Hướng dẫn kế toán cơ bản dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Trên con đường xây dựng một doanh nghiệp khả thi, có những điều không thể thỏa hiệp. Doanh nghiệp nhỏ của bạn cần một nền tảng vững chắc và rất nhiều sự hỗ trợ để phát triển mạnh mẽ.

Nền tảng này được tạo nên từ các trụ cột quan trọng như lực lượng lao động linh hoạt, đội ngũ tiếp thị am hiểu kỹ thuật số, bộ phận IT giàu kinh nghiệm, một trang web doanh nghiệp được lưu trữ trên các máy chủ có đủ tài nguyên và có tên miền truyền tải được giá trị thương hiệu, bảo hiểm doanh nghiệp và cơ cấu lãnh đạo toàn diện.
Quan trọng không kém là một quy trình kế toán vững chắc. Bất kể tất cả các mảnh ghép quan trọng được liệt kê ở trên có khớp với nhau như thế nào, việc kế toán kém có thể cản trở doanh nghiệp đạt được bất kỳ tiến bộ nào. Trong trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp sẽ thất bại.
Theo dõi lợi nhuận, dòng tiền và nộp thuế là những khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp, và là lý do chính tại sao bạn phải để mắt đến công việc kế toán của mình. Rất nhiều doanh nghiệp thất bại vì họ chi tiêu quá mức và không theo dõi dòng tiền của mình đủ chặt chẽ.

Việc phân loại biên lai, hóa đơn, thuế và các hóa đơn khác có vẻ là rất nhiều việc trong những ngày đầu. Để giúp bạn kiểm soát việc kế toán của mình, đây là những hướng dẫn đặc biệt dành cho bạn.

Tạo một hệ thống để lưu trữ tài liệu đúng cách:

Việc bạn luôn gửi hóa đơn và xuất biên lai khi đến hạn là rất quan trọng. Bạn cũng cần theo dõi tất cả các hóa đơn mà bạn phải thanh toán và kiểm soát tài chính của công ty mình.
Tin tốt là có sự trợ giúp để theo kịp; bạn có thể sử dụng các công cụ như phần mềm lập hóa đơn trực tuyến của chúng tôi ngay tại đây trên Cloudbooks.

Đã đến lúc sắp xếp:
Không! Việc bạn tiếp tục nhét những biên lai đó vào một cái giỏ bên cạnh bàn làm việc khi doanh nghiệp của bạn ngày càng mở rộng là không hợp lý.

Hãy làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn bằng cách phân loại các tài liệu khác nhau vào các tệp. Hãy bắt đầu bằng việc chuẩn bị
a) Một tệp hồ sơ có đòn bẩy
b) Các túi nhựa có lỗ đục
c) Một bộ phân cách, được dán nhãn cho từng tháng

Hãy giữ từng tài liệu ở đúng vị trí của nó một cách nghiêm túc - hóa đơn, sao kê ngân hàng, chi phí nhân viên, hóa đơn điện thoại và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn sử dụng trong quá trình kinh doanh của mình.

Bạn cũng có thể tạo một bảng tính Excel. Có vẻ như việc nhập liệu hàng ngày là rất nhiều việc, nhưng một khi bạn tạo thói quen ghi lại mọi giao dịch, việc theo dõi tất cả những gì bạn làm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Sử dụng phần mềm như Microsoft Office 365 giúp bạn nhập dữ liệu ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào của mình dễ dàng hơn nữa.

Việc sử dụng các dịch vụ quản lý tài liệu trực tuyến để giúp bạn giữ mọi thứ ngăn nắp cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều căng thẳng về tinh thần. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh các danh mục hoặc sử dụng các danh mục được thiết lập sẵn của họ khi bạn lưu trữ.

Cẩn thận với cách bạn xử lý tiền mặt:
Việc sử dụng tiền mặt có sẵn cho các chi phí hàng ngày rất dễ gây cám dỗ. Nếu số tiền mặt đó đến từ doanh thu bán hàng của doanh nghiệp, hãy đảm bảo bạn nộp nó vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Ngoài tính kỷ luật mà nó mang lại cho bạn với tư cách là người quản lý tiền bạc, nó còn giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng của mình.
Việc bạn có một hồ sơ trung thực về các khoản thu chi của doanh nghiệp là điều hoàn toàn bắt buộc.

Tách biệt các tài khoản của bạn

Việc trộn lẫn chi phí cá nhân với chi phí kinh doanh rất dễ xảy ra, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu kinh doanh. Việc tách biệt tài chính bằng cách giữ các khoản chi tiêu cá nhân ra khỏi chi phí kinh doanh sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều căng thẳng. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối. Để bắt đầu, bạn cần có một tài khoản riêng cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn không có các tài khoản riêng biệt, thì bạn nên đủ kỷ luật để làm nổi bật cẩn thận những gì bạn chi tiêu cho doanh nghiệp của mình và ghi lại nó cho phù hợp (trong nhật ký hoặc bảng tính thích hợp) bằng cách xem qua hồ sơ ngân hàng của bạn. Hãy lên kế hoạch để có một tài khoản doanh nghiệp càng sớm càng tốt.

Nếu bạn giữ các tài khoản riêng biệt, thì công việc của bạn đã hoàn thành một phần. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thấy mình rút tiền từ tài khoản doanh nghiệp cho mục đích cá nhân hoặc sử dụng tiền cá nhân cho doanh nghiệp của mình. Điều quan trọng ở đây là phải có hồ sơ của tất cả các giao dịch này. Kế toán cơ bản đề xuất việc rút tiền thường xuyên hàng tuần hoặc hàng tháng dưới dạng tiền lương để đáp ứng nhu cầu cá nhân, thay vì rút tiền thường xuyên hoặc vào những thời điểm ngẫu nhiên, điều này gây khó khăn cho việc theo dõi các khoản rút tiền được thực hiện.

Bạn cũng nên theo dõi thời điểm tiền cá nhân được sử dụng để tài trợ cho các nguồn cung cấp hoặc dịch vụ kinh doanh. Nếu bạn cần tài trợ cho doanh nghiệp từ tiền cá nhân, hãy coi đó là một khoản vay cho doanh nghiệp và thực hiện theo hình thức một khoản tiền lớn, thay vì thực hiện lẻ tẻ.

Đối chiếu tài khoản của bạn

Có một tài khoản được đối chiếu đúng cách là mục tiêu cuối cùng trong kế toán. Đối chiếu tài khoản là khi bạn so sánh hai tài khoản và đảm bảo chúng khớp với nhau. Đây là những gì bạn làm khi so sánh sao kê ngân hàng với các hồ sơ tài chính mà bạn đã lưu giữ.

Điều quan trọng là không có sự khác biệt giữa các con số bạn đã ghi lại và các con số từ sao kê ngân hàng của bạn.
Nếu tất cả những điều này có vẻ quá sức đối với bạn, thì có rất nhiều công cụ và tài nguyên tuyệt vời để hỗ trợ và giáo dục. Công nghệ đã làm cho việc giữ sổ sách trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết; vì vậy hãy tận dụng nó!