% giao dịch mua hàng sẽ được thực hiện bởi mọi người từ điện thoại di động của họ. Con số này dự kiến sẽ đạt 55% vào năm 2018. Khách hàng ngày càng thuận tiện hơn khi thanh toán trực tuyến hoặc qua điện thoại thông minh của họ. Đối với rất nhiều khách hàng trẻ, việc sử dụng tùy chọn thanh toán trực tuyến hoặc sử dụng điện thoại thông minh để thanh toán đã trở thành thói quen thứ hai.

Các doanh nghiệp nhỏ cần điều chỉnh các phương thức thanh toán của họ với thế giới am hiểu công nghệ ngày nay. Điều này sẽ giúp họ tiến xa trong việc phù hợp với các nhóm khách hàng mục tiêu của mình.

Nguồn hình ảnh: (1,2)