Cách tìm phần mềm theo dõi chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Các giải pháp phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp đã loại bỏ sự phiền toái khi phải theo dõi chi phí thủ công tại nhiều văn phòng. Đó là vì chúng nhanh chóng, hiệu quả và thực sự sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền bạc và thời gian.

Vậy chính xác thì phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp là gì?

Thực tế, phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp chỉ đơn giản là một giải pháp dựa trên nền tảng đám mây với các công cụ dành cho nhân viên và ban quản lý để ghi lại, báo cáo và phê duyệt các chi phí kinh doanh. Bạn có thể truy cập tất cả các chi phí kinh doanh thông qua một nền tảng và xử lý hoàn trả cho nhân viên của mình.

Phần mềm như vậy sẽ tự động tạo báo cáo chi phí cho bạn và hợp lý hóa toàn bộ quy trình xử lý chi phí kinh doanh.

Nhưng làm thế nào để bạn tìm được phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp phù hợp cho doanh nghiệp của mình?

Có một vài điều đơn giản bạn nên tìm kiếm ở loại phần mềm này:

1. Tạo báo cáo chi phí công tác phí (per diem)
2. Báo cáo chi phí tự động
3. Tuân thủ chính sách
4. Truy cập đa nền tảng và tích hợp

1. Tạo báo cáo chi phí công tác phí (per diem)
Mỗi quốc gia sẽ có các chính sách công tác phí khác nhau. Ví dụ, IRS tại Hoa Kỳ đã đưa ra các hướng dẫn nhất định cần được duy trì cho các báo cáo chi phí. Báo cáo chi phí công tác phí yêu cầu biên lai ăn uống, lưu trú, mục đích chuyến đi, địa điểm và ngày tháng.

Vì vậy, phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp mà bạn chọn phải bao gồm các hướng dẫn của chính phủ liên bang và các mức phí tương ứng.

Bạn nên chọn phần mềm quản lý chi phí tốt nhất cho phép bạn tải lên các quy định của IRS theo tiểu bang và quận của bạn. Sau đó, các quy định này thường được tự động áp dụng vào biên lai và bạn sẽ được thông báo nếu bất kỳ biên lai chi phí nào do nhân viên gửi không tuân thủ các hướng dẫn.

Điều này hợp lý hóa quy trình theo dõi chi phí doanh nghiệp và đơn giản hóa nó theo doanh nghiệp của bạn và các hướng dẫn của nó.

    Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhỏ của bạn cần phần mềm theo dõi thời gian

2. Báo cáo chi phí tự động
Đây là điều bạn phải tìm kiếm trong bất kỳ phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp tốt nào. Thông thường, ban quản lý tại bất kỳ văn phòng nào cũng dành hàng giờ để phê duyệt các báo cáo chi phí do nhân viên nộp. Tuy nhiên, với phần mềm theo dõi chi phí, việc phê duyệt các báo cáo như vậy trở nên cực kỳ dễ dàng.

Hầu hết các trình theo dõi chi phí doanh nghiệp miễn phí cũng sẽ cho phép bạn tự động hóa hệ thống phê duyệt. Việc gửi tự động các chi phí kinh doanh từ nhân viên cũng là một tính năng bắt buộc phải có. Và với phần mềm phù hợp, bạn có thể thiết lập các quy tắc để phê duyệt tự động.

Việc gửi tự động và phê duyệt tự động làm cho phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp trở thành một gói công cụ hoàn hảo. Tự động hóa quy trình làm việc giúp quá trình theo dõi chi phí tiết kiệm thời gian và hiệu quả. Đó là vì ban quản lý và nhân viên không còn phải xem qua vô số bảng tính Excel nữa.

3. Tuân thủ chính sách
Giống như các báo cáo chi phí công tác phí phải tuân theo một số hướng dẫn pháp lý, mọi chi phí cũng cần phải tuân theo một chính sách. Điều này có nghĩa là không phải mọi chi phí đều được tính là chi phí kinh doanh, vì rất nhiều trong số đó có thể là chi phí cá nhân mà nhân viên có xu hướng gộp chung. Mặc dù có vẻ vô hại, nhưng chi phí kinh doanh phải chịu các ràng buộc pháp lý.

Do đó, phần mềm quản lý chi phí tốt nhất sẽ luôn có tính năng kiểm tra chính sách mạnh mẽ. Điều này đảm bảo rằng trong mỗi biên lai chi phí, không có chỗ cho sự sai lệch. Và quản trị viên sẽ nhận được thông báo mỗi khi nhân viên nộp chi phí.

Phần mềm theo dõi chi phí sẽ tự động gắn cờ các biên lai không tuân thủ và tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm, sẽ gửi cảnh báo. Đây là một tính năng bắt buộc phải có đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân tích biên lai chi phí.

    Xem thêm: 3 bước để theo dõi chi phí hàng tháng của doanh nghiệp bạn

4. Truy cập đa nền tảng và tích hợp
Bất kỳ phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp nào cũng sẽ hoạt động trong khuôn khổ các hoạt động của bạn. Bắt đầu từ cách bạn thu thập dữ liệu trong doanh nghiệp của mình, đến cách xử lý hóa đơn, phần mềm theo dõi phải phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Vì vậy, nếu bạn muốn kinh doanh linh hoạt, điều quan trọng là bạn phải có quyền truy cập vào phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp nói trên từ mọi nền tảng, bao gồm cả thiết bị di động và máy tính để bàn. Điều này sẽ hữu ích khi cần nộp và xem xét chi phí khi đang di chuyển. Ngoài ra, phần mềm quản lý chi phí tốt nhất nên tích hợp với kênh lập hóa đơn của bạn để xử lý biên lai chi phí, nhằm đảm bảo rằng bạn không nộp dữ liệu trùng lặp trên nhiều giải pháp phần mềm khác nhau.