Giúp nhân viên của bạn nộp bảng chấm công nhanh hơn

Nếu công ty của bạn tính phí khách hàng dựa trên thời gian làm việc, thì việc thiếu bảng chấm công đồng nghĩa với việc mất doanh thu. Điều này có thể được ngăn chặn bằng cách thúc đẩy việc nộp bảng chấm công đúng hạn, nhưng các vấn đề có thể phát sinh khi cố gắng thúc đẩy những nhân viên chậm trễ.
Trong một thế giới mà hầu hết các nhân viên tính phí theo giờ đều rất thành thạo và có trình độ chuyên môn cao (như luật sư hoặc tư vấn viên), điều đó cũng có nghĩa là họ cực kỳ bận rộn. Nhưng làm thế nào để bạn nhắc nhở họ một cách lịch sự rằng bạn muốn quản lý sổ sách đúng tiến độ? Câu trả lời là hãy làm cho việc nộp bảng chấm công trở nên dễ dàng nhất có thể, điều này có thể đạt được với các tính năng phần mềm sau đây.

Truy cập từ xa:
Các tư vấn viên, luật sư, kế toán và nhiều nhân viên tính phí theo giờ khác thường làm việc bên ngoài văn phòng. Do đó, việc truy cập vào các tài nguyên mạng có thể không khả thi.

Hỗ trợ đa thiết bị:
Luật sư, tư vấn viên và các nhân viên dịch vụ chuyên nghiệp khác dành nhiều thời gian bên ngoài văn phòng, và do đó thực hiện phần lớn công việc của họ trên thiết bị di động. Việc có chức năng và hỗ trợ trên nhiều thiết bị sẽ cho phép họ tránh việc phải nhập thông tin sau khi quay lại văn phòng.

Nhắc nhở tự động:
Quản trị viên thanh toán có thể tự động hóa các cảnh báo hệ thống để tránh phải gửi những email nhắc nhở ngày đến hạn gây khó chịu. Các cảnh báo này có thể được tùy chỉnh để gửi theo các khoảng thời gian nhất định, khi hoàn thành nhiệm vụ và các cột mốc dự án khác.

Bộ đếm thời gian tích hợp:
Trí nhớ của con người không phải lúc nào cũng đáng tin cậy, đó là lý do tại sao các bộ đếm thời gian phần mềm tích hợp có thể cung cấp khả năng theo dõi theo thời gian thực thay vì nhập dữ liệu sau khi sự việc đã xảy ra. Điều này giúp việc ghi lại thời gian trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, vì thời gian có thể được chia nhỏ giữa các dự án bằng cách sử dụng nhiều bộ đếm thời gian.

Báo cáo dễ dàng:
Việc tìm ra số giờ nào đã được ghi lại có thể là một công việc vất vả, đặc biệt nếu bạn bắt nhân viên tính phí phải lục tìm qua các email cũ hoặc kiểm tra với quản trị viên thanh toán của họ. Hãy giữ cho mọi thứ đơn giản và dễ dàng với các công cụ báo cáo tự phục vụ.

Tính năng tự động hóa:
Nhập dữ liệu có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với bất kỳ nhân viên nào. Để tránh cạm bẫy của việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại, bạn có thể sử dụng tính năng sao chép giúp nhập cùng một dữ liệu như một dự án tương tự và cho phép bạn thay đổi nó cho phù hợp với thời gian thực tế.

Chuyển đổi giọng nói thành văn bản:
Chi tiết và tông giọng có thể bị mất trong quá trình dịch thuật. Việc ghi chú nhanh cũng có thể khiến bạn mất dữ liệu nếu bạn phải nhập tất cả dữ liệu vào máy tính hoặc điện thoại của mình. Những người tính phí theo giờ khi đang di chuyển có thể làm cho cuộc sống của họ đơn giản hơn một chút với cách nhập thời gian nhanh chóng và dễ dàng.

Quản lý nhiệm vụ tích hợp:
Với việc nhiều công ty sử dụng nhiều công cụ và tùy chọn phần mềm để hoàn thành công việc (lịch, công cụ quản lý dự án, email, v.v.), việc tích hợp quản lý nhiệm vụ và các chương trình tính thời gian & thanh toán có thể giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu trùng lặp.

Bạn có thể đọc bài viết gốc “8 tính năng phần mềm giúp nhân viên nộp bảng chấm công đúng hạn” từ Find Accounting Software.

Tiểu sử tác giả:
Adam Bluemner là Tổng biên tập của Find Accounting Software, một dịch vụ cung cấp hỗ trợ lựa chọn phần mềm miễn phí. Trong thập kỷ qua, Adam đã trao đổi với hàng ngàn công ty, giúp họ đạt được thành công trong kinh doanh thông qua đầu tư phần mềm thông minh. Adam viết rất nhiều về ERP và phần mềm kinh doanh.