Được thanh toán đúng hạn. Mẹo để thu hồi hóa đơn của bạn

Được thanh toán đúng hạn. Mẹo để thu hồi hóa đơn của bạn:

Tôi nghĩ cảm giác tự do và bổ ích nhất trong khoảng năm đầu tiên làm freelancer là cảm giác tôi có được mỗi khi gửi email hóa đơn cho khách hàng. Nếu bạn đã làm công việc này một thời gian, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy chai sạn trước sự tuyệt vời của hành động đó. Nhưng khi bạn còn mới mẻ—WOW!—thật là một cảm giác phấn khích.

Tuy nhiên, gửi hóa đơn cũng giống như việc thực hiện những điều ước. Bạn đang gửi một yêu cầu đến khách hàng của mình, nhưng điều đó không có nghĩa là tiền đã nằm trong tài khoản ngân hàng của bạn. Họ cần phải hành động, và đó là phần đáng sợ. Điều đó có nghĩa là có thể mất vài ngày giữa lúc bạn gửi hóa đơn và lúc bạn nhận được thanh toán. Hoặc vài tuần. Trong một số trường hợp, thậm chí là vài tháng.

Tôi đã nghe vô số câu chuyện—thực sự là những cơn ác mộng—về các freelancer vẫn đang chờ đợi số tiền khách hàng nợ nhiều tuần sau khi công việc đã hoàn thành. Điều này phổ biến hơn tôi tưởng và nó làm tôi khó chịu. Thành thật mà nói, tôi không thể nghĩ ra điều gì làm tôi khó chịu hơn trong thế giới freelance.

Cảm giác thật bất lực khi bạn phải chờ đợi thanh toán cho một hóa đơn. Bạn có thể đã trông chờ vào khoản tiền lương đó để trả tiền thuê nhà tháng này, hoặc để mua thực phẩm, hoặc trả tiền niềng răng cho con lớn của bạn. Tuy nhiên, tôi biết một bí mật: mặc dù có vẻ như bạn không thể làm gì được, nhưng bạn có rất nhiều quyền năng để thay đổi cuộc chơi.

Ồ, bạn muốn bằng chứng ư? Chắc chắn rồi, tôi có thể chứng minh điều đó. Tuy nhiên, để làm vậy, chúng ta cần trò chuyện về các điều khoản thanh toán “Net”.

Net Tôi có rất nhiều bạn bè là freelancer và sau nhiều năm trò chuyện với họ, tôi nhận thấy một mô hình. Hầu hết họ đều đang chờ khách hàng thanh toán cho công việc họ đã hoàn thành. Khi tôi hỏi tại sao, họ nói với tôi rằng đó là vì những khách hàng đó thanh toán hóa đơn theo điều khoản Net 30 hoặc đôi khi là Net 60.

Các điều khoản đó, “Net #”, có nghĩa là khoản thanh toán cho hóa đơn sẽ được nhận sau 10, 15, 30 hoặc 60 ngày kể từ khi nhận được hóa đơn. Về mặt kỹ thuật, đây là kỳ vọng do bên lập hóa đơn đặt ra, nhưng thường thì bộ phận kế toán phải trả của các công ty lớn sẽ áp đặt thời gian quay vòng của riêng họ lên các nhà cung cấp (đáng buồn thay, nhưng cuối cùng thì bạn và tôi chỉ là những nhà cung cấp).

Tôi không thích điều này. Nếu ngày đến hạn là hôm nay, tôi mong đợi thanh toán vào hôm nay. Đối với các khách hàng nhỏ, gia đình, điều này tương đối dễ dạy. Tuy nhiên, đôi khi khách hàng lớn hơn một cửa hàng một người, và các bộ phận khác nhau sẽ tham gia vào.

Hầu hết các freelancer nhìn vào tình huống như vậy và nuốt đắng khi phải chờ đợi một tháng hoặc hơn để nhận được số tiền lương xứng đáng của mình. Họ buông xuôi và than phiền về hệ thống doanh nghiệp tồi tệ mà họ không thể kiểm soát, rồi chịu đựng sự chờ đợi. Tuy nhiên, tôi thì không.

Theo kinh nghiệm của tôi, công ty càng lớn thì khả năng khách hàng có thẻ tín dụng doanh nghiệp càng cao. Họ không cần phải gửi hóa đơn của tôi cho bộ phận khác; họ chỉ cần thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình và được hoàn trả cùng với tất cả các chi phí khác vào cuối tháng. Chìa khóa ở đây là làm cho những khách hàng này hiểu rõ rằng đây là một lựa chọn. Họ không quen thanh toán cho nhà cung cấp bằng thẻ tín dụng, nhưng một khi bạn dạy họ, bạn đã loại bỏ được rất nhiều rào cản trong quy trình đó.

Tôi coi đây là việc trao quyền cho khách hàng của mình. Vâng, họ có thể thanh toán hóa đơn của tôi ngay hôm nay. Và điều này có nghĩa là họ sẽ không phải chờ đợi lâu để nhận được những thứ họ đang trả tiền. Có những nguyên tắc khác có thể giúp rút ngắn đáng kể khung thời gian Net của bạn. Dưới đây là ba nguyên tắc.

Giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng:
Tôi đã đề cập trong chương trước rằng tôi bao gồm một liên kết thanh toán khi gửi email hóa đơn PDF cho khách hàng. Có một vài hệ thống có thể phù hợp với mô hình đó, nhưng tôi có một dịch vụ yêu thích. Trước tiên, hãy để tôi kể cho bạn nghe về cách nó hoạt động đối với tôi, và sau đó tôi có thể liệt kê một vài lựa chọn khác để bạn tìm hiểu nếu lựa chọn của tôi không phù hợp với bạn.

Tôi muốn khách hàng thanh toán cho tôi bằng thẻ tín dụng. Tôi có mục tiêu này vì một vài lý do: nó dễ dàng hơn cho họ, và tôi ghét phải ra ngân hàng để gửi séc. Nhưng để làm được điều đó, tôi cần tạo ra một cổng thanh toán nơi họ có thể thực hiện việc đó. Tôi đã thử PayPal trong vài năm, nhưng tôi đã chuyển sang Stripe vào đầu năm 2013 và không bao giờ nhìn lại.

Stripe là một công ty xử lý thanh toán thẻ tín dụng. Tuy nhiên, bạn sẽ bị lạc trên trang web của họ vì nó chủ yếu nhắm vào các kỹ sư phần mềm như một công cụ để xây dựng vào mã của trang web cho các giao dịch. Rất may, các dịch vụ khác đang tích hợp nó vào phần backend của họ. Ví dụ, hãy lấy Plasso của Drew Wilson.

Plasso kết nối với tài khoản Stripe của bạn (được kết nối với tài khoản ngân hàng của bạn), và sau đó cho phép bạn tạo một trang web “Pay Me” trống với logo của bạn trên đó. Trang này có một địa chỉ web tĩnh (không thay đổi), vì vậy bạn có thể lưu liên kết và sử dụng lại mỗi lần. Trang đó có một trường “số tiền” trống, khách hàng sẽ điền vào từ hóa đơn của họ, sau đó họ nhập thông tin thẻ tín dụng và nhấp vào “Pay”.

Siêu đơn giản:
Stripe có chi phí, nhưng đó là mức tiêu chuẩn 2,9% + .30 mà bạn sẽ phải trả ở bất kỳ nơi nào khác. Plasso miễn phí nếu bạn sử dụng trang Pay Me đơn lẻ đó, thay vì một trong các “không gian” tùy chỉnh của họ. Và khi bạn được thanh toán qua Stripe/Plasso, số tiền nhận được mỗi ngày sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của bạn một tuần sau đó (mặc dù tôi đã được nâng cấp lên độ trễ chuyển khoản 2 ngày, vì vậy kết quả của bạn có thể khác).

Ngoài Stripe, tất nhiên còn có PayPal, nhưng thành thật mà nói, tôi không khuyên dùng nó. Họ có thể khóa tiền của bạn mà không cần thông báo, và điều đó có thể làm tê liệt một freelancer. Thay vào đó, một số ứng dụng lập hóa đơn trực tuyến, như Harvest và FreshBooks, hoạt động với một số dịch vụ cổng thanh toán. Tôi không sử dụng ứng dụng web lập hóa đơn, nhưng nếu bạn có, hãy tìm hiểu xem nó tích hợp với Stripe tốt như thế nào.

Không có hàng hóa nếu không thanh toán:
Một điều khác tôi làm để đảm bảo thanh toán hóa đơn nhanh hơn là tôi làm rõ trong hợp đồng với mỗi khách hàng mới rằng không có sản phẩm bàn giao nào được chuyển giao cho đến khi nhận được thanh toán. Bạn không thể rời khỏi cửa hàng tạp hóa với một túi đầy nông sản tươi mà không trả tiền, và không khách hàng nào nên mong đợi điều gì ít hơn thế. Nghe có vẻ không tưởng và lý tưởng, nhưng điều đó là có thể, và tôi sống với nó mỗi ngày. Nếu họ muốn các tệp nghệ thuật của họ, họ phải trả tiền cho tôi trước.

Đây không phải là điều mà một số người gọi là “giữ khách hàng làm con tin”. Không, đó là khi bạn giữ các tệp hoặc tài sản quan trọng rất lâu sau khi thanh toán với mục tiêu buộc khách hàng phải quay lại với bạn nhiều lần cho các dự án nhỏ mà họ có thể tự làm. Đó là một cách làm tồi dẫn đến sự nghiệp freelance ngắn ngủi (bạn đã được cảnh báo).

Không, việc mong đợi thanh toán trước khi bàn giao sản phẩm chỉ đơn giản là vấn đề tuân theo chuỗi quyền sở hữu các mặt hàng được tạo ra. Cho đến khi khách hàng thanh toán đầy đủ cho công việc của bạn, công việc đó là tài sản của bạn. Sau khi họ đã thanh toán, họ có thể nhận được nó. Điều này không hung hăng hay kiểm soát; đây là một chính sách bảo vệ cả hai bên khỏi việc làm tổn hại mối quan hệ kinh doanh và danh tiếng cá nhân của họ. Liệu một số khách hàng có phản đối không? Tôi đoán là có. Trong gần một thập kỷ làm freelancer, qua hàng trăm dự án và vô số khách hàng, tôi chưa từng nhận được lời phàn nàn nào. Không có. Tuy nhiên, nếu bạn làm đúng, kỳ vọng của bạn thậm chí sẽ không bị chú ý. Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi bạn nhận được sự chấp thuận dự án cuối cùng

(“Tuyệt! Tôi sẽ đóng gói các tệp đó trong khi bạn xử lý hóa đơn, và gửi chúng qua ngay khi tôi nhận được thông báo thanh toán.”), và khách hàng của bạn sẽ cảm thấy được phục vụ, không phải bị giam cầm. Kết quả cũng sẽ tự nói lên điều đó. Trong một lĩnh vực công việc với thời hạn trung bình là Net 30, tôi điều hành một doanh nghiệp hoạt động ở mức khoảng Net 2 (vâng, tôi được thanh toán trong trung bình hai ngày). Hãy nghe lời khuyên của tôi, và bạn có thể yêu cầu điều tương tự.

Tôi thích được thanh toán ngay lập tức và tôi có cảm giác bạn cũng vậy.

Thông báo trễ và phí:
Ngôn ngữ duy nhất trên hóa đơn của tôi gợi ý rằng sự chậm trễ là một lựa chọn nằm ở chân trang của mẫu hóa đơn. Nó ghi: “Các hóa đơn không được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành sẽ bị tính phí trễ 25 đô la cho mỗi tháng quá hạn.” Tuy nhiên, đó là chữ in nhỏ ở phía dưới. Ở trên cùng với các ký tự khổng lồ là ngày đến hạn thực sự, được liệt kê là ngày tôi tạo hóa đơn.

Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lần tôi phải tính phí trễ cho khách hàng. Tôi làm rõ kỳ vọng của mình khi gửi hóa đơn, và tôi đã làm cho quy trình thanh toán đơn giản nhất có thể, và điều này ngăn hầu hết khách hàng trì hoãn hóa đơn của họ. Càng ít ma sát trong quy trình, thanh toán càng ngay lập tức.

Tôi cũng sử dụng bảng tính “bảng điều khiển” hàng tháng của mình (điều được đề cập trong The Freelancer’s Guide to Finances) để giúp giữ trách nhiệm cho khách hàng. Vì tôi có một phần dành riêng cho các hóa đơn chưa thanh toán, tôi có thể thấy ngay khi một khách hàng nằm trong danh sách đó hơn một ngày. Tùy thuộc vào mối quan hệ tôi có với họ (họ là khách hàng mới hay khách hàng thường xuyên, quay lại?) và bản chất của dự án (hóa đơn là tiền đặt cọc đang trì hoãn dự án, hay thanh toán cho các mặt hàng in ấn cần được đặt hàng sớm để đáp ứng thời hạn?), tôi có thể phản hồi các hóa đơn chưa thanh toán này một cách phù hợp.

Khi cần gửi email, tôi không nói về phí trễ hay đe dọa. Tôi giả định điều tốt nhất và chỉ đề cập rằng tôi muốn đảm bảo rằng PDF hóa đơn và liên kết thanh toán đã đến hộp thư đến của họ một cách an toàn, và hỏi xem họ có câu hỏi nào không. Nếu một giai đoạn của dự án phụ thuộc vào khoản thanh toán đó, tôi nhẹ nhàng nhắc nhở khách hàng rằng thanh toán sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ đó. Không có gì hung hăng hay ép buộc; chỉ là một email thân thiện để nhắc nhở họ rằng tôi đã gửi hóa đơn ngay từ đầu. Chín trên mười lần điều đó sẽ có tác dụng và thanh toán sẽ sớm theo sau.

Hãy rõ ràng về quy trình. Làm cho quy trình trở nên đơn giản. Và đừng bắt nạt. Không thể dễ dàng hơn thế.