Mẹo quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Mẹo quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Người ta thường nói tiền bạc là thứ vận hành thế giới. Chà, họ có thể đúng khi xét đến việc tiền đóng vai trò to lớn trong việc quyết định thành công và địa vị xã hội của bạn. Thế giới hiện đại xoay quanh việc kiếm tiền, bằng cách này hay cách khác.

Tuy nhiên, việc xử lý tiền bạc có thể trở nên thực sự phức tạp, đặc biệt là với những rắc rối và khó khăn đi kèm.

Nếu bạn đang trên đà khởi nghiệp hoặc đã có một doanh nghiệp, có lẽ bạn hiểu tầm quan trọng của việc phải tỉ mỉ với mọi thứ liên quan đến tiền bạc hoặc lợi nhuận.

Quản lý tài chính là một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi điều hành doanh nghiệp. Xử lý dòng tiền không phải là việc dễ dàng và chỉ cần một bước đi sai lầm cũng có thể thay đổi vận mệnh doanh nghiệp của bạn.

Để đảm bảo tiền của bạn được quản lý tốt, bạn cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về thế giới tài chính và kinh doanh.

Dưới đây là một vài mẹo có thể giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ sắp xếp, quản lý cũng như gia tăng tài sản của mình.

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn rất quan trọng

Cho dù bạn bắt đầu kinh doanh với tư cách là chủ sở hữu duy nhất hay hợp tác, bạn cần đảm bảo rằng bạn (và đối tác của mình) nắm rõ cách lập kế hoạch cấu trúc doanh nghiệp. Khi bắt đầu có lợi nhuận, bạn có thể sẽ muốn mở rộng. Nhưng trước khi làm vậy, bạn có thể cân nhắc việc hợp nhất thực thể kinh doanh của mình thành một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC).

Chuyển đổi doanh nghiệp thành một thực thể pháp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở tài khoản tiết kiệm doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm tiền thuế. Làm như vậy cũng sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các rủi ro tài chính khác.

Tách biệt tài chính cá nhân và chuyên môn

Nhiều doanh nhân nghiệp dư mắc sai lầm khi gộp chung tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp. Luôn luôn nên tách biệt chúng và không sử dụng tiền từ tài khoản này để đáp ứng nhu cầu hoặc bù đắp thiếu hụt của tài khoản kia.

Việc có các tài khoản riêng biệt sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì hồ sơ tài chính chính xác bằng cách cho phép bạn theo dõi định giá, thu nhập, chi phí, các khoản thanh toán thuế và các giao dịch kinh doanh/cá nhân khác.

Mặc dù việc này không bắt buộc, nhưng chắc chắn là rất được khuyến khích.

Tạo và duy trì ngân sách

Lập ngân sách là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý tài chính. Bạn không thể phân bổ tiền một cách ngẫu nhiên cho các phòng ban/bộ phận ngay cả khi chúng được chi tiêu cho chính doanh nghiệp của bạn. Làm như vậy có thể dẫn đến thất bại.

Hãy dành thời gian để vạch ra các chi phí hàng tuần/hàng tháng và ghi lại doanh thu kiếm được. Đối chiếu các con số và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho ngân sách. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không phân bổ thiếu ngân sách, đặc biệt là cho các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Hơn nữa, đừng quên để dành một khoản tiền cho các trường hợp khẩn cấp.

Theo dõi tài chính của bạn

Việc để mắt đến tài chính chưa bao giờ là thừa. Hãy theo dõi dòng tiền của bạn một cách tỉ mỉ ngay từ đầu để tránh những bất ngờ khó chịu về sau. Nếu bạn thấy khó tự mình quản lý, bạn nên sử dụng phần mềm kế toán dựa trên nền tảng đám mây.

Phần mềm này rất thông minh và đồng bộ với hệ thống của bạn để ghi lại tất cả dữ liệu có sẵn, từ đó tạo ra các báo cáo, hóa đơn, chứng từ và bảng cân đối kế toán.

Dữ liệu trên đám mây có thể được truy cập an toàn và dễ dàng mọi lúc mọi nơi thông qua kết nối Internet.

Một mối quan tâm khác, cũng cần nhắc đến, là việc theo dõi và hạn chế sử dụng tiền mặt nhỏ lẻ của công ty vì đó là tiền chi ra. Mặc dù số tiền nhỏ, nhưng chúng có thể tích tụ nhanh chóng. Hãy đặt ra các quy tắc và quy định về việc sử dụng và chỉ định một người được phép xử lý số tiền này.

Tham khảo ý kiến cố vấn thuế

Ngay cả những doanh nhân thành công nhất cũng đồng ý rằng việc lập kế hoạch và nộp thuế có thể rất phức tạp và đáng sợ. Điều quan trọng là bạn phải nộp thuế chính xác và đúng hạn để tránh các khoản phạt nặng. Bạn có thể sử dụng dịch vụ của một cố vấn thuế có kinh nghiệm cho việc này.

Một cố vấn thuế có năng lực sẽ hỗ trợ bạn bằng cách đánh giá thuế cho năm hiện tại, cũng như cung cấp cho bạn các ước tính cho năm tiếp theo. Họ cũng sẽ giúp bạn tính toán thuế liên quan đến cấu trúc doanh nghiệp của bạn, từ đó ngăn ngừa việc nộp thừa hoặc thiếu.

Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn các tài liệu tài chính. Cố vấn thuế của bạn sẽ cần tất cả thông tin khi tính toán các khoản khấu trừ và giải thích các lựa chọn tiết kiệm.

Hãy thắt chặt chi tiêu

Ngay cả khi bạn có thêm tiền mặt, đừng sa đà vào việc chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết. Chi tiêu thì dễ hơn tiết kiệm, vì vậy bạn cần suy nghĩ kỹ trước khi để tiền rời khỏi tay mình.

Ý tôi không phải là bạn trả lương thấp cho nhân viên hay không đầu tư vào việc cải thiện hoạt động kinh doanh. Hãy thắt chặt tài chính và làm gương cho nhân viên bằng cách áp dụng các quy tắc tiết kiệm cho chính bản thân bạn.

Cho đến khi bắt đầu có lợi nhuận, bạn sẽ cần phải rất thận trọng với tiền của công ty. Đừng thực hiện các khoản đầu tư rủi ro cao hoặc vay các khoản vay quá lớn. Hãy nghiêm ngặt trong việc xử lý tiền bạc và bạn sẽ làm tốt trong khâu tiết kiệm.

Tập trung vào mục tiêu của bạn

Có lẽ bạn đã bắt đầu kinh doanh với những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, mục tiêu có hai loại – dài hạn và ngắn hạn. Có thể bạn đã quyết định một mục tiêu dài hạn và phát triển chiến lược để thực hiện nó. Bạn cũng sẽ cần đặt ra một số mục tiêu khác cho tương lai gần trong suốt quá trình thực hiện.

Lý do là vì việc chia nhỏ một mục tiêu lớn thành các bước chi tiết sẽ cho phép bạn biết chính xác những gì cần làm để đạt được nó. Các quy trình liên quan đến việc thực hiện ý tưởng, phân bổ nguồn lực, các vấn đề ngân sách, đầu tư vốn nhân lực, v.v. sẽ trở nên rõ ràng hơn nhiều khi bạn có một lộ trình hướng dẫn bạn trên hành trình đến với thành công.

Dự báo nhu cầu tài chính

Hãy nhớ rằng với tư cách là chủ doanh nghiệp, mọi quyết định của bạn đều quan trọng. Chúng có thể dẫn đến lợi nhuận khổng lồ hoặc thua lỗ lớn. Vì vậy, việc tính toán các con số trước và đưa ra quyết định sáng suốt là điều hợp lý.

Vì doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể giữ mọi thứ đơn giản. Tính toán hàng tồn kho, lập biểu đồ doanh số ước tính và tìm ra số tiền bạn có thể chi cho sản xuất, các sáng kiến tiếp thị, lương nhân viên, v.v. Khi đã có các dự báo này, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chi phí để đảm bảo dòng tiền vào lành mạnh.

Dự báo cũng sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu thực tế cho tương lai. Việc dự đoán dòng tiền sẽ cung cấp cho bạn hướng đi đúng đắn để tập trung nỗ lực.

Quản lý thời gian và không gian của bạn

Biết cách quản lý hai trong số những nguồn lực quý giá nhất của bạn, thời gian và không gian, là một nghệ thuật. Bạn không thể mong đợi thiết lập các hệ thống và làm việc một cách có tổ chức giữa sự hỗn loạn. Một văn phòng không ngăn nắp sẽ chỉ làm tăng khối lượng công việc của bạn, từ đó làm tăng số giờ bạn dành ở đó.

Làm việc trong một không gian gọn gàng và ngăn nắp đồng nghĩa với việc loại bỏ những thứ không cần thiết. Làm như vậy sẽ nâng cao năng suất. Hãy sắp xếp hệ thống lưu trữ và văn phòng phẩm của bạn để lần tới khi cần thứ gì đó, bạn sẽ không phải lục lọi ngăn kéo và kệ để tìm chúng.

Ngoài không gian, bạn cũng cần quản lý thời gian tốt. Sử dụng phần mềm và ứng dụng theo dõi thời gian trực tuyến để làm điều đó. Các hệ thống này sẽ giúp bạn sử dụng thời gian tối ưu bằng cách tính toán thời gian dành cho công việc nào và cho phép bạn sắp xếp lại các hoạt động của mình cho phù hợp.

Kết luận

Quản lý tiền bạc không hề dễ dàng, và quản lý một doanh nghiệp có thể lấy đi tất cả những gì bạn có. Bạn chắc hẳn đã đọc rất nhiều về lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách, đầu tư, v.v., nhưng có rất nhiều điều mà sách không nói cho bạn biết. Kinh nghiệm là người thầy vĩ đại nhất và lẽ thường thường là một kim chỉ nam tốt. Tuy nhiên, những gợi ý của chúng tôi trình bày ở đây cũng không kém phần đáng tin cậy. Hãy chú ý, chúng cũng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.

Nguồn ảnh: (2, 3, 4, 5, 6)